Journalisering bij urenstaten
Het is mogelijk om bij het boeken van een urenstaat een journaalpost te genereren. De functionaliteit van het journaliseren is actief als in het factuur- en/of loonbedrijf de volgende opties zijn ingeschakeld op de pagina Urenstellingen, sneltab Uren (boeken):
- Boek uren naar GRB-tarief
- Boek uren naar GRB-kostprijs/-loon
Uiteraard kan ook 1 van beide opties zijn ingeschakeld, in dat geval gaat het om 1 van de boekingen.
Op de pagina Ureninstellingen kunt u via de optie Uren boeken per kalendermaand ook instellen dat bij het boeken van een urenstaat die in 2 verschillende maanden valt afzonderlijke journaalposten moeten worden gemaakt, een voor de ene maand en een voor de andere maand.
Per werksoort kan worden ingesteld of de omzet en/of kostprijs moeten worden gejournaliseerd. Dit geeft u aan via de volgende opties op de werksoort:
- Boek tarief naar grootboek factuurbedrijf
- Boek kostprijs naar grootboek loonbedrijf
Als u werkt met een centraal bedrijf boekt u urenstaten in het centrale bedrijf en niet in het bedrijf waar de journalisering moet worden uitgevoerd. Om de functionaliteit te laten werken moet u daarom codeunit 11076277 instellen in de taakwachtrij van de bedrijven waar de journalisering moet worden uitgevoerd.
In de urenposten geven de velden Grootboek tarief verwerkt en Grootboek loon verwerkt aan of de urenposten al zijn weggeschreven naar het grootboek. Dit is afhankelijk van de parameters Boek uren naar GRB-tarief en Boek uren naar GRB-kostprijs/-loon in de ureninstellingen in het factuur- of loonbedrijf (op basis van de bedrijfseenheid). Als bijvoorbeeld in het factuurbedrijf van de betreffende bedrijfseenheid de parameter Boek uren naar GRB-tarief niet staat ingeschakeld, dan wordt bijgehouden dat de urenpost al wel is verwerkt wat betreft tarief, en dus is Grootboek tarief verwerkt ingeschakeld. Dit geldt ook vice versa. Hiermee wordt voorkomen dat als de parameter later alsnog wordt aangezet, er geen oude urenposten alsnog naar het grootboek worden weggeschreven.
Bij het boeken naar het grootboek wordt alleen gekeken naar de urenposten die nog niet verwerkt zijn (afhankelijk van de parameters en het loon- dan wel factuurbedrijf). De status van de urenstaat is hierbij niet van belang.
Foutmeldingen
Treedt tijdens het boeken naar het grootboek een fout op, dan wordt dit vastgelegd:
-
op de urenstaat in het veld Foutmelding, en
-
op de pagina Urenkostenposten in het veld Fout in het proces kosten boeken naar grootboek, en/of
-
op de pagina Urenopbrengstposten in het veld Fout in het proces kosten boeken naar grootboek
Om te voorkomen dat de foute regels telkens opnieuw worden aangeboden zonder dat ze opgelost zijn en de lijst met fouten alleen maar langer wordt, worden ze pas opnieuw opgepakt voor het boeken naar het grootboek nadat u op de actiebalk van de urenstaat of het urenstatenoverzicht op de knop Boeken naar grootboek opnieuw proberen hebt geklikt (deze knop is standaard niet zichtbaar). De velden met de foutmelding worden dan leeggemaakt. Dat zorgt ervoor dat de posten opnieuw aangeboden worden voor boeken naar het grootboek.
Tip: Stel in het urenstatenoverzicht een filter in op urenstaten met een foutmelding om te zien welke urenstaten niet in het grootboek kunnen worden geboekt en sla de lijstweergave op. Voor die urenstaten kunt u de knop Boeken naar grootboek opnieuw proberen gebruiken om het boeken naar het grootboek opnieuw uit te voeren. Doet u dit niet, dan blijft de fout gevuld staan en worden omzet en of kosten niet verwerkt in het grootboek.
Zie ook Microsoft Learn: Sorteren, zoeken en filteren en Microsoft Learn: Lijstweergaven opslaan en personaliseren.
Voorbeeld journalisering
Stel de volgende bedrijfseenheden zijn actief:
| Bedrijfseenheid | Centraal bedrijf | Loonbedrijf | Factuurbedrijf |
| 910 UITZ | 900 Centraal bedrijf | 910 Uitzendorganisatie | 910 Uitzendorganisatie |
| 920 DETA | 900 Centraal bedrijf | 920 Detachering | 920 Detachering |
In dit geval is er 1 centraal bedrijf van waaruit 2 bedrijfseenheden worden aangestuurd.
Case 1
- Project met bedrijfseenheid 910 UITZ
- Projectresource met bedrijfseenheid 910 UITZ
- Gewerkt 5x8 uur
- Kostprijs 20, tarief 30
Er ontstaan 5 urenposten met bedrijfseenheid 910 UITZ.
Bij journaliseren in het bedrijf 910 Uitzendorganisatie gebeurt het volgende:
- Een bedrag van 1200 (40x30) wordt geboekt (als de optie Boek uren naar GRB-tarief is ingeschakeld)
- Een bedrag van 800 (40x20) wordt geboekt (als de optie Boek uren naar GRB-kostprijs/-loon is ingeschakeld)
Case 2 - interne inhuur
- Project met bedrijfseenheid 920 DETA
- Projectresource met bedrijfseenheid 910 UITZ
- Gewerkt 5x8 uur
- Kostprijs 20, tarief 30, intern tarief 25
Er is sprake van interne inhuur als de bedrijfseenheid van het project afwijkt van de bedrijfseenheid van de projectresource. Als in zo'n situatie uren worden geboekt, ontstaan telkens 2 urenposten. De urenpost van bedrijfseenheid 910 stuurt de verloning aan en de (interne) verkoopfacturatie in bedrijf 910 Uitzendorganisatie. De urenpost van bedrijfseenheid 920 stuurt de (interne) inkoopfactuur en de (externe) verkoopfactuur aan in bedrijf 920 Detachering.
Er ontstaan 5 urenposten met bedrijfseenheid 910 UITZ en 5 urenposten met bedrijfseenheid 920 DETA
Bij journaliseren in het bedrijf 910 Uitzendorg gebeurt het volgende:
- Een bedrag van 1000 (40x25) wordt geboekt (als de optie Boek uren naar GRB-tarief is ingeschakeld)
- Een bedrag van 800 (40x20) wordt geboekt (als de optie Boek uren naar GRB-kostprijs/-loon is ingeschakeld)
Bij journaliseren in het bedrijf 920 Detachering gebeurt het volgende:
- Een bedrag van 1200 (40x30) wordt geboekt (als de optie Boek uren naar GRB-tarief is ingeschakeld)
- Een bedrag van 1000 (40x25) wordt geboekt (als de optie Boek uren naar GRB-kostprijs/-loon is ingeschakeld)
Zie ook
Pagina Urenstaten (Mysolution)
Microsoft Learn: Taakwachtrijen gebruiken om taken te plannen
Veld Boek uren naar GRB-tarief
Veld Boek uren naar GRB-kostprijs/-loon
Veld Uren boeken per kalendermaand
Veld Boek uren naar GRB-tarief - factuurbedrijf
Veld Boek uren naar GRB-kostprijs/-loon - loonbedrijf
Veld Grootboek tarief verwerkt