Pagina Workflowtaken

Bent u aan een of meerdere afdelingen gekoppeld, dan toont de pagina Workflowtaken welke workflowtaken en -stappen er voor de kaart zijn die gekoppeld zijn aan uw afdeling(en). Is op uw medewerkerskaart de optie Toon workflowtaken van alle afdelingen actief, dan ziet u de workflowtaken van alle afdelingen. 

 

Pagina openen

U opent deze pagina:

• vanuit een aanvraag - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Workflowtaken.
• vanuit een auto - klik daarvoor op de actiebalk onder Gerelateerd > Workflowtaken op de knop Workflowtaken.
• vanuit een contact - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op de knop Workflowtaken.
• vanuit een contactpersoon - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op de knop Workflowtaken.
• vanuit een contract - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op de knop Workflowtaken.
• vanuit een fiets - klik daarvoor op de actiebalk onder Gerelateerd > Workflowtaken op de knop Workflowtaken.
• vanuit een kandidaat - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Workflowtaken.
• vanuit een klant - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op de knop Workflowtaken.
• vanuit een opportunity - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Workflowtaken.
• vanuit een project - klik daarvoor op de actiebalk onder (de tweede knop) Acties > Acties op de knop Workflowtaken.
• vanuit een projectresource - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op de knop Workflowtaken.
• vanuit een resource - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op de knop Workflowtaken.
• vanuit een urenstaat - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op de knop Workflowtaken.
• vanuit een verzuimregistratie - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op de knop Workflowtaken.
• vanuit een zoekactie - klik daarvoor op de actiebalk onder Acties op Workflowtaken.
• vanuit een indicatiestapel, als deze is ingericht voor workflowtaken. Zie ook Pagina Indicatiestapel instellingen
• via de zoekfunctie. Klik daartoe rechtsboven in het scherm op of druk op Alt+Q. Zoek op w tak en klik in het zoekresultaat op de betreffende hyperlink.

 

Filters actueel en historisch

Bij het openen van deze pagina is standaard de filterknop Actuele ingesteld. U ziet dan alle actuele workflowtaken en -stappen voor uw afdeling(en). Als u op de actiebalk onder Acties op de filterknop Historische klikt, ziet u de historische (afgesloten) workflowtaken en -stappen voor uw afdeling(en). Klikt u op de filterknop Actuele+Historische, dan ziet u alle workflowtaken en -stappen voor uw afdeling(en), dus zowel de actuele als de historische.

 

Velden

De pagina bevat de volgende velden:

Label	Toelichting
Workflow	De naam van de geselecteerde workflow
Stap	De naam van de workflowstap
Omschrijving	De omschrijving die aan de workflowtaak is gegeven
Gekoppeld aan	Toont informatie over de kaart waar de workflowtaak aan gekoppeld is. Indien gekoppeld aan: Toont het veld de volgende informatie: Aanvraag Bedrijfsnaam | Aanvraagnummer Contact Bedrijfsnaam Contactpersoon Bedrijfsnaam | Naam contactpersoon Contract Resourcenaam | Contractnummer Opportunity Bedrijfsnaam | Opportunitynummer Project Bedrijfsnaam | Projectnummer en projectomschrijving Projectresource Bedrijfsnaam | Projectnummer en projectomschrijving Resource Resourcenaam Verzuimmelding Resourcenaam | Verzuimregistratienummer Zoekactie Bedrijfsnaam | Zoekactienummer
Afdeling	De code van de afdeling waaraan de workflowtaak is toegekend
Medewerker	De code van de medewerker aan wie de workflowstap is toegekend
Startdatum en Starttijd	De datum en het tijdstip waarop de workflowstap is gestart
Vervaldatum	De datum waarop de workflowstap moet zijn afgehandeld
Workflow vervaldatum	De datum waarop de hele workflowtaak moet zijn afgehandeld
Eindatum en Eindtijd	De datum en eindtijd waarop de workflowstap is afgesloten
Afgebroken	Deze optie is aangevinkt als de workflow is afgebroken Een workflow kan alleen worden afgebroken door medewerkers bij wie de optie Workflow afbreken toegestaan is ingeschakeld op hun medewerkerskaart. Zie ook Veld Workflow afbreken toegestaan.
Afgesloten	Deze optie is aangevinkt als de workflowstap is afgehandeld. Dit gebeurt: automatisch als in de workflowstap de optie Automatisch gereedmelden is ingesteld als de workflowstap handmatig gereed wordt gemeld. Zie Workflowstap handmatig gereed melden. als de workflow wordt afgebroken
Signalering	Dit veld toont of: de workflowtaak nog op tijd is - in het veld Signalering staat dan de term Geldig in het groen weergegeven. de vervaldatum nadert - in het veld Signalering staat dan Bijna vervallen in het oranje weergegeven. de vervaldatum is verstroken - in het veld Signalering staat dan de term Vervallen in het rood weergegeven. Via het veld Workflow waarschuwing (dagen) op de pagina Workflowinstellingen kunt u instellen wanneer code oranje (Bijna vervallen) moet worden weergegeven. Deze instelling is in dagen. Is dit veld leeg, dan wordt 1 dag aangehouden. Zie ook Veld Workflow waarschuwing (dagen).
Afgesloten door	Toont de naam van de medewerker die de workflowstap heeft afgesloten
Aangemaakt door	De naam van de medewerker die de workflowstap heeft aangemaakt
Aangemaakt op	De datum en tijd waarop de workflowtaak is aangemaakt

 

Workflowtaak openen

U opent een workflowtaak door een taak/stap te selecteren en op de actiebalk onder Beheren op Bewerken of Weergeven te klikken. De pagina Mijn workflow lijst opent. Zie Mijn workflow lijst.

