Sneltab Uren per datum

Als de sneltab Algemeen van de urenstaat gevuld is, kunt u de regels van de urenstaat gaan vullen. In geval van weekstaten is de sneltab Uren per week van toepassing en in geval van maand- of vierwekelijkse staten de sneltab Uren per datum. Als in het veld Periodesoort de waarde Maand of Vier weken is ingevuld, wordt de sneltab Uren per week niet getoond.

 

Accorderingshistorie

Als:

• er uren en/of vergoedingen zijn ingevoerd voor een project waarin de optie Uren goedkeuren is ingeschakeld en op de werksoort is in het veld Type accordering een andere waarde dan Geen accordering ingesteld, dan moeten de uren/vergoedingen van de betreffende werksoort eerst worden geaccordeerd voordat u de urenstaat kunt boeken.
• een declaratieregel is ingevoerd voor een project waarin de optie Declaraties goedkeuren is ingeschakeld en op de declaratiewerksoort is in het veld Type accordering een andere waarde dan Geen accordering ingesteld, dan moet de declaratie eerst worden geaccordeerd voordat u de urenstaat kunt boeken.

In het feitenblok Uren totalen staat Accorderen benodigd dan op Ja. Via de knop Accorderingshistorie achterhaalt u wie wanneer welke actie heeft uitgevoerd met betrekking tot het accorderen van uren/declaraties.

Zie ook

Urenregeldetail accorderinghistorie

Veld Uren goedkeuren

Veld Declaraties goedkeuren

Type accordering

Declaraties

 

Kleuren van ingevoerde uren

Voor uren, vergoedingen en declaraties waarbij accordering van toepassing is (zie ook Accorderingshistorie), zijn verschillende kleuren mogelijk. Deze kleuren geven de status van deze uren/declaraties aan:

• Zwart: - meerdere betekenissen mogelijk:
  • ingevoerd maar nog niet aangeboden, of 
  • voor de werksoort is geen accordering van toepassing. In dat geval is in de werksoort bij Type accordering de waarde Geen accordering ingesteld, of
  • voor het project is geen accordering van toepassing. In geval van uren en vergoedingen is dan op het project de optie Uren goedkeuren niet ingeschakeld. In geval van declaraties is dan op het project de optie Declaraties goedkeuren niet ingeschakeld.
  • de uren zijn geïmporteerd en op de pagina Ureninstellingen is de optie Geïmporteerde uren wijzigen en goedkeuren uitgeschakeld. Zie ook Veld Geïmporteerde uren wijzigen en goedkeuren.
• Blauw en cursief: aangeboden, nog te accorderen
• Groen: goedgekeurd
• Rood: afgekeurd

 

Knop Goedkeuren

Via de knop Goedkeuren op de actiebalk van de sneltab Uren per datum kunt u urenregels of declaratieregels goedkeuren als:

• er een of meer te accorderen uren- of declatatieregels zijn met een werksoort waarbij in het veld Type accordering (in de sneltab Web van de werksoort) de waarde Klant accordering, Interne accordering of Klant en interne accordering is ingesteld, en
• deze regels zijn aangeboden

Via deze knop accordeert u de geselecteerde regels die voldoen aan bovenstaande voorwaarden. Regels die niet voldoen aan deze voorwaarden worden hierbij overgeslagen. U krijgt een melding hoeveel regels zijn goedgekeurd. De kleur in het veld Aantal wijzigt naar groen.   

 

Knop Afkeuren

Via de knop Afkeuren op de actiebalk van de sneltab Uren per datum kunt u urenregels en declaratieregels afkeuren als:

• er een of meer te accorderen uren- of declatatieregels zijn met een werksoort waarbij in het veld Type accordering (in de sneltab Web van de werksoort) een andere waarde dan Geen accordering is ingesteld, en
• deze regels zijn aangeboden

 

Uren-/declaratieregels afkeuren

Wilt u (aangeboden) uren-/declaratieregels afkeuren, selecteer dan de betreffende regel(s) in de sneltab Uren per datum en klik op de actiebalk van deze sneltab op de knop Afkeuren. De pagina Reden van afkeur opent. Zie Pagina Reden van afkeur.

