Een interactiesjabloon toevoegen en inrichten

Ieder contactmoment dat u hebt gehad (met bijvoorbeeld een resource of contact), kunt u vastleggen in een interactie. Voor het toevoegen van interacties in MSF is een interactiesjabloon noodzakelijk. Op de pagina Interactiesjablonen (Mysolution) kunt u interactiesjablonen toevoegen en beheren.

  1. Open de pagina Interactiesjablonen (Mysolution) en klik op de actiebalk op de knop Nieuw.
  2. Voer bij Code een code in voor het interactiesjabloon. Het is van belang een toepasselijke code te kiezen, omdat de codes worden gebruikt bij het vastleggen van interacties. U kunt zowel cijfers, letters als speciale tekens gebruiken.
  3. Vul bij Omschrijving een omschrijving in van het interactiesjabloon.
  4. Klik op de actiebalk onder Acties op de knop Gebruik bij entiteit. De pagina Interactiesjabloongebruik opent met de lijst met entiteiten waarin u interactiesjablonen kunt gebruiken. Vink de optie Actief aan bij de entiteit(en) waarin u het interactiesjabloon wilt gebruiken. In de entiteit(en) die u hebt aangevinkt is het nu mogelijk om het interactiesjabloon te kiezen.

    Gaat u het interactiesjabloon gebruiken om documenten te genereren met gegevens uit MSF, dan moet u in het veld Document rapport het nummer invoeren van een rapport dat de gegevens in het document genereert. Dat rapportnummer is afhankelijk van de plek waar u het document genereert. Wilt u bijvoorbeeld documenten genereren met gegevens van resources, dan vinkt u de optie Resource aan en vult u bij Document rapport het rapportnummer voor resources in. Zie ook hieronder bij Documenten.
  5. Vink het veld Tekst zoeken mogelijk aan als u wilt dat gebruikers kunnen zoeken op tekst die voorkomt in de gekoppelde documenten. Hiermee kunt u bijvoorbeeld zoeken in cv's van resources. Zie ook Veld Tekst zoeken mogelijk.
  6. Vink de optie Wijzigen toestaan aan als het mogelijk moet zijn om wijzigingen aan te brengen en op te slaan in een gekoppeld of gegenereerd document. Is deze optie niet aangevinkt, dan kan het gekoppelde of gegenereerde document alleen worden geopend (alleen-lezen). Deze optie bepaalt ook of een Word- of pdf-document wordt gegenereerd. Zie ook Wijzigen toestaan.
    Als bij Opslaglocatie de optie Database is geselecteerd, kunt u de optie Wijzigen toestaan niet aanvinken.

  7. Interacties die u op bepaalde kaarten toevoegt, komen standaard ook op andere kaarten te staan. Zo worden interacties die u toevoegt vanuit een projectresourcekaart, standaard ook aan de bijbehorende project- en resourcekaart gekoppeld. Dit kan in sommige gevallen heel veel interacties opleveren, waardoor het overzicht verdwijnt. Het is daarom mogelijk om in te stellen dat de interacties alleen bij de 'bron' worden getoond. Vink de optie Toon alleen bij bron aan als u interacties met dit interactiesjabloon alleen wilt koppelen aan de kaart waar ze zijn aangemaakt. Zie ook Veld Toon alleen bij bron.

  8. In sneltabs en pagina's met interacties zijn standaard alleen de interacties zichtbaar met een interactiesjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is aangevinkt. Via de filterknop Alle of Filter wissen heft u dit filter op en worden alle aanwezige interacties getoond. Met een klik op Beperkt stelt u het filter weer in.

    Vink de optie Toon in beperkte weergave aan als interacties met dit interactiesjabloon zichtbaar moeten zijn in beperkte weergave.

    Op deze manier kunt u bijvoorbeeld inrichten dat automatisch aangemaakte interacties (bijvoorbeeld van statusomzettingen of workflows) standaard niet getoond worden en handmatig aangemaakte interacties wel, of andersom.

  9. Het is mogelijk om in te richten dat bij het aanmaken van een interactie vanuit een contactbedrijf of contactpersoon direct een opportunity kan worden aangemaakt (zie ook Een opportunity aanmaken) . Daarvoor moet het volgende zijn ingericht:

    • Het interactiesjabloon moet actief zijn voor bedrijven en/of contactpersonen. Selecteer daarvoor het interactiesjaboon, klik op Gebruik bij entiteit en vink de optie Contact Bedrijf en/of Contact Persoon aan.
    • Vink in de regel van het sjabloon de optie Opportunity aanmaken aan.

