Een geboekte urenstaat corrigeren
Als u een fout ontdekt in een geboekte urenstaat, is het mogelijk deze te corrigeren.
Tarief en/of loon wijzigen
Wanneer het tarief en/of brutoloon onjuist zijn, past u deze eerst aan zodat op de projectresourcekaart (in de sneltab Berekende werksoorten) het juiste tarief staat weergegeven. Dit geldt ook voor een intern tarief, als dat van toepassing is.
Tip: Vanuit een urenregel in de urenstaat kunt u snel de bijbehorende projectresource openen. Selecteer daartoe de urenregel (in de sneltab Uren per week, Uren per datum of Uren per dienst) en klik op de actiebalk van de sneltab op de knop Projectresource.
Geboekte urenstaat corrigeren
U corrigeert een geboekte urenstaat als volgt:
- Open de urenstaat.
- Klik op de actiebalk op de knop Corrigeren. De urenstaat krijgt nu de status die is ingesteld op de pagina Statusinstellingen, veld Gecorrigeerde uren.
Opmerking: Als het tarief en/of brutoloon voor de projectresource is aangepast, wordt dit automatisch aangepast in de opengezette urenstaat.
- Breng indien nodig de benodigde wijzigingen aan in de aantallen/bedragen (van maandag t/m zondag) en/of de omschrijving. Zie ook Niet wijzigbaar.
- In urenregels waarin aantallen/bedragen zijn ingevuld kunt u de meeste velden niet wijzigen. Dit geldt voor velden als Project,
Zijn de gewenste wijzigingen aangebracht, dan kunt u de urenstaat een status geven waarin boeken is toegestaan en de urenstaat opnieuw boeken.
Niet wijzigbaar
Geïmporteerde uren wel/niet wijzigbaar afhankelijk van instelling
Urenregels met geïmporteerde uren zijn niet wijzigbaar als op de pagina Ureninstellingen het veld Geïmporteerde uren wijzigen en goedkeuren is uitgeschakeld. Een uitzondering geldt voor gebruikers bij wie op de medewerkerskaart de optie Wijzigen uren o.v. import en urencalculator toegestaan is ingeschakeld.
Zie ook Veld Geïmporteerde uren wijzigen en goedkeuren en Veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan.
Uren vanuit urencalculator wel/niet wijzigbaar afhankelijk van instelling
In urenregels die afkomstig zijn uit de urencalculator is het niet mogelijk om aantallen te wijzigen in de sneltabs Uren per week en Uren per datum als op de pagina Ureninstellingen het veld Urenregels vanuit urencalculator wijzigen is uitgeschakeld. Wijzigingen in aantallen moeten dan via de sneltab Uren per dienst worden doorgevoerd, zodat de urencalculator de uren opnieuw berekent. Een uitzondering geldt voor gebruikers bij wie op de medewerkerskaart de optie Wijzigen uren o.v. import en urencalculator toegestaan is ingeschakeld.
Als u daardoor geen aantallen kunt wijzigen, is het wel mogelijk om in de sneltab Uren per week of Uren per datum extra urenregels toe te voegen met een werksoort waarvan de initiële urenregel afkomstig is uit de urencalculator en die daardoor niet wijzigbaar is. Is het aantal uren te hoog, dan voert u negatieve aantallen in (met een -, dus een minteken voor het aantal).
Zie ook
Veld Urenregels vanuit urencalculator wijzigen
Veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan
Controle op geldige projectresource en geldig contract
Bij het boeken van een urenstaat wordt gecontroleerd of er een projectresource en contract zijn waaraan de uren kunnen worden gerelateerd. Als er geboekte urenregels aanwezig zijn, is het mogelijk om het contract en/of de projectresource te wijzigen (bijvoorbeeld de bedrijfseenheid, de contractfase, cao en functiegroep).
Let op: Als er urenkostenposten (urenposten met betrekking tot verloonde uren) aanwezig zijn, is het echter niet mogelijk om de bedrijfseenheid op de projectresource te wijzigen.
Gaat u daarna een eerder geboekte urenstaat corrigeren, dan vindt per urenregel een controle plaats of er een geldige projectresource en een geldig contract aanwezig zijn.
Wordt geen geldige projectresource of geldig contract gevonden, dan kunt u in de betreffende urenregels geen uren invoeren of wijzigen. Het is dan wel mogelijk om de ingevoerde uren te verwijderen (dus nul uren in te voeren).
