Pagina E-mailsjabloon

Geef een code aan het e-mailsjabloon. Deze moet uniek zijn. U kunt zowel cijfers, letters als speciale tekens gebruiken. Letters die u invoert, worden automatisch omgezet in hoofdletters.

Vul een korte omschrijving voor het e-mailsjabloon in.

Geef bij Gebruiken voor aan voor welke entiteit het e-mailsjabloon van toepassing is. Selecteer een van de volgende entiteiten:

• Aanmaning
• Aanvraag
• Contact
• Contract
• Inkoopfactuur
• Interacties
• Handtekening, zie E-mailhandtekening
• Kandidaat
• Loonberekening (van toepassing voor de Mysolution loonmodule)
• Opleiding per resource
• Opportunity
• Planning
• Project
• Projectresource
• Resource
• Resource betalingsgegevens - dit is van toepassing voor loonbeslagen en als u gebruikmaakt van de koppeling met SNG e-Derdenbeslag. Zie ook E-mailsjabloon.
• Urenstaat (deze is te gebruiken voor het verzenden van een e-mailbericht na het afkeuren van uren op de portal)
• Verkoopfactuur
• Workflow - de opties Direct zenden, Sla wizard over en Via SMTP versturen worden automatisch geactiveerd, dit kunt u niet wijzigen
• Zoekactie

Het is mogelijk om meerdere e-mailsjablonen voor dezelfde entiteit aan te maken.

Dit veld is van toepassing als u gebruikmaakt van de koppeling met SNG e-derdenbeslag. Zie SNG e-Derdenbeslag.

Als Mail aan resource is ingeschakeld, wordt bij het aanmaken van een e-mail op basis van dit e-mailsjabloon, standaard de resource geselecteerd als ontvanger van de e-mail. Of u de optie wel of niet kunt inschakelen, is afhankelijk van wat bij Gebruiken voor is ingevuld.

Als bij Gebruiken voor een van de volgende opties is geselecteerd, is de optie Mail aan resource automatisch ingeschakeld en dit kunt u niet wijzigen:

• Contract
• Loonberekening
• Planning
• Resource

Als bij Gebruiken voor een van de volgende opties is geselecteerd, kunt u de optie Mail aan resource desgewenst handmatig inschakelen:

• Aanvraag
  Deze optie is van toepassing als u gaat matchen vanuit een aanvraag en op de pagina Matching op de knop E-mail verzenden (sjabloon) klikt. Als u een e-mailsjabloon kiest waarin de optie Mail aan resource is ingeschakeld, dan zijn alle resources uit het matchingsresultaat standaard geselecteerd in de e-mailwizard (als BCC). Dit kunt u nog handmatig wijzigen in de wizard.
  Selecteert u vanuit een aanvraag een aanvraagstatus waaraan een e-mailsjabloon is gekoppeld waarin de optie Mail aan resource is ingeschakeld, dan staan er geen resources in de e-mailwizard.
• Kandidaat
• Projectresource
• Zoekactie
  Deze optie is van toepassing als u gaat matchen vanuit een zoekactie en op de pagina Matching op de knop E-mail verzenden (sjabloon) klikt. Als u een e-mailsjabloon kiest waarin de optie Mail aan resource is ingeschakeld, dan zijn alle resources uit het matchingsresultaat standaard geselecteerd in de e-mailwizard (als BCC). Dit kunt u nog handmatig wijzigen in de wizard.
  Selecteert u vanuit een zoekactie een zoekactiestatus waaraan een e-mailsjabloon is gekoppeld waarin de optie Mail aan resource is ingeschakeld, dan staan er geen resources in de e-mailwizard.

Is bij Gebruiken voor een van de andere opties geselecteerd, dan kunt u de optie Mail aan resource niet inschakelen.

Als Mail aan contactpersoon is ingeschakeld, wordt bij het aanmaken van een e-mail op basis van dit e-mailsjabloon, standaard de contactpersoon geselecteerd als ontvanger van de e-mail. Of u de optie wel of niet kunt aanvinken, is afhankelijk van wat bij Gebruiken voor is ingevuld.

Als bij Gebruiken voor een van de volgende opties is geselecteerd, is de optie Mail aan contactpersoon automatisch ingeschakeld en dit kunt u niet wijzigen:

• Contact
• Contract
• Planning

Als bij Gebruiken voor een van de volgende opties is geselecteerd, is de optie Mail aan contactpersoon handmatig wijzigbaar:

• Aanvraag
• Kandidaat
• Project
  Als op een e-mailsjabloon een of meer rollen staan ingesteld en Gebruiken voor staat ingesteld op Project, dan worden de e-mails standaard gestuurd naar de contactpersonen die met de betreffende rol(len) aan het project zijn gekoppeld en naar aan de reguliere contactpersoon op de projectkaart (hoofdcontactpersoon). Het kan voorkomen dat u dergelijke e-mails alleen wilt verzenden naar de contactpersonen met de betreffende rol(len) maar niet naar de hoofdcontactpersoon. Bijvoorbeeld in geval van e-mailsjablonen om klanten over de planning te informeren (zie ook Sneltab Sjablonen voor communicatie ). In dat geval kunt u de optie Mail aan contactpersoon uitzetten. De e-mails gaan dan standaard naar de contactpersonen met de betreffende rol(len), maar niet naar de hoofdcontactpersoon. Zie ook Pagina Rolautorisatie, Pagina Contactpersonen en Pagina E-mailsjabloonrollen.
  
• Projectresource
• Zoekactie

Is bij Gebruiken voor een van de andere opties geselecteerd, dan kunt u de optie Mail aan contactpersoon niet inschakelen.

