Standaard hoeft de resource alleen een startdatum en verlofsoort in te vullen en indien van toepassing een keuze te maken voor een bedrijfseenheid. In het veld Bericht aanvrager kan de resource eventueel een toelichting invoeren. Het bericht kan maximaal 200 tekens lang zijn.
Meerdere dagen Ja/Nee en Hele dag(en) Ja/Nee
De resource heeft via de opties Meerdere dagen en Hele dag(en) de volgende mogelijkheden:
-
1 verlofdag aanvragen: het veld Meerdere dagen op Nee zetten en het veld Hele dag(en) op Ja laten staan.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
Als de verlofaanvraag wordt opgeslagen, wordt een verlofregistratie met 1 verlofdag aangemaakt op basis van het arbeidsprofiel van de resource. Vraagt de resource bijvoorbeeld verlof aan voor een vrijdag en werkt hij/zij volgens het arbeidsprofiel 4 uur op vrijdagen, dan wordt een verlofregistratie voor 4 uur aangemaakt voor de betreffende vrijdag.
- meerdere verlofdagen aanvragen: bij Meerdere dagen kiezen voor Ja. Het veld Hele dag(en) kan op Ja blijven staan. De resource kan dan door naar de stap Herhalen. Zie Stap Herhalen (in geval van meerdere dagen).
- een dagdeel verlof aanvragen: het veld Meerdere dagen op Nee laten staan en bij Hele dag(en) kiezen voor Nee. De resource kan dan door naar de stap Dagdeel. Zie Stap Dagdeel.
- een dagdeel verlof voor meerdere dagen aanvragen: bij Meerdere dagen kiezen voor Ja en bij Hele dag(en) kiezen voor Nee. De resource kan dan door naar de stap Herhalen. Zie Stap Herhalen (in geval van meerdere dagdelen).
Stap Herhalen (in geval van meerdere dagen)
Als de resource bij Hele dag(en) heeft gekozen voor Ja, kan hij/zij kiezen voor alle werkdagen verlof of daarvan afwijken.
Alle werkdagen = Ja
Als de resource alle werkdagen verlof wil opnemen, kan het veld Alle werkdagen op Ja blijven staan. De resource hoeft dan alleen nog een einddatum in te vullen.
Voorbeeld:
Als de verlofaanvraag wordt opgeslagen, wordt een verlofregistratie met een of meer verlofdagen aangemaakt op basis van het arbeidsprofiel van de resource.
Voorbeeld: Heeft de resource bijvoorbeeld een arbeidsprofiel van 4 x 8 uur waarbij de resource niet op woensdagen werkt en vraagt de resource voor een hele week verlof aan, dan wordt een verlofregistratie met 4 verlofdagen aangemaakt, voor de maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag.
Heeft de resource geen arbeidsprofiel per dag ingesteld, dan wordt uitgegaan van het aantal dagen per week en het aantal uren per dag dat in de bedrijfseenheid is ingesteld.
Voorbeeld: Is daar bijvoorbeeld 5 x 8 uur ingesteld, dan wordt per verlofdag automatisch 8 uur ingevuld van 09:00 tot 17:00. Is 5 x 7,2 ingesteld, dan wordt automatisch 7,2 uur ingevuld van 09:00 tot 16:12.
Is geen arbeidsprofiel per dag ingesteld en zijn de velden Dagen per week en Uren per dag op de bedrijfseenheid leeg, dan wordt uitgegaan van 5 x 8 uur van 09:00 tot 17:00.
Alle werkdagen = Nee
Als de resource bij Alle werkdagen kiest voor Nee, wordt geen rekening gehouden met het arbeidsprofiel. In dat geval kan de resource een eventueel terugkeerpatroon instellen en een einddatum invullen.
Voorbeeld: Bijvoorbeeld wekelijks elke week op donderdag. In dat geval wordt een verlofregistratie aangemaakt voor alle donderdagen in de ingestelde periode.
De resource kan vervolgens door naar de stap Dagdeel. Zie Stap Dagdeel.
Stap Herhalen (in geval van meerdere dagdelen)
Als de resource een dagdeel verlof voor meerdere dagen wil aanvragen, kan de resource een terugkeerpatroon instellen en een einddatum invullen.
Voorbeeld: Bijvoorbeeld elke week op donderdag. In dat geval wordt een verlofregistratie aangemaakt voor alle donderdagen in de ingestelde periode. Er wordt in dit geval geen rekening gehouden met het arbeidsprofiel.
De resource kan vervolgens door naar de stap Dagdeel.
Stap Dagdeel
De resource kan de begin- en eindtijd of het aantal uren vullen. Als de resource de tijden vult of wijzigt, wordt het aantal uren automatisch berekend met een maximum van 8 uur. Als de resource de uren vult (bijvoorbeeld met een aantal hoger dan 8), hebben wijzigingen in de tijden geen invloed meer op het aantal uren.
Voorbeeld:
Stap Documenten
Als de resource een verlofsoort kiest waar een documentsjabloon aan is gekoppeld, is het mogelijk om een of meer documenten toe te voegen in de stap Documenten.
