Pagina Nieuwe workflowtaak

 

Handmatig workflowtaken aanmaken vanuit

Vanuit verschillende onderdelen in MSF kunt u handmatig workflowtaken aanmaken, namelijk vanuit:

• een aanvraag - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Nieuwe workflowtaak (standaard niet zichtbaar).
• een auto - klik daarvoor op de actiebalk onder Gerelateerd > Workflowtaken op Nieuwe workflowtaak.
• een contact - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Nieuwe workflowtaak (standaard niet zichtbaar).
• een contactpersoon - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Nieuwe workflowtaak (standaard niet zichtbaar).
• een contract - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Nieuwe workflowtaak.
• een fiets - klik daarvoor op de actiebalk onder Gerelateerd > Workflowtaken op Nieuwe workflowtaak.
• een kandidaat - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Nieuwe workflowtaak (standaard niet zichtbaar).
• een klant - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Nieuwe workflowtaak.
• een opportunity - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Nieuwe workflowtaak (standaard niet zichtbaar).
• een project - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Nieuwe workflowtaak (standaard niet zichtbaar).
• een projectresource - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Nieuwe workflowtaak (standaard niet zichtbaar).
• een resource - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Nieuwe workflowtaak.
• een urenstaat - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Nieuwe workflowtaak (standaard niet zichtbaar).
• een verzuimregistratie - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Nieuwe workflowtaak (standaard niet zichtbaar).
• een zoekactie - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Nieuwe workflowtaak.
• het onderdeel Mijn workflowlijst in het rolcentrum - klik daarvoor in het rolcentrum op Mijn workflowlijst en klik vervolgens op Nieuwe workflowtaak.
• de pagina Workflowtaken - klik daarvoor op de actiebalk onder Nieuw op Nieuw.

 

Voorwaarden

U kunt een workflowtaak alleen toevoegen als:

• u aan een of meer afdelingen bent gekoppeld en een van die afdelingen als standaardafdeling voor nieuwe workflowtaken is ingesteld. Zie ook Een medewerker aan een afdeling koppelen.
• op de pagina Workflowinstellingen de velden Standaard workflow en Standaard workflowstap zijn ingevuld.

 

Velden invullen

Om een workflowtaak aan te maken die direct start, vult u op de pagina Nieuwe workflowtaak de volgende velden in:

