Sneltab Accordering, geldigheid en privacy
Accordering
Veld Type goedkeuring
Mogelijke methodes van digitale accordering
- Leeg - according is niet van toepassing.
- Eenvoudig - Gebruik deze variant als u wilt afdwingen dat een resource of contactpersoon op de portal op een simpele manier bevestigt dat het document is gelezen en dat hij/zij akkoord is met de inhoud. Het document dat op de portal wordt aangeboden wordt na goedkeuring niet gewijzigd, dus er worden geen handtekeningen in het document geplaatst. Deze variant is in de basis geen rechtsgeldige elektronische handtekening. Het is wel mogelijk om in overeenstemming met een andere partij (instantie) de methode toch als voldoende betrouwbaar te bestempelen (i.c.m. het proces en de middelen), gelet op het doel waarvoor het gebruikt wordt.
Zie verder Het proces bij eenvoudige accordering.
- Met certificaat - Deze variant van ondertekenen heeft als voordeel dat de handtekening vanuit de werkgever een gekwalificeerde handtekening is die via een certificaat uitgegeven door TTP en SSCD hardware in het pdf-document wordt gezet. Zie ook Digitale handtekeningen. Vervolgens wordt het pdf-document ter accordering aangeboden aan de ontvangende partij (de resource of contactpersoon). De digitale handtekening van de resource/contactpersoon wordt ook opgenomen in het pdf-document.
Belangrijk: Deze methode is niet mogelijk in de cloudomgeving.
Voor het ondertekenen met certficaat zijn 2 manieren mogelijk:
- Uitgebreid - Deze variant kan gebruikt worden als geavanceerde handtekening, gelet op het doel waarvoor de elektronische handtekening wordt gebruikt. Zie ook Digitale handtekeningen. Een geautoriseerde medewerker biedt vanuit MSF het document aan ter ondertekening. Hierbij moet bij de inrichting nagedacht worden of de geautoriseerde medewerkers voor het document tevens tekenbevoegd zijn of mogen ondertekenen namens een persoon die tekenbevoegd is, zodat de elektronische handtekening ook juridisch stand kan houden.
Zie verder bij Het proces bij uitgebreide accordering.
- Uitgebreid (met sms) - Bij accorderingsmethode Met certificaat (via Mysolution Signing Service) is standaard tweefactorauthenticatie via sms van toepassing. De resource of contactpersoon die op de portal is ingelogd kan pas ondertekenen nadat hij/zij een verificatiecode heeft opgevraagd die per sms wordt verzonden. In de handtekening (stamp) in het ondertekende document wordt ook de authenticatiemethode vermeld: SMS (TAN code)
Bij accorderingsmethode Uitgebreid is tweefactorauthenticatie niet standaard. Het is hierbij wel mogelijk om tweefactorauthenticatie op de documentcontroller in te stellen. Zie ook Sneltab Twee-factorauthenticatie en Veld Vereis twee-factoren authenticatie. De authenticatiemethode staat dan niet in de handtekening.
Is de methode Met certificaat niet te gebruiken (zoals in de cloudomgeving), maar is Uitgebreid niet voldoende geschikt, dan kunt u gebruikmaken van de methode Uitgebreid (met sms). Hierbij is standaard tweefactorauthenticatie via sms van toepassing en de authenticatiemethode staat in de handtekening (stamp).
Zie verder bij Uitgebreide accordering (met sms).
Veld Contactautorisatie
Het is mogelijk om in te stellen dat een documentsjabloon alleen voor bepaalde contacten te gebruiken is.
Veld Direct aanbieden ter ondertekening
Bij documenten met uitgebreide accordering en accordering met certificaat is het mogelijk om een gegenereerd document automatisch aan te bieden ter ondertekening.
Om dit veld in te kunnen schakelen moet in het veld Type goedkeuring van het documentsjabloon een waarde zijn ingesteld. Zie ook Veld Type goedkeuring.
Geef daarnaast in het veld Aanbieden ter ondertekening aan aan of het document aan een resource of aan een contactpersoon moet worden aangeboden. Stel in het veld Medewerker t.b.v. ondertekening eventueel een medewerker in.
Zie ook Aanbieden ter ondertekening.