 

Melding en kleur

U krijgt een melding hoeveel regels zijn afgekeurd met de reden die u hebt ingevoerd. De kleur in het veld Aantal wijzigt naar rood.

 

E-mailbericht

Als (een selectie van) uren-/declaratieregels op deze manier afgekeurd worden, dan kan de resource hierover een e-mailbericht ontvangen. Daarvoor moet op de pagina Web-instellingen wel het veld Verstuur e-mail bij afkeuren uren zijn ingeschakeld en een e-mailsjabloon zijn ingesteld in het veld E-mailsjabloon voor afgekeurde uren.

 

Zie ook

Veld Type accordering

Pagina Rolautorisatie

Contactpersonen

Veld Rol declaraties accorderen filter

Declaraties goedkeuren of afkeuren (accorderen)

Veld Verstuur e-mail bij afkeuren uren

Veld E-mailsjabloon voor afgekeurde uren

Pagina Een e-mail opstellen (e-maileditor)

 

Ingevulde urenregels wijzigen in ongeboekte urenstaten

Als in een ongeboekte urenregel aantallen/bedragen zijn ingevuld en de urenstaat een status heeft waarin wijzigingen zijn toegestaan, dan kunt u de aantallen/bedragen indien nodig wijzigen. U kunt ook de omschrijving aanpassen.

De meeste andere velden in de urenregel kunt u dan niet wijzigen. Dat geldt voor velden als Project, Activiteit, Datum en Vervoerwijze. Wilt u deze velden wijzigen, voeg dan eerst een nieuwe regel toe met de gewenste inhoud. Verwijder vervolgens de aantallen/bedragen uit de onjuiste regel.

 

Velden WBS en Werksoort wel wijzigbaar in sneltab Uren per week

Het is in de sneltab Uren per week wel mogelijk om de velden WBS en Werksoort te wijzigen in urenregels met ingevulde uren/vergoedingen/declaraties. Zie Ingevulde urenregels wijzigen in ongeboekte urenstaten.

 

Geïmporteerde uren wel/niet wijzigbaar afhankelijk van instelling

Urenregels met geïmporteerde uren zijn niet wijzigbaar als op de pagina Ureninstellingen het veld Geïmporteerde uren wijzigen en goedkeuren is uitgeschakeld. Een uitzondering geldt voor gebruikers bij wie op de medewerkerskaart de optie Wijzigen uren o.v. import en urencalculator toegestaan is ingeschakeld.

Zie ook Veld Geïmporteerde uren wijzigen en goedkeuren en Veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan.

 

Urenregels uit urencalculator wel/niet wijzigbaar afhankelijk van instelling

In urenregels die afkomstig zijn uit de urencalculator is het niet mogelijk om aantallen te wijzigen in de sneltabs Uren per week en Uren per datum als op de pagina Ureninstellingen het veld Urenregels vanuit urencalculator wijzigen is uitgeschakeld. Wijzigingen in aantallen moeten dan via de sneltab Uren per dienst worden doorgevoerd, zodat de urencalculator de uren opnieuw berekent. Een uitzondering geldt voor gebruikers bij wie op de medewerkerskaart de optie Wijzigen uren o.v. import en urencalculator toegestaan is ingeschakeld.

Als u daardoor geen aantallen kunt wijzigen, is het wel mogelijk om in de sneltab Uren per week of Uren per datum extra urenregels toe te voegen met een werksoort waarvan de initiële urenregel afkomstig is uit de urencalculator en die daardoor niet wijzigbaar is. Is het aantal uren te hoog, dan voert u negatieve aantallen in (met een -, dus een minteken voor het aantal).

Zie ook

Veld Urenregels vanuit urencalculator wijzigen

Veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan

Sneltab Uren per dienst

 

Urenregels van geboekte urenstaten wijzigen

Voor het wijzigen van geboekte urenregels/-staten zie Een geboekte urenstaat corrigeren.

 

Help per veld

 

Overige velden (standaard niet zichtbaar)

Onderstaande velden staan niet standaard op de kaart, maar kunnen worden toegevoegd. Zie ook Microsoft Learn: Uw werkruimte personaliseren.