Veldlabel	Toelichting
Workflow	Standaard wordt de workflow ingevuld die is ingesteld op de pagina Workflowinstellingen bij Standaard workflow . Pas deze indien nodig aan. Klik in het veld op en zoek en selecteer de gewenste workflow. U kunt alleen workflows selecteren die minimaal 1 workflowstap hebben waarin de optie Handmatig aanmaken toegestaan is aangevinkt.
Workflowstap	Standaard wordt de workflowstap ingevuld die is ingesteld op de pagina Workflowinstellingen bij Standaard workflowstap. Als u een andere workflow selecteert, verschijnt de naam van de eerste stap uit die workflow. U kunt alleen workflowstappen selecteren waarbij de de optie Handmatig aanmaken toegestaan is aangevinkt.
Omschrijving	Vul een omschrijving voor de workflowtaak in.
Vervaldatum	U kunt: zelf een datum invullen waarop de stap moet zijn uitgevoerd, of niets invullen. Als u de vervaldatum niet invult, wordt deze automatisch berekend aan de hand van het aantal dagen en/of weken dat voor de stap is ingesteld in de workflow.
Medewerker	Selecteer eventueel de medewerker aan wie u de workflowstap wilt toekennen. U kunt de stap alleen toekennen aan medewerkers van de geselecteerde afdeling. Zie ook Een medewerker aan een afdeling koppelen.
Afdeling	Standaard is de afdeling ingevuld die in uw medewerkersinstellingen is ingesteld als standaardafdeling voor nieuwe workflowtaken. Bent u aan meerdere afdelingen gekoppeld, dan kiest u de gewenste afdeling.
Terugkeerpatroon	Het is mogelijk om de workflowstap te herhalen door een terugkeerpatroon in te stellen. Als de workflowstap handmatig gereed wordt gemeld via de knop Gereedmelden, wordt automatisch een nieuwe workflowstap aangemaakt waarbij de startdatum wordt berekend op basis van de datumformule in het veld Terugkeerpatroon. Er wordt echter alleen een nieuwe workflowstap aangemaakt als die startdatum voor de datum in het veld Einddatum terugkeerpatroon ligt.   Datumformule In dit veld vult u een datumformule in. Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken: D Dag W Week WD Weekdagen M Maand K Kwartaal J Jaar   De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).   Voorbeeld: 1W staat voor 1 week en 6M voor 6 maanden   Opmerking: In alle datumformulevelden wordt automatisch 1 dag opgenomen om ervoor te zorgen dat de huidige dag wordt gebruikt als begindatum van de periode. Als u bijvoorbeeld 1W invoert, zal de periode in feite 8 dagen bestrijken omdat vandaag ook is opgenomen. Als u een periode van 7 dagen (exact 1 week) wilt opgeven, inclusief de begindatum van de periode, moet u 6D of 1W-1D opgeven.
Einddatum terugkeerpatroon	Als het veld Terugkeerpatroon is ingesteld, wordt bij het handmatig gereed melden van de workflowstap automatisch een nieuwe workflowstap aangemaakt. De startdatum daarvan wordt berekend op basis van de datumformule in het veld Terugkeerpatroon. Er wordt echter alleen een nieuwe workflowstap aangemaakt als die startdatum voor de datum in het veld Einddatum terugkeerpatroon ligt. Is geen einddatum ingevuld, dan wordt na het handmatig gereed melden oneindig een nieuwe workflowstap aangemaakt. Voorbeeld: Op een workflowstap met startdatum 1 april is een terugkeerpatroon van 1M (1 maand) ingesteld. De einddatum terugkeerpatroon is 30 juni. Als de workflowstap met startdatum 1 april handmatig gereed wordt gemeld, wordt de workflowstap automatisch opnieuw aangemaakt met startdatum 1 mei. Als de workflowstap met startdatum 1 mei handmatig gereed wordt gemeld, wordt de workflowstap automatisch opnieuw aangemaakt met startdatum 1 juni. Als de workflowstap met startdatum 1 juni handmatig gereed wordt gemeld, wordt geen nieuwe workflowstap meer aangemaakt omdat de einddatum van 30 juni is bereikt.
Notities	Vul desgewenst een notitie in de sneltab Notities in.

 

Als u de velden in de sneltab Algemeen hebt ingesteld en op Sluiten klikt, wordt de workflowtaak aangemaakt. De kaart van waaruit u de workflowtaak hebt aangemaakt, wordt automatisch aan de sneltab Kaarten toegevoegd.

 

Workflowinrichting aanpassen

De workflowinrichting kunt u aanpassen op de pagina Workflows , als u daar rechten voor hebt. Op die pagina kunt u ook nieuwe workflows toevoegen. Zie Workflows.

 

Knoppen op de actiebalk

Via de knoppen op de actiebalk kunt u diverse acties uitvoeren.

	Kaart openen	Als u een workflowtaak opent vanuit de pagina Workflowtaken of Mijn workflowlijst, kunt u via deze knop de bijbehorende kaart openen.
	Koppel nieuwe kaart	Als u een workflowtaak toevoegt, wordt deze automatisch gekoppeld aan de betreffende kaart. Daarnaast kunt u de workflow ook nog koppelen aan een of meer resources, contactbedrijven en/of contactpersonen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u voor een resource een workflow wilt aanmaken dat met de opdrachtgever contact opgenomen moet worden over verlenging. De workflow moet dan niet alleen gekoppeld zijn aan de resource, maar ook aan het contactbedrijf en/of contactpersoon.
	Verwijder kaart	De kaart van waaruit de workflow is aangemaakt kunt u niet verwijderen. Zijn er echter ook nog andere resources, contactbedrijven en/of contactpersonen gekoppeld aan de workflow, dan kunt u die indien nodig via deze knop verwijderen.

 

 

Zie ook

Pagina Workflowtaken

Pagina Mijn workflow lijst

Veld Standaard workflow

Veld Standaard workflowstap

Veld Handmatig aanmaken toegestaan

Workflows: benodigde inrichting