CM Sign
Dit veld is niet mogelijk voor documenten met accordering met certificaat in combinatie met CM Sign.
Als op de pagina Algemene instellingen de optie CM Sign is ingeschakeld en in het veld Type goedkeuring is Met certificaat ingesteld, dan krijgt u een foutmelding als u het veld Direct aanbieden ter ondertekening probeert in te schakelen.
Is het veld Direct aanbieden ter ondertekening ingeschakeld en is in het veld Type goedkeuring de waarde Met certificaat ingesteld en schakelt u daarna het veld CM Sign in, dan volgt geen foutmelding, maar documenten automatisch aanbieden zal dan niet werken. U moet dit veld dan handmatig uitschakelen.
Zie ook Veld Gebruik CM Sign.
Veld Medewerker t.b.v. ondertekening
Voor documenten met uitgebreide accordering en accordering met certificaat is het mogelijk om een gegenereerd document automatisch aan te bieden ter ondertekening.
Daarvoor moet u:
- het veld Direct aanbieden ter ondertekening inschakelen.
-
in dit veld de code van een medewerker selecteren of invoeren die het document mag aanbieden ter ondertekening. Laat dit veld leeg als u wilt dat degene die het document genereert (bijvoorbeeld door een statusomzetting) als ondertekenaar wordt opgenomen in het document.
In beide gevallen geldt: de medewerker voor het document moet tekenbevoegd zijn of mogen ondertekenen namens een persoon die tekenbevoegd is, zodat de elektronische handtekening ook juridisch stand kan houden. - in het veld Aanbieden ter ondertekening aan aangeven of het document moet worden aangeboden aan een resource of aan een contactpersoon.
Zie ook
Veld Aanbieden ter ondertekening aan
Voor documenten met uitgebreide accordering en accordering met certificaat is het mogelijk om een gegenereerd document automatisch aan te bieden ter ondertekening. Stel daartoe de velden Direct aanbieden ter ondertekening en eventueel Medewerker t.b.v. ondertekening in.
Documenten voor projectresources en kandidaten kunnen van toepassing zijn voor resources of voor contactpersonen. Geef daarom in dit veld aan of het document moet worden aangeboden aan een resource of aan een contactpersoon. Als de optie Direct aanbieden ter ondertekening wordt ingeschakeld, wordt automatisch Resource ingevuld.
Zie ook Aanbieden ter ondertekening.
Geldigheid
Veld Signaleren per land van afgifte
Wilt u dat geldigheidssignalering op een document alleen plaatsvindt als in de documentregel het veld Land van afgifte is gevuld, schakel dan de optie Signaleren per land van afgifte in. U kunt deze optie alleen inschakelen als de velden Signaleringstermijn en Geldigheid signaleren gevuld zijn.
Zie ook
Veld Geldigheidsdatum verplicht bij invoer
Schakel de optie Geldigheidsdatum verplicht bij invoer in als het veld Geldig tot en met in de documentregel ingevuld moet zijn voordat het document gekoppeld of gegenereerd kan worden.
Wanneer dit documentsjabloon is geselecteerd:
- in de sneltab/de pagina Documenten (van bijvoorbeeld een resource, project of contract) en u klikt op de knop Koppel document terwijl het veld Geldig tot en met niet is ingevuld, dan krijgt u een melding.
- op de pagina Te koppelen document en u klikt op de knop Koppel bestand terwijl het veld Geldig tot en met niet is ingevuld, dan krijgt u een melding.
U kunt het document pas genereren/koppelen als in het veld Geldig tot en met een datum is ingevuld.
Schakelt u dit veld niet in terwijl een signaleringstermijn is ingevuld voor dit documentsjabloon, dan verschijnt bij het koppelen/genereren van het document geen melding dat het veld Geldig tot en met ingevuld moet zijn. Bij resources en contracten wordt echter wel op geldigheid gecontroleerd. Als in dat geval geen datum wordt ingevuld bij Geldig tot en met, dan zal het veld Signalering in de documentregel automatisch op Vervallen komen te staan.
