Workflows: inrichting
In MSF is het mogelijk om workflows aan te maken. Hiermee kunt u voor een afdeling taken met een of meerdere stappen definiëren en de volgorde bepalen waarmee deze afgehandeld dienen te worden. Welke stap op welk moment moet worden uitgevoerd is afhankelijk van de uitkomst van de voorgaande stap.
Afhankelijk van de instellingen kunnen automatisch workflows worden aangemaakt bij bepaalde events. Zo kan bijvoorbeeld op het moment dat iemand zich via het web inschrijft, automatisch een workflow worden opgestart om het cv te verwerken.
Instellingen op de pagina Workflowinstellingen
Stel op de pagina Workflowinstellingen de volgende velden in:
- Veld Workflow waarschuwing (dagen)
- Veld Workflow terugvalafdeling
- Veld Standaard workflow
- Veld Standaard workflowstap
- Veld Interactiesjabloon workflow e-mail
Workflow-scherminstellingen inrichten
Vanuit een workflowtaak kan via de sneltab Kaarten worden genavigeerd naar gekoppelde entiteiten. Deze koppeling wordt tot stand gebracht door middel van een koppeling tussen de tabel en een specifiek scherm. Die koppeling legt u vast op de pagina Workflow-scherminstellingen. In MSF is een standaard set aan workflow-scherminstellingen aanwezig. Deze zijn echter pas beschikbaar nadat u de pagina Workflow-scherminstellingen een keer hebt geopend.
Zie ook
Synchroniseren van workflowinstellingen
Onderstaande tabellen t.b.v. workflow kunnen gesynchroniseerd worden. Als u niet wilt dat alle workflows actief zijn in alle administraties/bedrijven, dan kunt u een uitzondering maken op het veld Actief in de tabel Workflow Trigger Header (11096016). Hierdoor moet per administratie/bedrijf de workflowtrigger actief gezet worden, dan gaat de workflow pas werken.
| Tabelnr. | Tabelnaam | Actief | Uitzondering op veld | Toelichting |
| 11095938 | Workflow | ja | ||
| 11095939 | Workflow Step | ja | ||
| 11095940 | Workflow Next Step | ja | ||
| 11095941 | Workflow Previous Step | ja | ||
| 11095955 | Workflow Step Org. Unit | ja | ||
| 11096008 | Workflow Trigger Line | ja | ||
| 11096010 | Workflow Form Setup | ja | ||
| 11096016 | Workflow Trigger Header | ja | Actief |
Hierdoor moet per administratie/bedrijf de workflowtrigger actief gezet worden |
| 11096024 | Workflow Mail Notification | ja | ||
| 11096025 | Workflow Mail Addressing | ja | ||
| 403 | Change log setup table | |||
| 404 | Change log setup field |
Zie ook
Afdelingen instellen
Workflowtaken worden toegewezen aan afdelingen. Met deze afdelingen kan een zogenoemd organogram worden gemaakt. Aan elke afdeling kunt u een of meer medewerkers koppelen.
Afdelingen kunt u aanmaken en verder inrichten vanuit de pagina Afdelingen (Mysolution).
Medewerkers aan een afdeling koppelen
Workflowtaken worden toegewezen aan een bepaalde afdeling.
Om workflowtaken toe te kunnen voegen moet een medewerker aan een of meer afdelingen zijn gekoppeld. Een van die afdelingen moet als standaardafdeling voor nieuwe workflowtaken zijn ingesteld.
Zie ook
Pagina Afdelingen (Mysolution)
Een medewerker aan een afdeling koppelen
Gebruikersinstellingen t.b.v. workflow
Voor elke gebruiker kunt u enkele specifieke workflowinstellingen inrichten vanuit de medewerkerskaart.
- Veld Workflow afbreken toegestaan
- Veld Toon workflowtaken van alle afdelingen
- Veld Geef achtergrondprocessenmonitor weer
E-mailsjablonen voor workflow
Om vanuit een workflow e-mailberichten te verzenden, maakt u e-mailsjablonen aan met per e-mailsjabloon het specifieke bericht dat verzonden moet worden.
Voor de code van het e-mailsjabloon is het aan te bevelen een logische code te koppelen die u ook terug kunt laten komen bij de workflows, workflowstappen en workflowtriggers. Hanteer bij voorkeur de volgende standaardcoderingen.
| Workflowonderdeel | Eerste nummer |
| Workflowcode | WF001 |
| Workflowstapcode | WF001.10 |
| Workflowtrigger | WFTR001.10.01 |
| Workflowmailcode | WFE001.10.01 |
In het veld Gebruiken voor van het e-mailsjabloon kiest u de waarde Workflow.
Om e-mailberichten te kunnen genereren, moet u het e-mailsjabloon aan een rapport koppelen via het veld Rapportnr.. Het standaard rapportnummer voor workflows is 11076209. Het is mogelijk dat voor uw situatie een maatwerkrapport is ontwikkeld. Informeer in dat geval bij een consultant van Mysolution welk rapportnummer voor u van toepassing is.