  10. Voor interactiesjablonen die op de portal gebruikt worden, kunt u een of meer vertalingen voor de interactiesjablooncode vastleggen, zodat deze in de taal van de gebruiker worden getoond. Deze vertalingen kunt u instellen of aanpassen via de knop Vertaling. Zie ook Vertalingen.

 

Documenten

  1. Het is mogelijk om documenten te koppelen aan interacties. Bij Opslaglocatie is standaard de optie Database geselecteerd (nadat u een code hebt ingevuld). Dit betekent dat de documenten worden opgeslagen in de interactietabel. De optie Database is alleen mogelijk voor te koppelen documenten, niet voor documenten die gegenereerd worden.

    Wilt u documenten genereren, wijzig dan de opslaglocatie naar:

    • SharePoint - bij gebruik van SharePoint Online

    • Fileshare (server) - dit kan alleen als de Mysolution OnPrem Applicatie is geïnstalleerd

    In dat geval worden de documenten op SharePoint Online of een fileserver opgeslagen. Zie ook Veld Opslaglocatie.

  2. Als u Word-documenten wilt genereren met gegevens uit MSF, dan vult u in het veld Document rapport het nummer van een rapport in dat de gegevens in het Word-document genereert. Welk rapportnummer u moet gebruiken is afhankelijk van de plek waar u het document genereert. Zie Veld Document rapport welke rapportnummers standaard beschikbaar zijn.

Hierbij wordt gebruik gemaakt van rapporten op basis van XML, die Word-lay-outs of aangepaste rapportlay-outs worden genoemd. Via o.a. Acties > Rapportlay-outs kunt u een kopie van een (ingebouwd of bestaand) rapportlay-out maken. Om een rapportlay-out te bewerken, moet u deze exporteren, aanpassen in Word en vervolgens importeren.

In Word voert u de gewenste tekst en opmaak in. Op de plekken waar u gegevens uit MSF wilt opnemen, plaatst u een veld. Deze selecteert u vanuit het Word-document. Zie Een Word-lay-out voor documentsjablonen toevoegen en aanpassen.
Vul het veld Document rapport niet in als het interactiesjabloon gebruikt gaat worden om zelf een bestand te koppelen.

  1. Als u bij Document rapport een rapportnummer invult, klik dan op de actiebalk onder Navigeren op Inhoud per taal. Op die pagina kunt u het te genereren document voor een of meer talen inrichten. Vul in elke regel het veld Taal ontvanger en kies bij Aangepast rapportlay-outnr. het nummer van de gewenste rapportlay-out. Is er nog geen rapportlay-out aanwezig, klik dan op de actiebalk op de knop Rapportlay-outs om de pagina Aangepaste rapportlay-outs te openen. Vanuit deze pagina kunt u een kopie van de ingebouwde lay-out toevoegen en deze vervolgens naar uw eigen wensen aanpassen. Vink in 1 van de regels de optie Gebruik bij geen taalmatch aan. Zie ook Pagina Inhoud per taal.

 

Autorisatie

  1. Het is mogelijk om een of meer rollen in te stellen zodat het interactiesjabloon en de bijbehorende interacties alleen zichtbaar zijn voor gebruikers die minimaal 1 van die rollen hebben. Is geen enkele rol ingesteld, dan is het interactiesjabloon zichtbaar/bruikbaar voor alle gebruikers. Klik op de actiebalk op de knop Autorisatie om de gewenste rollen in te stellen of te wijzigen. Zie ook Sjabloonautorisatie.
    Daarnaast kan autorisatie op basis van de vestigingsgroep worden ingesteld. Zie Autorisatie o.b.v. vestigingsgroep bron.

  2. Wilt u dat het interactiesjabloon op de webportal gebruikt kan worden, klik dan op de actiebalk op de knop Web-autorisatie en stel de gewenste rechten in. Zie Document-/Interactiesjablonen web-autorisatie.

 

Privacy

  1. Het is mogelijk om aan te geven dat een interactie privacygevoelig is door de optie Privacygevoelig aan te vinken. Privacygevoelige interacties kunnen worden opgeschoond via het rapport Opschonen privacygegevens. Daarbij gelden standaard de bewaartermijnen die op de pagina Privacyinstellingen zijn ingesteld. Per interactiesjabloon kan worden afgeweken van de standaard bewaartermijnen via de volgende velden:

Zie ook Opschonen privacygegevens en Privacyinstellingen.

 

Zie ook

Interactiesjablonen

Interactiesjabloongebruik