Een of meer contracten kopiëren
Het is mogelijk om een nieuw contract te maken door de gegevens van een bestand contract te kopiëren. Dit kunt u doen voor een individueel contract of voor meerdere contracten tegelijk.
Een contract kopiëren kan alleen bij contracten waarin een einddatum is ingevuld. Als het een te verlonen contract is, mag het nieuwe contract bovendien geen overlap in periode hebben met een ander contract van de resource voor dezelfde bedrijfseenheid. Bij niet te verlonen contracten is er geen overlapcheck, maar er moet wel een einddatum zijn ingevuld.
Gegevens die (niet) worden overgenomen
Als u een contract kopieert, worden alle gegevens overgenomen, behalve:
- de start- en einddatum. De startdatum van het nieuwe contract ligt 1 dag na de einddatum van het geselecteerde contract. De looptijd van het contract (het aantal dagen) is gelijk aan het geselecteerde contract.
Voorbeeld: Als het geselecteerde contract loopt van 2 t/m 15 juni, dan krijgt het nieuwe contract de startdatum 16 juni en einddatum 29 juni.
Als het geselecteerde contract van 1-1-2024 t/m 31-12-2024 liep, dan loopt het gekopieerde contract van 1-1-2025 t/m 1-1-2026 en niet t/m 31-12-2025. Dat is omdat 2024 een schrikkeljaar was, en dus een dag extra telde.
Als het geselecteerde contract van 1-1-2027 t/m 31-12-2027 loopt, dan zal het gekopieerde contract van 1-1-2028 t/m 30-12-2028 lopen. Niet t/m 31-12-2028, omdat 2028 een schrikkeljaar is.
Let op: Als in de fase een minimum- en of maximumcontractduur is ingesteld, moet het nieuwe contract wel voldoen aan deze contractduur. Gaat u een individueel contract kopiëren en voldoet de periode niet aan de minimale of maximale contractduur, dan krijgt u een melding daarover. Het contract wordt wel gekopieerd.
- de status. Het nieuwe contract krijgt de standaardstatus die is ingesteld op de pagina Statusinstellingen. Als echter in de contractfase in het veld Contractstatus een andere status is ingesteld, krijgt het nieuwe contract de status van de contractfase.
- de vestiging.
- de medewerker.
- de optie Uitsluiten van contracttelling als deze is aangevinkt in het geselecteerde contract.
- de gekoppelde documenten en interacties.
Gegevens in sneltabs
De gegevens in de sneltab Arbeidsprofiel en Loon worden overgenomen, evenals de loongegevens uit de pagina Contract loongegevens. Hierbij geldt:
- alle regels in de sneltab Arbeidsprofiel krijgen dezelfde ingangsdatum als die van het nieuwe contract.
- regels in de sneltab Loon met een einddatum die vóór de startdatum van het nieuwe contract ligt, worden niet overgenomen.
Een regel zonder einddatum of met een einddatum ná de startdatum van het nieuwe contract krijgt dezelfde ingangsdatum als die van het nieuwe contract. Is een einddatum ingevuld dan blijft deze ongewijzigd in het nieuwe contract. Zijn er meerdere regels zonder einddatum of met een einddatum ná de startdatum van het nieuwe contract, dan wordt alleen de loonregel met de meest recente begindatum overgenomen. - regels op de pagina Contract loongegevens met een einddatum die vóór de startdatum van het nieuwe contract ligt, worden niet overgenomen. Regels zonder einddatum of met een einddatum ná de einddatum van het oorspronkelijke contract, worden ongewijzigd overgenomen. De ingangs- en einddatum daarvan wijzigen niet in het nieuwe contract.
Arbeidsomvang en arbeidsomvangsperiode
De arbeidsomvang en arbeidsomvangsperiode worden op de pagina Contractvoorwaarden van het contract vastgelegd. Of deze gegevens worden overgenomen, hangt af van een aantal instellingen:
- het veld Terugvaltermijn arbeidsomvang contract op de pagina Algemene gegevens.
- het veld Standaard arbeidsomvangsperiode op de pagina Algemene instellingen.
- de optie Contractvoorwaarden bijwerken vanuit arbeidsprofiel op de contractfase.
Is het veld Terugvaltermijn arbeidsomvang contract gevuld met een andere waarde dan 0D en is in de contractfase die op het contract is geselecteerd de optie Contractvoorwaarden bijwerken vanuit arbeidsprofiel:
- aangevinkt en bevat het geselecteerde contract een arbeidsprofiel, dan wordt het arbeidsprofiel overgenomen op het nieuwe contract en de arbeidsomvang op basis daarvan bijgewerkt. De arbeidsomvangsperiode komt dan automatisch op Week te staan. Is het arbeidsprofiel leeg in deze situatie, dan is de arbeidsomvang 0,00 en wordt de arbeidsomvangsperiode overgenomen vanuit het veld Standaard arbeidsomvangsperiode op de pagina Algemene instellingen.
