Extern arbosysteem Acture (Reflex)
Bij het registreren van verzuim bestaat de mogelijkheid de verzuimmelding door te sturen naar uw arbodienst. Is dat Acture, dan richt u de koppeling op de pagina Extern arbosysteem in.
Het is mogelijk om verzuimmeldingen te sturen:
- via e-mail, met in de bijlage een XML-bestand, of
- via een Acture webservice. Bij verzending worden het verstuurde bericht en het retourbericht opgeslagen op de pagina Koppelingsmeldingen.
U kunt ervoor kiezen om de loongegevens mee te sturen met de verzuimmelding. Het is ook mogelijk om in te stellen dat de loongegevens niet worden meegestuurd in de verzuimmelding, maar door Acture zelf opgevraagd kunnen worden op het moment dat deze ook daadwerkelijk nodig zijn. Zie Loongegevens laten opvragen door Acture (GeefDagloonservice).
Wilt u de verzending voor meerdere bedrijfseenheden instellen, voeg dan meerdere records toe vanuit de pagina Externe arbosystemen.
Koppeling instellen
Stel de koppeling met Acture als volgt in:
- Kies in het veld Soort de waarde Reflex.
- Selecteer de bedrijfseenheid.
- Selecteer bij Verzend verzuimmelding naar de waarde Acture.
-
Geef bij Verzendmethode aan hoe verzuimmeldingen verstuurd moeten worden: via e-mail of via een webservice.
De gegevens hiervoor krijgt u aangeleverd door Acture.
- Kiest u de waarde E-mail:
- Vul bij E-mailadres verzuimmeldingen van het e-mailadres van de afzender.
- Vul bij E-mailadres verzuimmeldingen naar het e-mailadres van Acture waar de verzuimmeldingen naartoe gestuurd moeten worden.
- Kiest u de waarde Webservice, stel dan de volgende velden in:
- URL
- Gebruikersnaam voor Reflexbericht
- Wachtwoord voor Reflexbericht
- Kiest u de waarde E-mail:
Loongegevens meesturen of laten opvragen
Wilt u dat in de verzuimmelding naar Acture ook looninformatie worden meegestuurd, schakel dan de optie Acture loongegevens meesturen in. Het is ook mogelijk dat Acture de loongegevens opvraagt. Zie Loongegevens laten opvragen door Acture (GeefDagloonservice)
Uitkering aanvullend geboorteverlof aan werknemer
Het is mogelijk om aanvullend geboorteverlof van een resource door te geven aan Acture. Standaard wordt ervan uitgegaan dat in dat geval de uitkering van het UWV wordt uitgekeerd aan de werkgever. Is dat niet het geval, dan schakelt u de optie Uitkering aanvullend geboorteverlof aan werknemer in. Zie ook Aanvullend geboorteverlof.
Loongegevens laten opvragen door Acture (GeefDagloonservice)
Het is niet in alle gevallen wenselijk om looninformatie mee te sturen met de verzuimmelding. Ook kan het voorkomen dat de looninformatie op het moment van de ziekmelding nog niet aanwezig is. Daarom kunt u inrichten dat Acture deze gegevens zelf kan opvragen op het moment dat ze daadwerkelijk nodig zijn.
Daarvoor zijn de volgende instellingen nodig:
- Zorg dat de optie Acture loongegevens meesturen niet is ingeschakeld.
- Stel bij Verzendmethode de waarde Webservice in.
- Vul de velden Gebruikersnaam voor GeefDagLoon Service en Wachtwoord voor GeefDagLoon Service. De gegevens hiervoor krijgt u aangeleverd door Acture.
- Zorg dat in de administratieve eenheid van de betreffende bedrijfseenheid de optie Eigenrisicodrager is aangevinkt.
- Stel in het veld Interactiesjabloon voor missende loonhistorie een interactiesjabloon in dat te gebruiken is voor de entiteit Verzuimregistratie.
Het veld In te stellen door Acture bevat de 'berekende gebruikersnaam'. Deze moet door Acture worden ingesteld om te zorgen dat bij het aanroepen van de GeefDagloonservice naar het juiste bedrijf wordt gekeken. Geef dit dus door aan Acture.
Proces GeefDagloonservice
Wanneer dit is ingesteld, verloopt het proces globaal als volgt als vanuit MSF een verzuimregistratie naar Acture is verstuurd.
Opmerking: Voor de genoemde foutcodes zie Koppelingsmeldingen.