 

Overige velden (niet op de kaart te plaatsen)

Onderstaande velden staan niet standaard op de kaart, maar kunnen worden toegevoegd. Zie ook Microsoft Learn: Uw werkruimte personaliseren.

 

Knoppen op de actiebalk

Via de knoppen op de actiebalk van deze sneltab kunt u diverse acties uitvoeren. Onderstaand overzicht zal nog verder worden aangevuld.

	Projectresource	Als een urenregel is gekoppeld aan een projectresource, kunt u via deze knop de betreffende projectresourcekaart openen. Zie ook Projectresource.
	Werkschema	Als u een urenregel hebt geselecteerd die betrekking heeft op een werkschema van de projectresource dat geldig is in de urenstaatperiode, dan kunt u via deze knop het betreffende werkschema openen. Als de projectresource meerdere werkschema's heeft, dan wordt alleen het werkschema getoond dat geldig is in de urenstaatperiode. Als het ene werkschema binnen de urenstaatperiode eindigt en het andere binnen de periode start, dan worden beide getoond. Heeft een projectresource een werkschema zonder een start- en einddatum en een werkschema met een startdatum (die vóór de urenstaatperiode ligt), dan worden alleen de uren voorgezet van het werkschema met de startdatum. In die situatie worden wel beide werkschema's getoond als u op de knop Werkschema klikt. Zie ook Pagina Werkschema en Pagina Werkschema's.
	Aanbieden	Uren/vergoedingen Als er uren en/of vergoedingen zijn ingevoerd voor een project waarin de optie Uren goedkeuren is ingeschakeld en op de werksoort is in het veld Type accordering de waarde Klant accordering, Interne accordering of Klant en interne accordering ingesteld. dan moeten de uren/vergoedingen van de betreffende werksoort eerst worden geaccordeerd voordat u de urenstaat kunt boeken. Om ingevoerde uren/vergoedingen te kunnen accorderen, moeten ze eerst worden aangeboden/ingeleverd. Als een resource de uren/vergoedingen invoert via de resourceportal, kan hij/zij op een knop klikken om ze in te leveren. Vanuit MSF kunt u de uren/vergoedingen van een urenstaat o.a. aanbieden via deze knop. Zie ook Uren accorderen.   Declaraties Als een declaratie is ingevoerd voor een project waarin de optie Declaraties goedkeuren is ingeschakeld en op de declaratiewerksoort is in het veld Type accordering de waarde Klant accordering, Interne accordering of Klant en interne accordering ingesteld, moet deze eerst worden aangeboden voordat deze kan worden geaccordeerd en/of geboekt. Een resource kan een declaratie invoeren en aanbieden via de resourceportal. Vanuit MSF kunt u een declaratie o.a. aanbieden via de knop Aanbieden. Zie ook Declaraties en Declaraties accorderen.  Als op de declaratiewerksoort het veld Documentsjabloon is ingesteld en de optie Document verplicht is ingeschakeld, dan moet u eerst een document koppelen aan de declaratieregel voordat u de regel kunt aanbieden.   Controle op maximuminvoer In geval van declaraties en/of vergoedingen kan een controle op een maximuminvoer zijn ingesteld. Zie ook Maximale invoer urenstaat en Check maximale invoer urenstaat.
	Goedkeuren	Zie Knop Accorderen.
	Afkeuren	Zie Knop Afkeuren.
	Accorderingshistorie	Via deze knop achterhaalt u wie wanneer welke actie heeft uitgevoerd met betrekking tot het accorderen van uren/declaraties. Zie ook Urenregeldetail accorderinghistorie.
	Documenten	Als u een declaratieregel selecteert en bij de betreffende declaratiewerksoort is ingesteld dat een document toegevoegd kan/moet worden, dan kunt u via deze knop een of meer documenten aan de declaratie koppelen, bijvoorbeeld een scan van een bonnetje. Zie ook Documenten urenregeldetail.
	Route	Als via de resourceportal een kilometerdeclaratie is toegevoegd, kunt u via deze knop de gekozen/ingevoerde route opvragen. Zie ook Declaraties indienen via de resourceportal.

 

 

Zie ook

Urenstaat

Uren per week