Historisch jaarloon - loongegeven HJL
Er zijn diverse bijzondere beloningen die aan een resource kunnen worden uitbetaald. Deze bijzondere beloningen moeten worden belast naar een bijzonder tarief dat afhankelijk is van het heffingsloon van het voorgaande jaar. Om de percentages bijzonder tarief correct te kunnen toepassen, wordt op de pagina Resource loongegevens van een resource het historisch jaarloon vastgelegd (code loongegevenssoort HJL).
Het historisch jaarloon kan op de volgende manieren worden vastgelegd:
- automatisch, via een jaarlijkse run
- automatisch, bij de eerste loonberekening
- handmatig
Let op: Wanneer een bedrijfseenheid binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen (SGI) valt, wordt het historisch jaarloon gebruikt van de bedrijfseenheid waar een historisch jaarloon van vorig jaar bekend is. Zie Pagina Samenhangende groep inhoudingsplichtigen.
Historisch jaarloon via een jaarlijkse run bepalen
Ieder jaar, uiterlijk voordat de eerste verloning in het nieuwe jaar wordt uitgevoerd, moet het nieuwe historische jaarloon worden bepaald. Dit kunt u automatisch laten berekenen door een rapport uit te voeren dat het historisch jaarloon berekent voor resources die:
- het voorafgaande jaar loon betaald hebben gekregen, en
- een te verlonen contract hebben.
Hierbij kunnen zich een paar situaties voordoen:
- De resource heeft het voorafgaande kalenderjaar voor iedere loonperiode een loonberekening. In dat geval is het historisch jaarloon gelijk aan het bedrag dat geboekt is in kolom 14 van de loonstaat.
- De resource heeft maar een deel van het voorgaande kalenderjaar loon betaald gekregen. Dan wordt het bedrag geëxtrapoleerd naar een volledig jaar. De berekening:
1 / (aantal maanden / 12 + aantal vierwekenperioden / 13 + aantal weekperioden / 52) * kolom 14
In geval van een jaar met 53 weken wordt het historisch jaarloon als volgt berekend:
1 / (aantal maanden / 12 + aantal vierwekenperioden / 13 + aantal weekperioden / 53) * kolom 14
Ondergrens (minimumjaarloon) vastleggen
Het is mogelijk om een ondergrens voor het historisch jaarloon vast te leggen (per bedrijfseenheid). Hiermee zorgt u ervoor dat altijd een minimumpercentage bijzonder tarief gehanteerd wordt. Voeg daartoe elk jaar een nieuwe regel op de pagina Loongegevens toe met de nieuwe ondergrens. Kies voor 2025 voor ingangsdatum 1-1-2025 bij maandverloning en ingangsdatum 30-12-2024 bij week- en vierwekenverloning.
Als het berekende jaarloon onder het ingestelde minimumjaarloon valt, wordt het minimumjaarloon gebruikt.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
Ingangsdatum historisch jaarloon
Na het uitvoeren van de jaarlijkse run is de ingangsdatum automatisch vastgelegd. Deze ingangsdatum is bij week- en vierwekenverloning de maandag van week 1 en bij maandverloning 1 januari.
De jaarlijkse run uitvoeren
Voer onderstaande procedure uit:
- vóórdat de eerste verloning in het nieuwe jaar wordt uitgevoerd,
- vanaf week 1 in het nieuwe jaar,
- in het centrale bedrijf
- Zorg dat in de pagina Loongegevens het minimumjaarloon voor het nieuwe (dus huidige) jaar is ingesteld. Zie Ondergrens (minimumjaarloon) vastleggen.
- Open het loonberekeningenoverzicht en klik op de actiebalk onder Jaarovergang op Bereken en exporteer historisch jaarloon. De pagina Bereken en exporteer historisch jaarloon opent.
- Selecteer de bedrijfseenheid waarvoor u het historisch jaarloon wilt berekenen. Desgewenst kunt u nog meer filters instellen.
- Klik daarna op OK. Een Excel-bestand wordt aangemaakt. Hierin staan de resources die het voorafgaande jaar loon hebben gekregen en een te verlonen contract hebben. Voor elke resource is het historisch jaarloon berekend.