Zie ook
Een documentsjabloon toevoegen en inrichten
Documenten koppelen of genereren in een documentregel
Veld Geldigheid signaleren
Als u voor resources en/of contracten wilt bijhouden of het gekoppelde/gegenereerde document (op basis van het dit documentsjabloon) nog geldig is of (bijna) is verlopen, vult u het veld Signaleringstermijn in en selecteert u bij Geldigheid signaleren de optie Indien gekoppeld. Laat u dit veld leeg terwijl het veld Signaleringstermijn wel is ingevuld, dan wordt het veld Signalering in documentregels niet gevuld.
Let op: Voor verplichte documenten per nationaliteit is het veld Geldigheid signaleren niet van toepassing. Voor deze documenten is altijd geldigheidssignalering van toepassing, ongeacht of het veld Geldigheid signaleren is gevuld of niet. Zie ook Verplichte documenten per nationaliteit.
Veld Signaleringstermijn
Vul het veld Signaleringstermijn in als u voor resources en contracten wilt bijhouden of het gekoppelde/gegenereerde document (op basis van het dit documentsjabloon) nog geldig is of (bijna) is verlopen.
Let op: Selecteer dan ook bij Geldigheid signaleren de optie Indien gekoppeld, anders wordt het veld Signalering in documentregels met dit sjabloon niet gevuld (zie hierna).
Datumformule
In het veld Signaleringstermijn vult u een datumformule in, waarmee u aangeeft vanaf wanneer een document bijna is verlopen.
Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken:
| D | Dag |
| W | Week |
| WD | Weekdagen |
| M | Maand |
| K | Kwartaal |
| J | Jaar |
De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).
Voorbeeld: 1W staat voor 1 week en 6M voor 6 maanden
Opmerking: In alle datumformulevelden wordt automatisch 1 dag opgenomen om ervoor te zorgen dat de huidige dag wordt gebruikt als begindatum van de periode. Als u bijvoorbeeld 1W invoert, zal de periode in feite 8 dagen bestrijken omdat vandaag ook is opgenomen. Als u een periode van 7 dagen (exact 1 week) wilt opgeven, inclusief de begindatum van de periode, moet u 6D of 1W-1D opgeven.
Signalering en Documentsignalering
De signaleringstermijn is van invloed op:
- het veld Signalering in de sneltab/de pagina Documenten van resources en contracten. Zie Het veld Signalering in een documentregel.
- het veld Documentsignalering in het feitenblok Resourcegegevens (o.a. op de resourcekaart en het resourceoverzicht). Zie Resourcegegevens.
Signaleringstermijn wijzigen
Gaat u de inhoud van het veld Signaleringstermijn wijzigen terwijl het documentsjabloon al in gebruik is, dan kan dat invloed hebben op de performance van het systeem. Het is daarom aan te raden om de wijziging door te voeren als er geen andere gebruikers meer ingelogd zijn, bijvoorbeeld in de avonduren.
Zie ook
Privacy
Veld Bewaartermijn geen contract
Op de pagina Privacyinstellingen kan in het veld Geen contract een standaard bewaartermijn worden ingesteld voor resources die nooit een contract hebben gehad. Per privacygevoelig documentsjabloon kunt u afwijken van deze standaard bewaartermijn, via het veld Bewaartermijn geen contract. De bewaartermijn geldt vanaf de aanmaakdatum van de resource.
Opmerking: Een documentsjabloon is privacygevoelig als in de regel van het documentsjabloon de optie Privacygevoelig is ingeschakeld.
Laat u het veld Bewaartermijn geen contract leeg, dan geldt de standaard bewaartermijn.
Opschonen privacygevoelige gegevens
De bewaartermijn wordt gebruikt in het rapport Opschonen privacygegevens voor resource.
Draait u het opschoonrapport waarin de optie Verwijderen privacygevoelige documenten is ingeschakeld en is bij resources die geen contract hebben gehad de bewaartermijn verstreken, dan worden documentregels met het privacygevoelige documentsjabloon bij deze resources verwijderd.
Zie ook Rapport Opschonen privacygegevens voor resource.
Datumformule
In dit veld vult u een datumformule in.
Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken:
| D | Dag |
| W | Week |
| WD | Weekdagen |
| M | Maand |
| K | Kwartaal |
| J | Jaar |
De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).