- niet aangevinkt, dan worden de arbeidsomvang en arbeidsomvangsperiode overgenomen uit het geselecteerde contract.
Is het veld Terugvaltermijn arbeidsomvang contract leeg of is 0D ingevuld en is in de contractfase die op het contract is geselecteerd de optie Contractvoorwaarden bijwerken vanuit arbeidsprofiel:
- ingeschakeld en bevat het geselecteerde contract een arbeidsprofiel, dan wordt het arbeidsprofiel overgenomen op het nieuwe contract en de arbeidsomvang op basis daarvan bijgewerkt. De arbeidsomvangsperiode komt dan automatisch op Week te staan. Is het arbeidsprofiel leeg in deze situatie, dan is de arbeidsomvang 0,00 en wordt de arbeidsomvangsperiode overgenomen vanuit het veld Standaard arbeidsomvangsperiode op de pagina Algemene instellingen.
- niet ingeschakeld, dan de arbeidsomvang 0,00 en wordt de arbeidsomvangsperiode overgenomen vanuit het veld Standaard arbeidsomvangsperiode.
Zie ook
Veld Terugvaltermijn arbeidsomvang contract
Veld Standaard arbeidsomvangsperiode
Contractvoorwaarden bijwerken vanuit arbeidsprofiel
Een individueel contract kopiëren
U kunt een contract kopiëren via de knop 
Kopieer contract op de actiebalk van:
- de contractkaart (onder Acties in de groep Overig).
- het contractenoverzicht (onder Acties in de groep Overig).
- de sneltab Contracten op de resourcekaart.
Klikt u op de knop Kopieer contract en voldoet het geselecteerde contract aan de voorwaarden, dan opent direct het gekopieerde contract. Is er een reden dat het contract niet gekopieerd kan worden, dan krijgt u een melding met de reden. Als in de (initiële) contractstatus de optie Controleer contractfase is aangevinkt en het broncontract heeft een fase die niet is toegestaan, dan wordt een melding getoond met de reden. Zie ook Redenen waarom een contractfase niet geldig is en Controleer contractfase.
Meerdere contracten tegelijk kopiëren
Het is ook mogelijk om meerdere contracten tegelijk te kopiëren. Daarbij kunt u aangeven of er wel of geen contracten moeten worden aangemaakt voor resources met een ziekmelding en/of resources zonder een projectresource.
- Selecteer in het contractenoverzicht de contracten die u wilt kopiëren. U kunt bijvoorbeeld eerst een of meerdere filters instellen en de overgebleven contracten vervolgens selecteren via Ctrl+A.
- Kies op de actiebalk voor Acties > Overig > Collectief kopiëren contracten. De pagina Collectief kopiëren van contracten opent.
- De volgende opties zijn standaard aangevinkt:
- Resources met ziekmelding uitsluiten - Als voor een resource een verzuimregistratie aanwezig is op de einddatum van het bestaande contract, dan wordt het contract niet gekopieerd. De bedrijfseenheid van de verzuimregistratie moet overeenkomen met de bedrijfseenheid op het contract. Verwijder het vinkje als u de contracten van resources met een ziekmelding wel wilt kopiëren.
- Resources zonder projectresource uitsluiten - Als voor een resource geen projectresource aanwezig is binnen de periode van het nieuwe (nog aan te maken) contract, dan wordt het contract niet gekopieerd. De bedrijfseenheid van de projectresource moet overeenkomen met de bedrijfseenheid op het contract. Verwijder het vinkje als u de contracten van deze resources wel wilt kopiëren.
- Stel eventueel een of meerdere extra filters in het kader Resource en/of Contract in.
Zo kunt u bijvoorbeeld in het kader Resource een filter op een of meer statussen instellen, zodat alleen contracten voor resources met die status(sen) worden aangemaakt.
Voor meer informatie over het instellen van filters zie Microsoft Learn: Filteren en Microsoft Learn: Veelgestelde vragen over zoeken en filteren. - Klik op OK. De betreffende contracten worden gekopieerd, behalve als er een reden is dat een contract niet gekopieerd kan worden. Als u zo'n contract individueel probeert te kopiëren, krijgt u een melding met die reden.
Filteren op gekopieerde contracten
Het is mogelijk om te filteren op gekopieerde contracten.
In elk contract dat is gekopieerd wordt in het veld Gekopieerd van contractnr. vastgelegd vanuit welk contract het is gekopieerd. U kunt dit veld niet op de kaart plaatsen, maar het is wel mogelijk om hiervoor een geavanceerd filter in te stellen.
U kunt filteren op contracten van waaruit een kopie is gemaakt door een geavanceerd filter met het veld Gekopieerd naar nieuw contract in te stellen met de waarde Ja, of u kunt ze juist wegfilteren met de waarde Nee. Als een gekopieerd contract wordt verwijderd, dan wordt dit veld automatisch teruggezet naar Nee.
Zie ook
Een contract aanmaken voor een resource
Microsoft Learn: Sorteren, zoeken en filteren
Veld Uitsluiten van contracttelling