- Controleer de gegevens en corrigeer indien nodig.
Opmerking: Wanneer u gebruikmaakt van vaste maand- of vierwekenverloning, dan is ook inzichtelijk welke werknemers gedurende een periode in dienst zijn getreden. Voor deze werknemers moet u het jaarloon mogelijk nauwkeuriger te bepalen dan standaard gebeurt.
- Sla het bestand na correcties op. Het maakt op zich niet uit waar en onder welke naam, als u het bij het importeren maar weer weet terug te vinden.
- Klik op de actiebalk van het loonberekeningenoverzicht onder Jaarovergang op Importeer historisch jaarloon. De pagina Importeren opent.
-
Sleep het Excel-bestand dat u hebt opgeslagen naar het blok met de stippellijn, of:
- Klik op het blok met de stippellijn.
- Zoek en selecteer de map waarin het Excel-bestand staat.
- Zoek en selecteer het Excel-bestand en klik op Openen.
- Het bestand wordt geïmporteerd en u krijgt een melding hoeveel records zijn geïmporteerd. Klik op OK.
- Voer bovenstaande stappen uit per bedrijfseenheid.
Historisch jaarloon bepalen via eerste loonberekening
Als er nog geen historisch jaarloon bekend is en deze niet handmatig is toegevoegd op de pagina Resource loongegevens, wordt het historisch jaarloon automatisch berekend tijdens de eerste loonberekening. Dit gebeurt alleen als de resource in de betreffende bedrijfseenheid een te verlonen contract heeft. Het jaarloon wordt herleid alsof de resource over het hele lopende jaar loon zou krijgen, rekening houdend met uitbetaling van vakantiegeld.
Let op: Als op de bedrijfseenheid in het veld Cao code 633 of 1060 is ingesteld, wordt 8,33% vakantietoeslag toegepast.
Opmerking: Het kan voorkomen dat een resource uit dienst is gegaan en er een historisch jaarloon voor een eerder jaar aanwezig is. Wanneer de jaarlijkse run wordt uitgevoerd, wordt voor zo'n resource geen nieuw historisch jaarloon bepaald omdat de resource geen contract meer heeft. Als de resource opnieuw in dienst komt en in een bepaald loonjaar opnieuw wordt verloond en er is nog geen historisch jaarloon aanwezig met een ingangsdatum die in dat betreffende loonjaar ligt, dan wordt een nieuw historisch jaarloon berekend.
Indien nodig past u dit berekende jaarloon handmatig aan.
Vast loon
Als op het contract een fase is ingesteld waarin de optie Vast loon is ingeschakeld, dan geldt het volgende:
- in geval van maandverloning: loon op kolom 14 * 12 * 1,08
- in geval van vierwekenverloning: loon op kolom 14 * 13 * 1,08
Dit geldt echter niet als de resource een contract met een vast loon (maand- of vierwekenverloning) heeft en gedurende de maand/periode in dienst komt. In dat geval wordt niet uitgegaan van kolom 14 maar van het loon op het contract:
- in geval van maandverloning: loon op contract * parttime% * 12 * 1,08
- in geval van vierwekenverloning: loon op contract * parttime% * 13 * 1,08
Minimumjaarloon
U kunt een minimumjaarloon instellen op de pagina Loongegevens. Als het berekende jaarloon onder dit minimum valt, wordt het minimumjaarloon gebruikt. Zie ook Ondergrens (minimumjaarloon) vastleggen.
Ingangsdatum historisch jaarloon
Als het historisch jaarloon wordt berekend bij de eerste loonberekening is de ingangsdatum automatisch vastgelegd. Deze ingangsdatum is bij week- en vierwekenverloning standaard de maandag van week 1 en bij maandverloning 1 januari.
Voorbeelden
In onderstaande voorbeelden is de cao-code op de bedrijfseenheid niet 633 of 1060.
Voorbeeld: Resource komt 30-12-2024 in dienst, heeft een uurloon en wordt per week verloond.
