Sneltab Uren per week
Nadat de sneltab Algemeen van de urenstaat is gevuld, kunt u de uren en aantallen gaan invullen (als ze niet al op een andere manier zijn gevuld). In geval van weekstaten is de sneltab Uren per week van toepassing en in geval van maand- of vierwekelijkse staten de sneltab Uren per datum (zie Uren per datum).
Opmerking: De sneltab Uren per week wordt alleen getoond in het geval van weekstaten. Als in het veld Periodesoort de waarde Maand of Vier weken is ingevuld, wordt de sneltab Uren per week niet getoond.
Automatisch aangemaakte urenregels
Automatisch aanmaken en tonen
In geval van weekstaten worden de regels in veel gevallen automatisch aangemaakt zodra u de gegevens in de sneltab Algemeen hebt ingevuld. In MSF is immers bekend bij welke klant(en) op welke project(en) de betreffende resource in die periode heeft gewerkt. In deze situatie hoeft u alleen de uren/vergoedingen in te vullen in de sneltab Uren per week bij de dagen maandag t/m zondag.
Of en welke urenregels automatisch worden aangemaakt, hangt af van:
- de instelling in het veld Automatisch aanmaken urenregels voor op de pagina Ureninstellingen.
- de optie Automatisch tonen in urenstaat per werksoort op de projectresourcekaart. Als de werksoort niet centraal wordt beheerd, kunt u deze optie aan- of uitvinken door op de projectresourcekaart in de sneltab Berekende werksoorten op Bewerken te klikken. Wordt de werksoort centraal beheerd, dan kan de optie Automatisch tonen in urenstaat alleen worden aan- of uitgevinkt vanuit het centrale niveau. Het veld Werksoortniveau in de sneltab Berekende werksoorten op de projectresourcekaart toont welk niveau dat betreft. Zie ook Veld Werksoortniveau.
Zie ook
Veld Automatisch aanmaken urenregels voor
Veld Automatisch tonen in urenstaat
Werksoorten centraal of decentraal beheren
Urencalculator
Bij gebruik van urencalculators en invoer in de sneltab Uren per dienst kunnen nieuwe urenregels worden toegevoegd door de urencalculator. Zie ook Sneltab Uren per dienst.
Automatismen
Als voor een werksoort zgn. automatismen zijn ingesteld, wordt automatisch een urenregel voor die werksoort toegevoegd zodra aan de instellingen wordt voldaan. Bijvoorbeeld als is ingesteld dat een bepaalde vergoeding alleen wordt toegekend als een x aantal uren op een andere werksoort is ingevoerd.
Voorbeeld: Stel dat is ingesteld dat een kilometervergoeding van toepassing is na minimaal 8 normale uren per dag. Als op een dag 8 uur worden ingevoerd op werksoort N voor normale uren, dan wordt automatisch een regel toegevoegd met de werksoort voor de kilometervergoeding. Is voor die kilometervergoeding ook een aantal of bedrag ingesteld, dan is dat automatisch ingevuld in de betreffende dag.
Voorzetten
Er kan ook zijn ingericht dat (sommige) uren automatisch worden ingevuld ('voorgezet'), bijvoorbeeld in het geval van feestdagen, ziekte-uren of verlofuren of als een werkschema voor de projectresource is ingesteld. In dat geval hoeft u de automatisch ingevulde uren alleen te controleren.
Zie ook
Automatisch voorzetten van feestdagen in urenstaten
Automatisch voorzetten van verlofuren in urenstaten
Automatisch voorzetten van ziekte-uren in urenstaten
Periodieke uitkeringen
Als in de urenstaat een werksoort met urensoort Periodieke uitkering aanwezig is en de status wordt omgezet naar een status waarin de optie Periodieke uitkering toevoegen is aangevinkt, dan wordt in de regel van de werksoort het aantal 1 ingevuld op de laatste dag van de urenstaat. Eindigt de projectresource eerder dan de laatste dag van de urenstaat, dan wordt die 1 ingevuld op de laatste dag van de projectresource. Bij het boeken van de urenstaat wordt de periodieke uitkering berekend.