Als u een nieuw e-mailsjabloon aanmaakt, is deze nog niet direct actief. Richt het e-mailsjabloon eerst in en schakel dan de optie Actief in.

Om e-mailberichten te kunnen genereren, moet u het e-mailsjabloon aan een rapport koppelen. Welk rapportnummer u in het veld Rapportnr. moet invullen is afhankelijk van de entiteit die u hebt geselecteerd bij Gebruiken voor. Onderstaand overzicht bevat een aantal standaard rapportnummers. Het is mogelijk dat voor uw situatie een maatwerkrapport is ontwikkeld. Informeer in dat geval bij een consultant van Mysolution welk rapportnummer voor u van toepassing is.

Zie ook

Samenvoegcodes/Samenvoegingstags

Pagina Samenvoegvelden

Pagina Workflow e-mailnotificatie

Het is momenteel niet mogelijk om vanuit MSF vergaderverzoeken in Outlook aan te maken. Het veld Vergaderverzoek is daarom niet van toepassing.

Dit veld is momenteel niet van toepassing.

Deze optie wordt automatisch geactiveerd als:

• bij Gebruiken voor de optie Urenstaat of Workflow wordt geselecteerd. U kunt dat niet ongedaan maken.
• de optie Sla wizard over wordt geactiveerd.

Bij verzending via SMTP wordt het e-mailbericht direct verzonden (na het eventueel doorlopen van de e-mailwizard). De gebruiker krijgt het e-mailbericht niet te zien en kan het dus ook niet wijzigen voor verzending. Het e-mailbericht komt (in Outlook) niet in de map met verzonden berichten van de afzender te staan.

Wilt u verzenden via SMTP, activeer dan deze optie.

Bij het verzenden van e-mail op basis van een e-mailsjabloon start standaard een wizard op, waarin u onder meer het gewenste e-mailsjabloon selecteert en de personen selecteert aan wie de e-mail wordt verstuurd. Bij e-mailberichten die gegenereerd worden bij een statuswijziging is het mogelijk om de wizard over te slaan door de optie Sla wizard over in te schakelen.

Deze optie wordt automatisch geactiveerd als bij Gebruiken voor de optie Urenstaat of Workflow wordt geselecteerd. U kunt dat niet ongedaan maken.

Als u de optie Sla wizard over activeert, wordt automatisch ook de optie Direct zenden ingeschakeld.

Er zijn verschillende mogelijkheden om in te stellen wie de afzender van de e-mailberichten is. Als u deze optie activeert, wordt het e-mailadres van de ingelogde gebruiker gebruikt. De opties Verzenden namens vestiging en Verzenden namens worden dan automatisch inactief.

Er zijn verschillende mogelijkheden om in te stellen wie de afzender van de e-mailberichten is. Als u de optie activeert, is de huidige vestiging van de gebruiker de afzender. Uiteraard moet daarvoor op de vestigingskaart een e-mailadres zijn ingesteld en moet een e-mailaccount zijn aangemaakt op de pagina E-mailaccounts.

Deze optie is niet actief als Verzenden namens huidige gebruiker is geactiveerd.

Zie ook

Pagina Workflow

Pagina Vestigingen per medewerker

Veld Huidige vestiging

Er zijn verschillende mogelijkheden om in te stellen wie de afzender van de e-mailberichten is. Wilt u een afwijkend e-mailadres gebruiken, dan stelt u dat in bij Verzenden namens.

Deze optie is niet actief als Verzenden namens huidige gebruiker is geactiveerd.

Wilt u dat e-mailberichten op basis van dit e-mailsjabloon niet alleen naar de geadresseerde(n), maar ook naar een vast e-mailadres worden gestuurd, vul dat vaste e-mailadres dan in het veld Mailadres BCC in. Dit e-mailadres wordt in het e-mailbericht automatisch in het veld BCC ingevuld, zodat de andere geadresseerde(n) dit e-mailadres niet zien.

Dit veld kan handig zijn als de optie Via SMTP versturen is ingeschakeld. In dat geval komen e-mailberichten na verzending namelijk niet in de map met verzonden berichten van de afzender terecht. Dat maakt het lastiger om achteraf vast te stellen of een e-mail is verzonden. Door het veld Mailadres BCC in te vullen ontvangt u altijd een kopie van het verstuurde bericht op het ingestelde e-mailadres.

Het is mogelijk om meer dan 1 e-mailadres in te voeren. Plaats dan een puntkomma (;) tussen de e-mailadressen. U kunt maximaal 80 tekens invoeren.

Als een e-mailhandtekening is ingesteld en de ingestelde handtekeninggegevens (bijvoorbeeld naam, telefoonnummer en e-mailadres) op uw medewerkerkaart zijn ingevuld, wordt in elk nieuw, leeg e-mailbericht dat u aanmaakt automatisch uw e-mailhandtekening opgenomen.

Maakt u een e-mail aan op basis van een e-mailsjabloon, dan wordt uw e-mailhandtekening automatisch onderaan het bericht toegevoegd als in het e-mailsjabloon de optie Bedrijfshandtekening invoegen is ingeschakeld.

Zie ook E-mailhandtekening.

In e-mailsjablonen voor (afgekeurde) urenstaten kunt u in het veld CC eventueel een e-mailadres invullen waarnaar de e-mail als cc wordt verstuurd.

In e-mailsjablonen voor afgekeurde urenstaten kunt u in dit veld eventueel een medewerker selecteren naar wie de e-mail als cc wordt verstuurd (en wiens e-mailadres dus in het veld CC van de e-mail komt te staan). U kunt kiezen voor de eerste, tweede of derde medewerker die op het project is ingevuld.

Zie ook

Veld E-mailsjabloon voor afgekeurde uren

Veld E-mailsjabloon voor afgekeurde uren