Zie ook Veld Documentsjabloon.
Nadat de verlofaanvraag is ingediend, zijn de toegevoegde documenten zichtbaar voor de manager.
Opmerking: Het veld Toegestane bestandsextensies op de pagina Web API-instellingen bepaalt welke bestandsformaten mogelijk zijn bij het uploaden van documenten. Het veld Maximale upload bestandsgrootte in portal (in MB) op de pagina Web-instellingen bepaalt hoe groot het bestand maximaal mag zijn.
Stap Aanvullende gegevens
Het is mogelijk om een extra stap aan toe te voegen aan de wizard waarin aanvullende velden ingevuld kunnen worden. Daartoe moet in het portaldomein voor de resource een overige registratieset voor verlof worden ingericht met de aanvullende (flexibele) velden. Koppel die registratieset vervolgens op de pagina Verlofsoorten aan een verlofsoort via het veld Registratieset.
Als een resource op de portal een verlofsoort kiest waar een registratieset aan is gekoppeld, wordt de stap Aanvullende gegevens met de ingestelde velden toegevoegd aan de wizard.
Nadat de verlofaanvraag is ingediend, zijn de ingevulde gegevens zichtbaar voor de manager. De manager kan ze niet wijzigen.
Verlofaanvraag met meerdere verlofsoorten
Meerdere verlofsoorten op verschillende dagen
Het is mogelijk om 1 verlofaanvraag aan te maken voor meerdere dagen met verschillende verlofsoorten. Bijvoorbeeld een dag vakantie en een dag of week later een dag ouderschapsverlof. Daarvoor moet de resource de wizard eerst doorlopen voor de ene verlofsoort (bijvoorbeeld een dag vakantie op een bepaalde datum). Als die is opgeslagen, klikt de resource op de knop Toevoegen om de wizard nog een keer te doorlopen voor een andere datum, met een andere verlofsoort (bijvoorbeeld een dag ouderschapsverlof op de dag of week erna). Op die manier worden meerdere regels aangemaakt in dezelfde verlofaanvraag.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
Het is ook mogelijk om in deze situatie meerdere verlofaanvragen aan te maken. Dus in het voorbeeld een verlofaanvraag voor een dag vakantie en een andere verlofaanvraag voor een dag ouderschapsverlof.
Meerdere verlofsoorten op 1 dag
Het is ook mogelijk om in 1 verlofaanvraag voor dezelfde dag meerdere verlofsoorten op te nemen. Bijvoorbeeld op 1 dag 4 uur ouderschapsverlof en 4 uur vakantie. Daarvoor moet de resource de wizard eerst doorlopen voor een dagdeel met de ene verlofsoort (bijvoorbeeld vakantie van 9:00 tot 13:00). Als die is opgeslagen, klikt de resource op de knop Toevoegen om de wizard nog een keer te doorlopen voor het dagdeel met de andere verlofsoort (bijvoorbeeld ouderschapsverlof van 13:00 tot 17:00). Uiteraard mogen de tijdstippen elkaar niet overlappen.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
Het is ook mogelijk om in deze situatie meerdere verlofaanvragen aan te maken. Dus in het voorbeeld een verlofaanvraag voor 4 uur vakantie en een andere verlofaanvraag voor 4 uur ouderschapsverlof op dezelfde dag.
Icoon
In de verlofaanvraag op de portal kan maar 1 verloficoon worden getoond, namelijk het icoon dat betrekking heeft op de verlofsoort in de eerst toegevoegde regel. Zie ook Veld Webicoon.
Verlofaanvraag op feestdag
Voert een gebruiker een verlofaanvraag in met een datum waarop een feestdag geldt, dan wordt voor die datum geen verlofregistratieregel aangemaakt.
Voorwaarde is dat een feestdagenkalender met de betreffende datum is ingesteld:
- op de pagina Algemene instellingen in het veld Bedrijfskalender feestdagen, of
- op de resourcekaart in het veld Feestdagenkalender
Zie ook Veld Bedrijfskalender feestdagen en Veld Feestdagenkalender.
Melding(en)
Controle op verlofsaldo
Als dat is ingericht, wordt gecontroleerd of het openstaande verlofsaldo wordt overschreden. Is dat het geval, dan krijgt de gebruiker daar een waarschuwing over.
Zie ook Verlofsaldo controleren.
Foutmelding geen geldig contract
Bij het invoeren van een verlofaanvraag wordt gecontroleerd of de resource op de ingevoerde datum een geldig (geactiveerd) te verlonen contract heeft (bij de bedrijfseenheid die is geselecteerd of van toepassing is). Is dat niet het geval, dan krijgt de gebruiker een foutmelding.
Zie ook Inrichting verlofregistraties.
Zie ook
Controllersoort ResourceVacations
Verlofaanvragen invoeren en goedkeuren op de portal (inrichting)
Veld Toegestane bestandsextensies
Veld Maximale upload bestandsgrootte in portal (in MB)