Let op: Is alleen de functiegroep gewijzigd op de projectresourcekaart, dan kunt u in de urenregels met de oude functiegroep geen uren invoeren of wijzigen. U kunt deze uren wel verwijderen (dus nul uren in te voeren) en daarnaast nieuwe urenregels toevoegen voor het project. In die nieuwe urenregels wordt de nieuwe functiegroep automatisch ingevuld en u kunt vervolgens uren invoeren in deze regels. Bevat de urenstaat zowel regels met de nieuwe functiegroep als met de oude functiegroep, dan kunt u alleen boeken als in de urenregels met de oude functiegroep geen uren meer zijn ingevoerd.
Als u zo'n urenstaat opnieuw gaat boeken, vindt wederom een controle plaats of er een geldige projectresource en/of geldig contract aanwezig is:
- Wordt geen geldige projectresource of geldig contract gevonden, maar zijn er nog uren ingevuld op de bijbehorende urenregels, dan krijgt u een foutmelding en kunt u niet boeken.
- Wordt geen geldige projectresource of geldig contract gevonden, maar zijn er geen uren ingevuld op de bijbehorende urenregels, dan kunt u wel boeken. Er staan dan nul uren in de urenstaat, en nul uren in de urenposten.
Als een van de volgende situaties aan de orde is, dan kunt u de urenstaat wel boeken en worden er correctie urenposten aangemaakt met de nieuwe gegevens:
- als de gevonden contractfase afwijkt van de contractfase in de oude urenpost.
- als het gevonden contractnummer afwijkt van het contractnummer in de oude urenpost.
Opmerking: Als alleen het contractnummer wijzigt, wordt in de correctieposten de optie Factureerbaar uitgevinkt.
- als het gevonden externe leveranciersnummer afwijkt van het externe leveranciersnummer in de oude urenpost.
- als de gevonden waarde voor Genereer inkoopfactuur afwijkt van de waarde in dit veld in de oude urenpost.
- als de gevonden waarde voor Cao afwijkt van de waarde in dit veld in de oude urenpost.
Het is tevens mogelijk om een (decentraal beheerde) werksoort te verwijderen op de projectresourcekaart ook al zijn er uren op geboekt. Wordt daarna een eerder geboekte urenstaat gecorrigeerd en opnieuw geboekt, terwijl er nog uren zijn ingevoerd op de betreffende werksoort, dan krijgt u een foutmelding en kunt u niet boeken. Om te kunnen boeken, zult u eerst de ingevoerde uren op de urenregel met deze werksoort moeten verwijderen.
Facturatie
Als voor de urenstaat al een voorlopige (ongeboekte) verkoopfactuur was aangemaakt, krijgt u daarover geen melding als u de urenstaat opnieuw gaat boeken.
Voor de facturatie zijn er 2 mogelijkheden:
- de al aangemaakte voorlopige factuur verwijderen en de factuur opnieuw genereren. De wijzigingen uit de urenstaat zijn hierin dan verwerkt.
- de al aangemaakte voorlopige factuur boeken. Als daarna een nieuwe factuur wordt gegenereerd, bevat deze een correctie op de eerder geboekte factuur.
Als voor de urenstaat al een factuur was geboekt, dan kan een nieuwe voorlopige factuur worden gegenereerd. Deze bevat een correctie op de eerder geboekte factuur.
Stel dat een factuur is geboekt voor een urenstaat van 5x8 uur. Daarna corrigeert u de urenstaat naar bijvoorbeeld 4x8 en 1x7 uur en boekt u de urenstaat opnieuw. Als vervolgens een nieuwe factuur wordt gegenereerd, bevat deze een correctie van -1 uur.
Correcties op aparte factuur
Als op de klantenkaart in het veld Correcties op aparte factuur de waarde:
- Niet is ingesteld, komen correcties op eerdere facturen samen met nieuwe te factureren regels op dezelfde factuur. De facturen krijgen het factuurtype Origineel.
- Debet en credit combineren is ingesteld, dan worden correcties en nieuwe te factureren regels automatisch gesplitst en komen ze nooit samen op dezelfde factuur. Facturen met nieuwe te factureren regels krijgen het factuurtype Origineel. De facturen met de correcties krijgen het factuurtype Correctie. De correctiefacturen bevatten zowel creditposten (tegenboeking originele posten, doorgaans minregels) als debetposten (nieuwe opboeking, doorgaans plusregels).
- Debet en credit scheiden is ingesteld, dan worden niet alleen correcties en nieuwe te factureren regels automatisch gesplitst, maar worden ook de correcties gesplitst. Creditposten (tegenboeking originele posten, doorgaans minregels) komen op facturen met factuurtype Credit. Debetposten (nieuwe opboeking, doorgaans plusregels) komen op facturen met factuurtype Correctie.
Zie ook Correcties op aparte factuur.
Massacorrecties
Via het rapport Openzetten urenstaten is het mogelijk om meerdere geboekte urenstaten opnieuw open te zetten. Zie Rapport Openzetten urenstaten.
Zie ook