Rapport Creëer verlofregistratie en update urenstaat
Via het rapport Creëer verlofregistratie en update urenstaat is het mogelijk om voor een of meer resources een verlofregistratie aan te maken voor een bepaalde datum (bijv. een verplichte vrije dag), waarbij de verlofuren automatisch worden voorgezet in een urenstaat. Als voor de betreffende resource(s) al een urenstaat aanwezig is, worden de urenstaten automatisch bijgewerkt met de toe te kennen verlofuren.
Rapport openen
U kunt deze rapportaanvraagpagina openen vanuit het onderdeel Mijn favorieten in het rolcentrum als daar het rapport 11076457 aan is gekoppeld (en u daar toegang tot hebt). Zie ook Mijn favorieten bewerken en Veld Snelmenu filter.
Het is ook mogelijk om een taakwachtrijpost met dit rapport in te stellen. Zie ook Taakwachtrijposten instellen.
Benodigde inrichting
Opmerking: Deze inrichting is minder geschikt voor uitzendsituaties waarbij verlofuren worden geschreven op het klantproject (zodat het laatst verdiende uurloon wordt gebruikt).
- In het contract van de resource moet een arbeidsprofiel zijn ingesteld waarin op dagniveau het aantal te werken uren is aangegeven. Dit contract moet zijn geactiveerd.
- Op de pagina Verlofstatus moeten een of meer statussen zijn aangemaakt waarbij de optie de optie Verwerk verlofuren in urenstaat is aangevinkt.
- Op de pagina Ureninstellingen, sneltab Uren (genereren) moet:
- bij Automatisch aanmaken urenregelsvoor de waarde Beide (of Algemene projecten) zijn ingesteld.
- in het veld Project verlofuren een project zijn geselecteerd waarop de verlofuren kunnen worden weggeschreven.
Belangrijk: Op dit project moet een functiegroep zijn ingevuld en moeten alle werksoorten voor verlof actief zijn. Deze moeten dus op de pagina Projectloon en -tarief van het project staan, in de sneltab Berekende werksoorten.
Rapport instellen en uitvoeren
Vul de volgende velden:
- Datum - vul de datum in waarvoor u een verlofregistratie wilt aanmaken.
- Verlofsoort - selecteer de verlofsoort die van toepassing is. Aan de verlofsoort moet een werksoort gekoppeld zijn. Als u de keuzelijst bij dit veld opent, is zichtbaar of een werksoort gekoppeld is.
- Verlofstatus - standaard is al een verlofstatus ingevuld. Dat betreft de eerste verlofstatus waarin de optie Verwerk verlofuren in urenstaat is aangevinkt. U kunt desgewenst een andere status kiezen. Om te zorgen dat de verlofuren automatisch worden voorgezet in urenstaten, moet dit een status zijn waarin de optie Verwerk verlofuren in urenstaat is aangevinkt.
- Toelichting manager - optioneel.
Filters instellen
Stel een of meer filters in de kaders Contract en/of Resource in, zodat de verlofregistraties alleen worden aangemaakt voor de gewenste resources. Bijvoorbeeld in het kader Resource op het resourcenummer (veld Nr.). Wilt u meerdere resourcenummers instellen, plaats dan een | (sluisteken of pipe) tussen de nummers.
Rapport uitvoeren en resultaat
Voert u het rapport handmatig uit en klikt u op OK, dan krijgt u een melding hoeveel verlofregistraties zijn aangemaakt en hoeveel urenstaten zijn geüpdatet.
Verlofregistratie
In de automatisch aangemaakte verlofregistratie is in het veld Uren het aantal uren ingevuld volgens het arbeidsprofiel van de resource voor de betreffende dag. Bij Tijd vanaf is automatisch het tijdstip 9:00:00 en bij Tijd t/m het tijdstip 17:00:00 ingevuld. Is het aantal uren in het arbeidsprofiel 0 op de ingestelde dag, dan wordt geen verlofregistratie aangemaakt.
Als voor de ingestelde datum al een verlofregistratie aanwezig is voor een resource, dan maakt het rapport geen verlofregistratie aan en de bestaande verlofregistratie wordt niet bijgewerkt.
Urenstaat
Als in het rapport een verlofstatus is ingesteld waarin de optie Verwerk verlofuren in urenstaat is aangevinkt, dan worden de verlofuren automatisch voorgezet in een urenstaat. Wanneer voor een resource al een urenstaat aanwezig is die nog niet is geboekt, wordt voor de goedgekeurde verlofuren automatisch een urenregel aangemaakt met de werksoort die in de verlofsoort is ingesteld. Wordt de urenstaat later aangemaakt, dan zijn de verlofuren automatisch voorgezet.
Prioriteit bij voorzetten
Standaard is het aantal uren in de urenregel gelijk aan het aantal verlofuren in de verlofregistratie, behalve als op dezelfde dag al feestdaguren, ouderschapsverlofuren en/of ziekte-uren zijn voorgezet.
Als er op dezelfde dag zowel feestdaguren, verlofuren, ziekte-uren en/of werkschema-uren zijn, dan geldt de volgende volgorde van prioriteit:
- Feestdagen
- Ouderschapsverlof
- Verzuim
- Verlof
- Werkschema
Is er sprake van een feestdag, dan vervalt het overige.
Voorbeeld: Stel een resource heeft een arbeidsprofiel van 5 x 8 uur. Er is via het rapport 11076457 een goedgekeurde verlofregistratie voor 8 uur op de vrijdag aangemaakt. Er loopt vanaf maandag ook een verzuimregistratie waarop de resource 50% ziek is gemeld. Indien ingericht, zullen in de urenregistratie de volgende uren worden voorgezet op de vrijdag van de betreffende week:
- 4 uur ziek
- 4 uur verlof
Tip: Meer informatie over het werken met rapporten zie Microsoft Learn: Rapporten uitvoeren en afdrukken, Microsoft Learn: Rapportgegevens analyseren met Excel en XML en Microsoft Learn: Filters instellen in rapporten, batchtaken en XMLports. Voor hulp bij het zoeken van specifieke pagina's raadpleegt u Pagina's en informatie zoeken met Vertel me.
Zie ook
Automatisch voorzetten van verlofuren in urenstaten
Automatisch voorzetten van feestdagen in urenstaten
Automatisch voorzetten van ziekte-uren in urenstaten
Taakwachtrijposten in Mysolution
Veld Automatisch aanmaken urenregels voor