Zie ook
Periodieke uitkering toevoegen
Pagina Grondslag periodieke uitkeringen
Uren en declaraties accorderen en accorderingshistorie
Als:
- er uren zijn ingevoerd voor een project waarin de optie Uren goedkeuren is ingeschakeld en op de werksoort is in het veld Type accordering de waarde Klant accordering, Interne accordering of Klant en interne accordering ingesteld, dan moeten de uren van de betreffende werksoort eerst worden goedgekeurd voordat u de urenstaat kunt boeken.
In het feitenblok Uren totalen staat Accorderen benodigd dan op Ja.
- een declaratieregel is ingevoerd voor een project waarin de optie Declaraties goedkeuren is ingeschakeld en op de declaratiewerksoort is in het veld Type accordering de waarde Klant accordering, Interne accordering of Klant en interne accordering ingesteld, dan moet de declaratie eerst worden goedgekeurd voordat u de urenstaat kunt boeken.
In het feitenblok Declaraties staat Accorderen benodigd dan op Ja.
Via de knop Accorderingshistorie achterhaalt u wie wanneer welke actie heeft uitgevoerd met betrekking tot het accorderen van uren/declaraties.
Zie ook
Urenregeldetail accorderinghistorie
Kleuren van ingevoerde uren/declaraties
Voor uren en declaraties waarbij accordering van toepassing is (zie ook Accorderingshistorie), zijn verschillende kleuren mogelijk. Deze kleuren geven de status van deze uren/declaraties aan:
- Zwart - meerdere betekenissen mogelijk:
- ingevoerd maar nog niet aangeboden, of
- voor de werksoort is geen accordering van toepassing. In dat geval is in de werksoort bij Type accordering de waarde Geen accordering ingesteld, of
- voor het project is geen accordering van toepassing. In geval van uren en vergoedingen is dan op het project de optie Uren goedkeuren niet ingeschakeld. In geval van declaraties is dan op het project de optie Declaraties goedkeuren niet ingeschakeld.
- Blauw en cursief: aangeboden, nog te accorderen
- Groen: goedgekeurd
- Rood: afgekeurd
Ingevulde urenregels wijzigen in ongeboekte urenstaten
Als in een ongeboekte urenregel aantallen/bedragen zijn ingevuld en de urenstaat een status heeft waarin wijzigingen zijn toegestaan, dan kunt u de aantallen/bedragen indien nodig wijzigen.
De meeste andere velden in de urenregel kunt u dan niet wijzigen. Dat geldt voor velden als Project, Activiteit en Vervoerwijze. Wilt u deze velden wijzigen, voeg dan eerst een nieuwe regel toe met de gewenste inhoud. Verwijder vervolgens de aantallen/bedragen uit de onjuiste regel.
Velden WBS en Werksoort wel wijzigbaar
Het is in de sneltab Uren per week wel mogelijk om de velden WBS en Werksoort te wijzigen in urenregels met ingevulde uren/vergoedingen/declaraties. Selecteert u een (andere) WBS-code of werksoort, dan krijgt u de vraag of u de uren wilt overzetten naar een nieuwe regel met de gekozen WBS-code of werksoort. Dat is ook het geval als u handmatig een (andere) WBS-code of werksoortcode invoert. Kiest u Ja, dan wordt een nieuwe regel aangemaakt met de betreffende WBS-code of werksoort. Alle andere gegevens uit de vorige regel worden overgenomen, inclusief documenten en routes. De 'oude' urenregel wordt verwijderd (als er geen urenposten zijn).
Omgezette uren moeten het accorderingsproces opnieuw doorlopen (indien van toepassing).
Opmerking: Voert u handmatig een WBS-code in, dan wordt de invoer automatisch aangevuld op basis van de actieve WBS-codes op het project. Is een van de WBS-codes bijvoorbeeld UTRECHT en vult u UT in (en drukt daarna op Enter of Tab), dan wordt dit automatisch aangevuld tot UTRECHT.