Voorbeeld: 1W staat voor 1 week en 6M voor 6 maanden
Opmerking: In alle datumformulevelden wordt automatisch 1 dag opgenomen om ervoor te zorgen dat de huidige dag wordt gebruikt als begindatum van de periode. Als u bijvoorbeeld 1W invoert, zal de periode in feite 8 dagen bestrijken omdat vandaag ook is opgenomen. Als u een periode van 7 dagen (exact 1 week) wilt opgeven, inclusief de begindatum van de periode, moet u 6D of 1W-1D opgeven.
Zie ook
Veld Bewaartermijn niet te verlonen contract
Op de pagina Privacyinstellingen kan in het veld Niet te verlonen contract een standaard bewaartermijn worden ingesteld voor resources die een niet te verlonen contract hebben gehad. Per privacygevoelig documentsjabloon kunt u afwijken van deze standaard bewaartermijn, via het veld Bewaartermijn niet te verlonen contract. De bewaartermijn geldt vanaf de einddatum van het laatste niet te verlonen contract van de resource.
Opmerking: Een documentsjabloon is privacygevoelig als in de regel van het documentsjabloon de optie Privacygevoelig is ingeschakeld.
Laat u het veld Bewaartermijn niet te verlonen contract leeg, dan geldt de standaard bewaartermijn.
Opschonen privacygevoelige gegevens
De bewaartermijn wordt gebruikt in het rapport Opschonen privacygegevens voor resource.
Draait u het opschoonrapport waarin de optie Verwijderen privacygevoelige documenten is ingeschakeld en is bij resources die een niet te verlonen contract hebben gehad de bewaartermijn verstreken, dan worden documentregels met het privacygevoelige documentsjabloon bij deze resources verwijderd.
Zie ook Rapport Opschonen privacygegevens voor resource.
Datumformule
In dit veld vult u een datumformule in.
Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken:
| D | Dag |
| W | Week |
| WD | Weekdagen |
| M | Maand |
| K | Kwartaal |
| J | Jaar |
De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).
Voorbeeld: 1W staat voor 1 week en 6M voor 6 maanden
Opmerking: In alle datumformulevelden wordt automatisch 1 dag opgenomen om ervoor te zorgen dat de huidige dag wordt gebruikt als begindatum van de periode. Als u bijvoorbeeld 1W invoert, zal de periode in feite 8 dagen bestrijken omdat vandaag ook is opgenomen. Als u een periode van 7 dagen (exact 1 week) wilt opgeven, inclusief de begindatum van de periode, moet u 6D of 1W-1D opgeven.
Zie ook
Veld Bewaartermijn te verlonen contract
Op de pagina Privacyinstellingen kan in het veld Te verlonen contract een standaard bewaartermijn worden ingesteld voor resources die een te verlonen contract hebben gehad. Per privacygevoelig documentsjabloon kunt u afwijken van deze standaard bewaartermijn, via het veld Bewaartermijn te verlonen contract. De bewaartermijn geldt vanaf de einddatum van de laatst geboekte loonberekening (de datum in het veld Datum t/m). Heeft een resource geen geboekte loonberekeningen, dan geldt de bewaartermijn vanaf de einddatum van het laatste te verlonen contract.
Opmerking: Een documentsjabloon is privacygevoelig als in de regel van het documentsjabloon de optie Privacygevoelig is ingeschakeld.
Laat u het veld Bewaartermijn te verlonen contract leeg, dan geldt de standaard bewaartermijn in het veld Te verlonen contract op de pagina Privacyinstellingen.
Opmerking: Dit veld is van toepassing voor resources die een te verlonen contract hebben (gehad) en die nog benaderd mogen worden. Voor resources die een te verlonen contract hebben gehad, maar die zichzelf hebben uitgeschreven en niet meer benaderd willen worden is het veld Te verlonen contract (uitgeschreven) van toepassing. Dit betreft resources waarbij de optie Uitschrijven op de resourcekaart is ingeschakeld. Documenten en interacties waarin contactgegevens opgenomen zijn, kunt u voor deze resources op een bewaartermijn van nul dagen (0D) zetten. Dat zorgt ervoor dat voor actief uitgeschreven resources die documenten en interacties direct kunnen worden opgeschoond.
