Pagina Workflow e-mailnotificatie

Selecteer in dit veld wat het startmoment is voor het versturen van de e-mail. U hebt de volgende keuzemogelijkheden:

• Bij ontstaan - wanneer de workflowstap ontstaat wordt direct een e-mail aangemaakt.

• Bij gereedmelden - wanneer de workflowstap gereed wordt gemeld wordt de e-mail direct aangemaakt.

• Aantal werkdagen na ontstaan - x aantal dagen na ontstaan van de workflow wordt de e-mail verzonden. Stel in het veld Aantal werkdagen het gewenste aantal werkdagen in.

• Aantal werkdagen voor einde - x aantal dagen voor de vervaldatum van de workflowstap word de e-mail verzonden. Stel in het veld Aantal werkdagen het gewenste aantal werkdagen in.

• Bij signalering oranje - wanneer de workflowstap de kleur oranje krijgt, wordt de e-mail verzonden.

• Bij signalering rood - wanneer de workflowstap de kleur rood krijgt, wordt de e-mail verzonden.

• Aantal werkdagen na signalering rood - x aantal dagen nadat de workflow is vervallen, wordt de e-mail verzonden. Stel in het veld Aantal werkdagen het gewenste aantal werkdagen in.

Is in het veld Trigger een waarde geselecteerd die begint met Aantal werkdagen, dan vult u het gewenste aantal werkdagen in het veld Aantal werkdagen in.

Werkdagen zijn maandag t/m vrijdag. Wanneer gebruik wordt gemaakt van de standaard feestdagenkalender, worden de feestdagen die op maandag t/m vrijdag vallen niet als werkdagen gezien.

Zie ook Pagina Feestdagenkalenderoverzicht.

Stel het tijdstip in waarop de workflowmails moeten worden verzonden (uu:mm:ss).

Stel in dit veld het e-mailsjabloon in dat u wilt gebruiken voor het verzenden van de workflowmails. Klik op het pijltje achter het veld en selecteer het gewenste e-mailsjabloon. U kunt alleen e-mailsjablonen selecteren waarbij in het veld Gebruiken voor de waarde Workflow is geselecteerd en waarin de optie Actief is aangevinkt.

E-mailsjablonen kunt u aanmaken en beheren vanuit de pagina E-mailsjablonen, als u daar rechten voor hebt.

Zie ook E-mailsjablonen.

Vink deze optie aan als de mail alleen moet verzonden als een e-mailadres aanwezig is. Als u deze optie niet aanvinkt, maakt het systeem foutberichten aan voor elke mailnotificatie die niet verzonden kan worden omdat het e-mailadres ontbreekt.

Selecteer hoe u de e-mail wilt adresseren:

• Aan – De geadresseerde is hoofdontvanger van de e-mail.
• CC – De geadresseerde ontvangt een kopie van de e-mail.
• BCC – De geadresseerde ontvangt een kopie van de e-mail zonder dat zijn of haar adres zichtbaar is voor de andere ontvangers.
• Van – Selecteer deze waarde wanneer de afzender afwijkend moet zijn van de verzender.

U kunt meerdere regels voor de adressering toevoegen. Bijvoorbeeld een regel met de waarde Aan, een regel met CC en een regel met Van.

Selecteer het soort ontvanger:

• Afdeling – Iedereen op de geselecteerde afdeling ontvangt deze mail via het centrale e-mailadres van de afdeling (dit e-mailadres vult u op de afdelingskaart in).
• Afdeling (medewerkers) – Alle medewerkers van de afdeling worden op hun individuele e-mailadressen gemaild (deze e-mailadressen vult u op de medewerkerskaarten in).
• Afdeling (verantwoordelijke) – De medewerker die is aangemerkt als zijnde verantwoordelijk, ontvangt deze mail op zijn/haar e-mailadres (dit e-mailadres vult u op de medewerkerskaart in).
• Medewerker – De medewerker die u selecteert bij Verzenden aan ontvangt deze mail op zijn/haar e-mailadres (dit e-mailadres vult u op de medewerkerkaart in).
• Rapport – Selecteer bij Rapport ID het rapport dat afhandelt wie gemaild moet worden op welk e-mailadres.
• Tabel – Via deze optie kunt u de mail naar bijvoorbeeld een resource of contact sturen. Kies bij Tabelnr. de tabel waarin zich het betreffende e-mailadres bevindt en vervolgens bij Veldnr. het veld waar het e-mailadres in staat dat u wilt mailen. Wilt u bijvoorbeeld dat de resource de e-mail ontvangt, vul dan tabelnummer 156 en bijvoorbeeld veldnummer 11076112 (veld E-mail) in.

Opmerking: Bij het versturen van workflow e-mails naar resources of contacten kan automatisch een interactie wordt toegevoegd aan de betreffende kaart met het e-mailbericht als bijlage. Stel daarvoor een interactiesjabloon in in het veld Interactiesjabloon workflow e-mails op de pagina Workflowinstellingen. Zie ook Veld Interactiesjabloon workflow e-mail.

Vink de optie Uitvoerende aan als u wilt dat de mailnotificatie verzonden wordt aan de afdeling of persoon die de taak heeft uitgevoerd.

Selecteer de afdeling waaraan of de medewerker aan wie de mailnotificatie verstuurd moet worden. De keuzemogelijkheden zijn afhankelijk van wat u in het veld Verzenden aan (soort) hebt geselecteerd.

Hebt u bij Verzenden aan (soort) de waarde Rapport geselecteerd, selecteer dan in het veld Rapport ID het (maatwerk)rapport dat de adressering bepaalt.

Dit veld toont de naam van het rapport dat in het veld Rapport ID is geselecteerd.

Hebt u bij Verzenden aan (soort) de waarde Tabel geselecteerd, selecteer dan in het veld Tabelnr. het nummer van de tabel waaruit u het e-mailadres wilt halen. Bijvoorbeeld 156 voor de resourcetabel of 5050 voor de contacttabel.

Dit veld toont de naam van de tabel die in het veld Tabelnr. is geselecteerd.

Hebt u een tabel geselecteerd in het veld Tabelnr., selecteer dan het nummer van het veld waar het e-mailadres in staat.

Dit veld toont de naam van het veld dat in het veld Veldnr. is geselecteerd.