Voert u iets in terwijl er meerdere WBS-codes zijn die met die tekens beginnen, dan wordt de eerste WBS-code toegepast (op basis van alfabetische volgorde op naam). Stel dat u AMS invoert en op het project zijn WBS-codes AMSTELVEEN en AMSTERDAM actief, dan wordt AMSTELVEEN toegepast.
Geïmporteerde uren wel/niet wijzigbaar afhankelijk van instelling
Urenregels met geïmporteerde uren zijn niet wijzigbaar als op de pagina Ureninstellingen het veld Geïmporteerde uren wijzigen en goedkeuren is uitgeschakeld. Een uitzondering geldt voor gebruikers bij wie op de medewerkerskaart de optie Wijzigen uren o.v. import en urencalculator toegestaan is ingeschakeld.
Zie ook Veld Geïmporteerde uren wijzigen en goedkeuren en Veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan.
Urenregels uit urencalculator wel/niet wijzigbaar afhankelijk van instelling
In urenregels die afkomstig zijn uit de urencalculator is het niet mogelijk om aantallen te wijzigen in de sneltabs Uren per week en Uren per datum als op de pagina Ureninstellingen het veld Urenregels vanuit urencalculator wijzigen is uitgeschakeld. Wijzigingen in aantallen moeten dan via de sneltab Uren per dienst worden doorgevoerd, zodat de urencalculator de uren opnieuw berekent. Een uitzondering geldt voor gebruikers bij wie op de medewerkerskaart de optie Wijzigen uren o.v. import en urencalculator toegestaan is ingeschakeld.
Als u daardoor geen aantallen kunt wijzigen, is het wel mogelijk om in de sneltab Uren per week of Uren per datum extra urenregels toe te voegen met een werksoort waarvan de initiële urenregel afkomstig is uit de urencalculator en die daardoor niet wijzigbaar is. Is het aantal uren te hoog, dan voert u negatieve aantallen in (met een -, dus een minteken voor het aantal).
Zie ook
Veld Urenregels vanuit urencalculator wijzigen
Veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan
Urenregels van geboekte urenstaten wijzigen
Voor het wijzigen van geboekte urenstaten zie Een geboekte urenstaat corrigeren.
Help per veld
Veld WBS
Alleen van toepassing als op het project een of meer WBS-codes actief zijn.
Is op het project het veld WBS verplicht ingeschakeld, dan moet in dit veld een WBS-code zijn ingevuld. Zie ook Veld WBS verplicht.
Automatische aanvulling
Voert u handmatig een WBS-code in, dan wordt de invoer automatisch aangevuld op basis van de actieve WBS-codes op het project. Is een van de WBS-codes bijvoorbeeld UTRECHT en vult u UT in (en drukt daarna op Enter of Tab), dan wordt dit automatisch aangevuld tot UTRECHT.
Voert u iets in terwijl er meerdere WBS-codes zijn die met die tekens beginnen, dan wordt de eerste WBS-code toegepast (op basis van alfabetische volgorde op naam). Stel dat u AMS invoert en op het project zijn WBS-codes AMSTELVEEN en AMSTERDAM actief, dan wordt AMSTELVEEN toegepast.
Veld Omschrijving
In dit veld kunt u een omschrijving invullen. Voert u een aantal of bedrag in voor een werksoort waarbij een omschrijving verplicht is, dan krijgt u een foutmelding en moet u eerst dit veld invullen.
De omschrijving die u invoert, wordt automatisch ingevuld in de sneltab Uren per datum bij alle bijbehorende regels. Vult u in een urenregel bijvoorbeeld een aantal/bedrag in van maandag tot en met vrijdag inclusief een omschrijving, dan wordt die omschrijving ook ingevuld in het veld Omschrijving van de 5 bijbehorende regels (maandag t/m vrijdag) in de sneltab Uren per datum.
Let op: Is in dit veld een omschrijving ingevuld en wordt die op een later moment gewijzigd of verwijderd, dan wijzigt de inhoud niet in het veld Omschrijving van de bijbehorende regels in de sneltab Uren per datum.