Zie ook:
-
Veld Bewaartermijn te verlonen contract (uitgeschreven) voor documenten
-
Veld Bewaartermijn te verlonen contract (uitgeschreven) voor interacties
Opschonen privacygevoelige gegevens
De bewaartermijn wordt gebruikt in het rapport Opschonen privacygegevens voor resource.
Draait u het opschoonrapport waarin de optie Verwijderen privacygevoelige documenten is ingeschakeld en is bij resources die een te verlonen contract hebben gehad de bewaartermijn verstreken, dan worden documentregels met het privacygevoelige documentsjabloon bij deze resources verwijderd.
Zie ook Rapport Opschonen privacygegevens voor resource.
Datumformule
In dit veld vult u een datumformule in.
Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken:
| D | Dag |
| W | Week |
| WD | Weekdagen |
| M | Maand |
| K | Kwartaal |
| J | Jaar |
De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).
Voorbeeld: 1W staat voor 1 week en 6M voor 6 maanden
Opmerking: In alle datumformulevelden wordt automatisch 1 dag opgenomen om ervoor te zorgen dat de huidige dag wordt gebruikt als begindatum van de periode. Als u bijvoorbeeld 1W invoert, zal de periode in feite 8 dagen bestrijken omdat vandaag ook is opgenomen. Als u een periode van 7 dagen (exact 1 week) wilt opgeven, inclusief de begindatum van de periode, moet u 6D of 1W-1D opgeven.
Zie ook
Veld Bewaartermijn te verlonen contract (uitgeschreven)
Op de pagina Privacyinstellingen kan in het veld Te verlonen contract (uitgeschreven) een standaard bewaartermijn worden ingesteld voor resources die een te verlonen contract hebben gehad, maar die zichzelf hebben uitgeschreven en niet meer benaderd willen worden. Bij deze resources is de optie Uitschrijven op de resourcekaart ingeschakeld. Per privacygevoelig documentsjabloon kunt u afwijken van deze standaard bewaartermijn, via het veld Bewaartermijn te verlonen contract (uitgeschreven). De bewaartermijn geldt vanaf de einddatum van de laatst geboekte loonberekening (de datum in het veld Datum t/m). Heeft een resource geen geboekte loonberekeningen, dan geldt de bewaartermijn vanaf de einddatum van het laatste te verlonen contract.
Opmerking: Een documentsjabloon is privacygevoelig als in de regel van het documentsjabloon de optie Privacygevoelig is ingeschakeld.
Voor resources die een te verlonen contract hebben gehad en nog wel mogen worden benaderd, is het veld Bewaartermijn te verlonen contract van toepassing. Zie ook Veld Bewaartermijn te verlonen contract.
Laat u het veld Bewaartermijn te verlonen contract (uitgeschreven) leeg, dan geldt de standaard bewaartermijn in het veld Te verlonen contract (uitgeschreven) op de pagina Privacyinstellingen.
Opschonen privacygevoelige gegevens
De bewaartermijn wordt gebruikt in het rapport Opschonen privacygegevens voor resource.
Draait u het opschoonrapport waarin de optie Verwijderen privacygevoelige interacties is ingeschakeld en is de bewaartermijn verstreken bij resources die een te verlonen contract hebben gehad en bij wie de optie Uitschrijven is ingeschakeld, dan worden documentregels met het privacygevoelige documentsjabloon bij deze resources verwijderd.
Zie ook Rapport Opschonen privacygegevens voor resource.
Datumformule
In dit veld vult u een datumformule in.
Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken:
| D | Dag |
| W | Week |
| WD | Weekdagen |
| M | Maand |
| K | Kwartaal |
| J | Jaar |
De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).
Voorbeeld: 0D staat voor 0 dagen, 1W staat voor 1 week en 6M voor 6 maanden.
Opmerking: In alle datumformulevelden wordt automatisch 1 dag opgenomen om ervoor te zorgen dat de huidige dag wordt gebruikt als begindatum van de periode. Als u bijvoorbeeld 1W invoert, zal de periode in feite 8 dagen bestrijken omdat vandaag ook is opgenomen. Als u een periode van 7 dagen (exact 1 week) wilt opgeven, inclusief de begindatum van de periode, moet u 6D of 1W-1D opgeven.
Zie ook
Veld Te verlonen contract (uitgeschreven)
Zie ook