- Wanneer Acture de loongegevens nodig heeft, wordt via de webservice een verzoek gestuurd met daarin een loonheffingennummer, een verzuimregistratienummer en een burgerservicenummer.
- Allereerst vindt een controle plaats of een administratieve eenheid met het opgegeven loonheffingennummer aanwezig is. Is dat niet het geval, dan ontstaat foutcode MYS-00001.
- Is de administratieve eenheid aanwezig, dan wordt gecontroleerd of in die administratieve eenheid de optie Eigenrisicodrager is aangevinkt. Is dat niet het geval, dan ontstaat foutcode MYS-00002.
- Is de optie Eigenrisicodrager aangevinkt, dan wordt (in het centrale bedrijf van de bedrijfseenheid waar de administratieve eenheid aan gekoppeld is) gezocht naar de resource met het opgegeven burgerservicenummer. Kan die niet worden gevonden, dan ontstaat foutcode MYS-00003.
- Is de resource gevonden, dan wordt gecontroleerd of aan die resource een verzuimregistratie met het opgegeven verzuimregistratienummer is gekoppeld. Is dat niet het geval, dan ontstaat foutcode MYS-00004 of MYS-00006.
-
Als de verzuimregistratie is gekoppeld aan de resource:
- kan worden bepaald welke inkomstenverhouding van toepassing is, namelijk de inkomstenverhouding die actueel is op de startdatum van de verzuimregistratie.
- kan worden bepaald wat de referteperiode is. Zie ook Referteperiode.
-
en er is een datum ingevuld in het veld Live datum week / 4-weken verloning of Live datum maandverloning in de bedrijfseenheid en de referteperiode ligt (deels) voor die livegangdatum, dan wordt gecontroleerd of voor de resource loonhistorie aanwezig is. Uitgangspunt hierbij is dat de inkomstenverhoudingen (met de historische startdatum) zijn geconverteerd vanuit het oude systeem.
- Als op de pagina Loonhistorie van de resource geen regel aanwezig is met de betreffende bedrijfseenheid en een datum die binnen de eerste aangifteperiode binnen de referteperiode valt, dan ontstaat foutcode MYS-00005. Als in het veld Interactiesjabloon voor missende loonhistorie een interactiesjabloon is ingesteld, dan wordt bij de verzuimregistratie een interactie aangemaakt met de melding dat er loonhistorie ontbreekt inclusief de periode waarvoor loonhistorie bij de resource moet worden vastgelegd. De volgende nacht wordt nogmaals geprobeerd de gegevens op te halen.
- Als er wel een of meer loonhistorieregels voor de betreffende bedrijfseenheid en periode aanwezig zijn, worden de relevante gegevens naar Acture verstuurd.
- Als op de pagina Loonhistorie van de resource geen regel aanwezig is met de betreffende bedrijfseenheid en een datum die binnen de eerste aangifteperiode binnen de referteperiode valt, dan ontstaat foutcode MYS-00005. Als in het veld Interactiesjabloon voor missende loonhistorie een interactiesjabloon is ingesteld, dan wordt bij de verzuimregistratie een interactie aangemaakt met de melding dat er loonhistorie ontbreekt inclusief de periode waarvoor loonhistorie bij de resource moet worden vastgelegd. De volgende nacht wordt nogmaals geprobeerd de gegevens op te halen.
- en voorgaand punt is niet van toepassing, dan worden de relevante loongegevens opgezocht. Wanneer die niet worden gevonden, wordt 's nachts nogmaals geprobeerd de gegevens op te halen (mogelijk zijn geboekte uren dan wel uitbetaald). Worden dan nog geen loongegevens gevonden, dan ontstaat foutcode MYS-00005.
Referteperiode
Het bericht met loongegevens bevat de loongegevens binnen de referteperiode. De begin- en einddatum van deze referteperiode worden als volgt bepaald:
Einddatum:
- Bepaal de aangifteperiode op basis van de startdatum van de verzuimregistratie.
- Ga 2 aangifteperioden terug. De einddatum van deze aangifteperiode is de einddatum van de referteperiode.
Begindatum:
- Ga vanaf de laatste aangifteperiode 1 jaar terug. De begindatum van die aangifteperiode is de begindatum van de referteperiode. Is de ingangsdatum van de inkomstenverhouding echter later dan de berekende begindatum van de referteperiode, dan is de ingangsdatum van de inkomstenverhouding de begindatum van de referteperiode.
Zie ook
Inrichting verzuimmeldingen Acture
Verzuimmeldingen naar Acture verzenden
Veld Live datum week / 4-weken verloning
Veld Live datum maandverloning