Zie ook Veld Omschrijving.
Veld Werksoortomschrijving (gecombineerd)
Toont een aangepaste of meer verduidelijkende omschrijving van de werksoort die in het veld Werksoort is gevuld, als zo'n gedetailleerde omschrijving is ingesteld. Is geen gedetailleerde werksoortomschrijving ingesteld, dan toont dit veld de standaardomschrijving van de werksoort.
Voorbeeld:
Zie ook Pagina Standaard werksoortvertaling.
Overige velden (standaard niet zichtbaar)
Onderstaande velden staan niet standaard op de kaart, maar kunnen worden toegevoegd. Zie ook Microsoft Learn: Uw werkruimte personaliseren.
Veld Regelnummer
Als zich een probleem voordoet in een urenregel van een urenstaat, wordt in de foutmelding vaak naar het regelnummer verwezen. Via het veld Regelnummer kunt u achterhalen welke urenregel het betreft.
Veld Registratie in
Dit veld toont de waarde van het veld Registratie in van de werksoort die in de urenregel staat. Dit kan de waarde Aantal of Bedrag zijn.
- Aantal – het getal dat u per dag in de uren-/declaratieregel invult, betreft het aantal gewerkte uren. En in geval van een vergoeding of declaratie bijvoorbeeld het aantal gereden kilometers.
- Bedrag – het getal dat u invult in de uren-/declaratieregel is direct het bedrag. Een voorbeeld is openbaar vervoer, waarbij u het bedrag van de gemaakte kosten invoert en niet het aantal kilometers.
Zie ook Veld Registratie in.
Veld Functie
Het is mogelijk om een resource meerdere keren op hetzelfde project te plaatsen voor dezelfde periode en dezelfde functiegroep maar met verschillende functies. Als op de projectresourcekaart een functie is ingevuld, is het daarom op de betreffende urenregels verplicht om (naast het project en functiegroep) de betreffende functie te koppelen en daarmee de corresponderende projectresource aan te geven. Bij het aanmaken van een urenregel wordt de functie automatisch overgenomen vanuit de projectresource.
Veld Loon %
Toont het loonpercentage dat van toepassing is voor de werksoort. Dit veld wordt standaard pas berekend nadat er uren in de regel zijn ingevuld en het invoerveld is verlaten. Is de optie Bereken loon/tarief % bij openen urenstaat op de pagina Tarieveninstellingen ingeschakeld, dan wordt dit veld direct berekend bij het openen van de urenstaat.
Veld Meldingen
Dit veld is gevuld als voor de projectresource, het project en/of de klant een of meer meldingen zijn vastgelegd. Als er meerdere meldingen van toepassing zijn, is 1 melding zichtbaar. Hierbij geldt de volgende volgorde van prioriteit:
- projectresource
- project
- contact
Als u in het veld Meldingen klikt, opent een pagina met alle meldingen die van toepassing zijn voor de urenregel.
Zo'n melding wordt ook getoond als u uren invult voor een project waar de melding voor van toepassing is. Dit geldt alleen bij invoer op urenstaten in MSF, niet bij invoer via de portal.Opmerking: De meldingen worden getoond bij de eerste dag waarop u uren invoert en waarop een melding van toepassing wordt.
Stel dat 2 meldingen van toepassing zijn in een weekurenstaat, een voor de hele week en een die vanaf woensdag geldt. Als u begint met uren invoeren voor de maandag, wordt alleen de melding getoond die voor de hele week geldt. Als u uren invoert voor dinsdag, worden geen meldingen getoond. Vult u uren in voor woensdag, dan worden beide meldingen getoond. Bij invoer voor de andere dagen van de week worden geen meldingen getoond. U kunt alle meldingen opvragen door in het veld Meldingen in de urenregel te klikken.