 

Workflowstap handmatig gereed melden

Als in de workflow is ingesteld dat de workflowstap handmatig gereed gemeld mag worden, kunt u een stap gereed melden door de stap te selecteren en op de actiebalk onder Acties op de knop Gereedmelden te klikken. Het is ook mogelijk om meerdere stappen tegelijk gereed te melden. Daarvoor moet u eerst de stappen selecteren die u gereed wilt melden:

• Meerdere aangrenzende stappen selecteren: selecteer de eerste (of laatste) stap die u in de selectie wilt opnemen, houd de Shift-toets ingedrukt en selecteer de onderste (of bovenste) stap. Alle tussenliggende stappen worden hierdoor ook geselecteerd.

• Meerdere niet-aangrenzende stappen selecteren: selecteer een stap, houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik op de andere stappen die u in de selectie wilt opnemen. U kunt ook in een regel op klikken, Meer selecteren kiezen en dan per stap in de aanvinkkolom klikken.

De einddatum en eindtijd worden automatisch ingevuld, de optie Afgesloten wordt automatisch aangevinkt en bij Afgesloten door wordt automatisch ingevuld wie de stap heeft afgehandeld. Wat verder gebeurt, is afhankelijk van de workflowinstellingen. Het is mogelijk dat:

• er niets gebeurt omdat er geen vervolgstappen zijn en er geen terugkeerpatroon is ingesteld.
• de workflowstap automatisch wordt herhaald op basis van het ingestelde terugkeerpatroon. Zie ook Terugkeerpatroon.
• een of meerdere vervolgstappen automatisch worden aangemaakt.
• een pagina opent waarin u het vervolg moet aangeven. Afhankelijk van de instellingen kunt u een of meer vervolgstappen selecteren.
• een pagina opent waarin u de vervolgstap moet toewijzen aan een medewerker. U kunt de stap alleen toewijzen aan medewerkers van de afdeling die aan de workflowtaak is gekoppeld.

 

Nieuwe workflowtaak aanmaken

Vanuit deze pagina kunt u een nieuwe workflowtaak aanmaken die direct start. Klik daarvoor op de actiebalk op Nieuw en vul de pagina Nieuwe workflowtaak in. Zie Nieuwe workflowtaak.

 

Workflowinstellingen

De workflowinstellingen kunt u aanpassen op de pagina Workflows, als u daar rechten voor hebt. Op die pagina kunt u ook nieuwe workflows toevoegen. Zie Workflows.

 

Knoppen op de actiebalk

Via de knoppen op de actiebalk kunt u diverse acties uitvoeren.

Nieuw

Nieuw

Via deze knop kunt u een nieuwe workflowtaak aanmaken. Zie ook Pagina Nieuwe workflowtaak.

Acties

	Actuele	Bij het openen van deze pagina is standaard de filterknop Actuele ingesteld. U ziet dan alle actuele workflowtaken en -stappen voor uw afdeling(en).
	Historische	Bij het openen van deze pagina is standaard de filterknop Actuele ingesteld. U ziet dan alle actuele workflowtaken en -stappen voor uw afdeling(en). Als u op de filterknop Historische klikt, ziet u de historische (afgesloten) workflowtaken en -stappen voor uw afdeling(en).
	Actuele + Historische	Klikt u op de filterknop Actuele+Historische, dan ziet u alle workflowtaken en -stappen voor uw afdeling(en), dus zowel de actuele als de historische.
	Gereedmelden	Als in de workflow is ingesteld dat de workflowstap handmatig gereed gemeld mag worden, kunt u een stap gereed melden door de stap te selecteren en op deze knop te klikken. Zie ook Workflowstap handmatig gereed melden.

Acties

Als Acties niet zichtbaar is op de actiebalk, moet u eerst op Meer opties klikken.

	Workflow afbreken	Via deze knop kunt u een workflow afbreken. Dat kan alleen als op uw medewerkerskaart de optie Workflow afbreken toegestaan is ingeschakeld. Zie ook Veld Workflow afbreken toegestaan.
	Filter	Via deze knop kunt u een of meer filters instellen op de pagina Mijn workflow filters. Zie ook Pagina Mijn workflowfilters.
	Filter wissen	Via deze knop heft u de ingestelde filters op.
	Documenten	Via deze knop opent u een pagina met de documenten die aan de workflow zijn gekoppeld. Zie ook Pagina Documenten.

 

 

Zie ook

Een medewerker aan een afdeling koppelen

Workflows: benodigde inrichting

Veld Toon workflowtaken van alle afdelingen