Samenvoegcodes
Klik op de actiebalk van het e-mailsjabloon op de knop Inhoud per taal en stel in het veld Onderwerp de tekst in die in de onderwerpregel van het e-mailbericht moet komen te staan. Zie ook Veld Onderwerp. Als u in het veld Taal een specifieke taal instelt, dan voert u de tekst in de betreffende taal in. Het is ook mogelijk om een of meer samenvoegcodes op te nemen, zodat automatisch gegevens uit MSF in de onderwerpregel worden gevuld. Zie ook Samenvoegcodes in e-mailsjablonen en Pagina Samenvoegvelden.
Via de knop Inhoud stelt u de tekst in die in de e-mailberichten komt te staan, op de pagina Html editor. Op de plekken waar u gegevens uit MSF wilt opnemen, plaatst u een samenvoegcode. Zie ook E-mailsjablonen per taal. Welke samenvoegcodes u hierbij kunt gebruiken is afhankelijk van de objecten/tabellen die aan de workflow gekoppeld zijn.
U kunt onder andere de volgende samenvoegvelden gebruiken in e-mailsjablonen voor workflows, als deze tenminste zijn ingesteld op de pagina Samenvoegvelden.
| Tabelnr. | Tabelnaam | Veldnr. | Veldnaam | Samenvoegingstag |
| 11095943 | Work Item Task | 11 | Work Item Description | WIT Omschrijving |
| 11095943 | Work Item Task | 42 | Step Description | WIT Stap omschrijving |
| 11095943 | Work Item Task | 52 | Step Due Date | WIT Stap vervaldatum |
| 11095943 | Work Item Task | 90 | Department | WIT Afdeling |
| 11095943 | Work Item Task | 100 | Co-worker | WIT Medewerker |
| 11095943 | Work Item Task | 200 | Closed | WIT Afgesloten |
| 11095943 | Work Item Task | 210 | Canceled | WIT Afgebroken |
| 11096009 | Work Item Object | 41 | URLPart | WIO URL |
Code om kaart te openen
In e-mailsjablonen voor workflows is het mogelijk om code op te nemen waarmee in het e-mailbericht een hyperlink wordt ingevoegd om direct de gekoppelde kaart in MSF te kunnen openen (bijvoorbeeld de (project)resource, contract of andere gekoppelde taak). Daarvoor moet op de pagina Samenvoegvelden de volgende regel aanwezig zijn:
| Tabelnr. | Tabelnaam | Veldnr. | Veldnaam | Samenvoegingstag |
| 11096009 | Work Item Object | 41 | URLPart | WIO URL |
Op de pagina Html editor neemt u de code <<WIO URL>> als volgt op, in de html-weergave (broncode):
<a href="<<WIO URL>>">hyperlinktekst</a>
Zie ook
Pagina E-mail, SMS en WhatsApp-instellingen
Workflow e-mailinstellingen
Om vanuit een workflow automatisch e-mailberichten te verzenden, stelt u een taakwachtrijpost in.
Taakwachtrijpost voor automatisch verzenden van workflow e-mails
In de taakwachtrij kunt u bepaalde taken plannen. Deze stelt u in als taakwachtrijpost. Ze worden dan op een door u gekozen tijdstip automatisch uitgevoerd. U kunt dit bijvoorbeeld wekelijks plannen op dezelfde dag, maar ook eenmalig uitvoeren.
Voor het verzenden van workflow e-mails is codeunit 11076190 Workflow Mail Management beschikbaar.
Voorwaarden: er moet een e-mailaccount zijn ingesteld op de pagina E-mailaccounts en op de pagina E-mail, SMS en WhatsApp-instellingen moet het veld Verstuurde e-mail interactiesjabloon zijn ingericht.
Zie ook
Microsoft Learn: Taakwachtrijen gebruiken om taken te plannen
Pagina E-mail, SMS en WhatsApp-instellingen
Taakwachtrijposten in Mysolution
Workflowgroepen
Via workflowgroepen kunt u de workflows onderverdelen. Workflowgroepen kunt u aanmaken en beheren op de pagina Workflowgroepen.
Workflows aanmaken
Vanuit de pagina Workflows kunt u de workflows aanmaken en inrichten die voor uw organisatie nodig zijn. Een workflow bestaat uit een of meer workflowstappen.
Zie ook
Starten van een workflow
Naast het inrichten van een workflow moet u ook bepalen hoe de workflow gestart moet worden. Dat kan namelijk op de volgende manieren:
- via een modelleerbare actie (MA) op basis van een trigger
- via een MA op basis van een taakwachtrijpost
- via een workflowtrigger
- via een maatwerkproces in de taakwachtrij
- handmatig
Zie ook
Mijn workflowlijst instellen
In het rolcentrum kan het deelvenster Mijn workflowlijst worden ingesteld, waarin elke gebruiker de workflowtaken van zijn/haar afdeling(en) kan bekijken en afhandelen. Zie ook Mysolution rolcentrum.
Zie ook