Zie ook
Veld Tarief %
Toont het tariefpercentage dat van toepassing is voor de werksoort. Dit veld wordt standaard pas berekend nadat er uren in de regel zijn ingevuld en het invoerveld is verlaten. Is de optie Bereken loon/tarief % bij openen urenstaat op de pagina Tarieveninstellingen ingeschakeld, dan wordt dit veld direct berekend bij het openen van de urenstaat.
Veld Vervoerwijze
Toont indien van toepassing de gekozen vervoerwijze. Dit is alleen van toepassing bij declaratie- of vergoedingwerksoorten waar een of meer vervoerwijzen aan gekoppeld zijn. De vervoerwijze is van belang voor de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM).
Is voor de resource al eerder een declaratie of vergoeding met een vervoerwijze ingevuld, dan is die vervoerwijze automatisch ingevuld. Is er nog geen eerdere vervoerwijze ingevuld en is aan de werksoort 1 vervoerwijze gekoppeld, dan is deze automatisch ingevuld. Zijn er meerdere, dan kunt u daaruit kiezen.
Vervoerwijze wijzigen
De vervoerwijze kan alleen aangepast worden als het veld Aantal/Bedrag leeg is en de regel nog niet is geboekt.
Zie ook
Veld Werksoortomschrijving
Toont de (standaard)omschrijving van de werksoort die in het veld Werksoort is gevuld.
Veld Werksoortomschrijving (gedetailleerd)
Toont een aangepaste of meer verduidelijkende omschrijving van de werksoort die in het veld Werksoort is gevuld, als zo'n omschrijving is ingesteld.
Zie ook Pagina Standaard werksoortvertaling.
Knoppen op de actiebalk
Via de knoppen op de actiebalk kunt u diverse acties uitvoeren. Onderstaand overzicht zal nog verder worden aangevuld.
|
Projectresource | Als een urenregel is gekoppeld aan een projectresource, kunt u via deze knop de betreffende projectresourcekaart openen. Zie ook Projectresource. |
|
Werkschema |
Als u een urenregel hebt geselecteerd die betrekking heeft op een werkschema van de projectresource dat geldig is in de urenstaatperiode, dan kunt u via deze knop het betreffende werkschema openen. Als de projectresource meerdere werkschema's heeft, dan wordt alleen het werkschema getoond dat geldig is in de urenstaatperiode. Als het ene werkschema binnen de urenstaatperiode eindigt en het andere binnen de periode start, dan worden beide getoond. Heeft een projectresource een werkschema zonder een start- en einddatum en een werkschema met een startdatum (die vóór de urenstaatperiode ligt), dan worden alleen de uren voorgezet van het werkschema met de startdatum. In die situatie worden wel beide werkschema's getoond als u op de knop Werkschema klikt. Zie ook Pagina Werkschema en Pagina Werkschema's. |
|
Accorderingshistorie | Via deze knop achterhaalt u wie wanneer welke actie heeft uitgevoerd met betrekking tot het accorderen van uren/declaraties. Zie ook Urenregeldetail accorderinghistorie. |
|
|
Urenregeldetails |
Selecteert u een urenregel waarin een aantal of bedrag is ingevuld (of waarin het aantal/bedrag naar 0 is gecorrigeerd), dan vraagt u via deze knop de details op. Zie ook Pagina Urenregel details. |
|
Aantal/Bedrag |
Als u op deze filterknop klikt, worden alleen de regels getoond waarin een aantal of bedrag is ingevuld. De knop wijzigt dan in Alle, waarmee u alle regels weer zichtbaar kunt maken. Een urenregel waarin de aantallen/bedragen zijn gecorrigeerd naar 0 wordt ook getoond als u op Aantal/Bedrag klikt. |
|
|
Alle | Deze knop is zichtbaar als het filter Aantal/Bedrag actief is en de sneltab alleen urenregels toont waarin een aantal of bedrag is ingevuld. Klik op Alle om alle regels weer te zien. |
Tip: Meer informatie over het navigeren in de gebruikersinterface vindt u in Werken met Business Central. Zie Pagina's en informatie zoeken met Vertel me voor meer informatie over het zoeken naar pagina's, acties en rapporten.
Zie ook