De resource heeft een uurloon van € 15,00 en heeft in week 1 de volgende uren gewerkt:
| week | uurloon | normale uren | toeslaguren 150% | overwerkuren 200% | jaarloon |
| 1 | € 15,00 | 40 | 3 | 2 | € 40.856,40 |
Het historisch jaarloon kan als volgt worden berekend:
((40 + (3*150%) + (2*200%)) * 15,00) * 52 * 1,08 = 40.856,40
Dit jaarloon wordt in de loongegevens van de resource vastgelegd met ingangsdatum 30-12-2024.
Voorbeeld: Resource komt 3-3-2025 in dienst, heeft een uurloon en wordt per week verloond.
De resource heeft een uurloon van € 15,00 en heeft in week 10 de volgende uren gewerkt:
| week | uurloon | normale uren | toeslaguren 150% | overwerkuren 200% | jaarloon |
| 10 | € 15,00 | 30 | 4 | - | € 30.326,40 |
Het historisch jaarloon kan als volgt worden berekend:
(30 + (4*150%) * 15,00) * 52 * 1,08 = 30.326,40
Dit jaarloon wordt in de loongegevens van de resource vastgelegd met ingangsdatum 30-12-2024.
Voorbeeld: Resource komt 3-3-2025 in dienst, heeft een uurloon en wordt per week verloond, op globaal niveau is een minimumjaarloon van € 12.000,00 vastgelegd.
De resource heeft een uurloon van € 15,00 en heeft in week 10 de volgende uren gewerkt:
| week | uurloon | normale uren | toeslaguren 150% | overwerkuren 200% | jaarloon |
| 10 | € 15,00 | 10 | - | - | € 12.000,00 |
Het historisch jaarloon kan als volgt worden berekend:
(10 * 15,00) * 52 * 1,08 = 8.424,00. Dit is lager dan het minimumjaarloon van 12.000,00.
In de loongegevens van de resource wordt 12.000,00 vastgelegd met ingangsdatum 30-12-2024.
Kolom 14
In plaats van een berekening op basis van de uren kunt u ook uitgaan van het bedrag in kolom 14 van de loonberekening. De berekening is dan in geval van een loonberekening met periodesoort:
- week: bedrag in kolom 14 * 52 * 1,08 (of 1,0833)
- 4 weken: (bedrag in kolom 14 / 4) * 52 * 1,08 (of 1,0833)
- maand: bedrag in kolom 14 * 12 * 1,08 (of 1,0833)
Dit geldt niet als de resource een contract met een vast loon (maand- of vierwekenverloning) heeft en gedurende de maand/periode in dienst komt. In dat geval wordt niet uitgegaan van kolom 14 maar van het loon op het contract: loon op contract * parttime% * aantal perioden (12 of 13) * 1,08.
Jaren met 53 weken
In jaren die 53 weken bevatten (zoals 2026) wordt als volgt gerekend bij week- en vierwekenverloning:
- week: bedrag in kolom 14 * 53 * 1,08 (of 1,0833)
- 4 weken: (bedrag in kolom 14 / 4) * 53 * 1,08 (of 1,0833)
Historisch jaarloon handmatig invoeren
Naast het automatisch laten bepalen van het historisch jaarloon is het ook mogelijk om het historisch jaarloon handmatig in te voeren of aan te passen.
Let op: Wanneer u een historisch jaarloon invoert dat lager ligt dan het minimumjaarloon uit de pagina Loongegevens, wordt dit niet automatisch verhoogd naar het minimumjaarloon.
Als u handmatig een historisch jaarloon instelt en daarna een eerste loonberekening uitvoert, blijft het bedrag onveranderd.
Geen einddatum
Normaal gesproken mogen records met hetzelfde loongegeven (voor dezelfde bedrijfseenheid) geen overlap hebben. Voor het historisch jaarloon geldt een uitzondering omdat het historisch jaarloon automatisch vastgelegd kan worden tijdens het maken van een loonberekening. Bij historisch jaarloon kan daarom geen einddatum ingevuld worden.
Zie ook
Rapport Bereken en exporteer historisch jaarloon