Het is mogelijk om vanuit de planningmodule te communiceren met resources en contactpersonen.
-
Naar resources kunt u een e-mail, sms of webnotificatie sturen. Een webnotificatie is een bericht op de resourceportal. Het is ook mogelijk om een resource te bellen.
De verstuurde e-mailberichten en sms’jes worden opgeslagen als interactie op de resourcekaart. De verstuurde webnotificaties worden gepubliceerd op de resourceportal en opgeslagen op de pagina Webnotificaties. - Naar contactpersonen (aanvragers in planningsvragen) kunt u een e-mail sturen. Het is ook mogelijk om een contactpersoon te bellen.
Inrichting e-mail en sms
Op de pagina E-mail, SMS en WhatsApp-instellingen in MSF moet een aantal zaken zijn ingericht om het versturen en opslaan van e-mailberichten en sms'jes mogelijk te maken. Zie ook Pagina E-mail, SMS en WhatsApp-instellingen.
Om vanuit de planningmodule een e-mail naar resources te kunnen sturen, moet op de pagina Planninginstellingen in de sneltab Sjablonen voor communicatie een e-mailsjabloon zijn ingesteld in het veld Informeer over geplande taken. Uiteraard moet op de resourcekaart ook een e-mailadres zijn ingevuld.
Het is ook mogelijk om in te richten dat automatisch e-mailberichten worden verstuurd vanuit de planningmodule, via taakwachtrijposten. Zie E-mailsjablonen voor taakwachtrijrapporten.
Sms
Om een sms te kunnen sturen, moet een mobiel nummer op de resourcekaart zijn ingevuld. Daarnaast moet ook een mobiel nummer zijn ingevuld op de medewerkerskaart van de gebruiker die de sms verstuurt.
Foutmeldingen bij het versturen van een sms
| Foutmelding | Toelichting |
|
Op de resourcekaart is geen mobiel telefoonnummer ingevuld. |
|
Het mobiele telefoonnummer is niet volledig ingevuld op de resourcekaart of op de medewerkerskaart van de gebruiker die de sms probeert te versturen. |
|
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een bericht niet kon worden verzonden. Een mogelijke reden is dat de resource een status heeft waarin de optie Niet benaderen per e-mail/sms is aangevinkt. Zie ook Niet benaderen per e-mail/sms. Helaas is het niet mogelijk om in deze situatie een andere melding te geven. |
Inrichting webnotificaties
Als in het domein van de resourceportal in de sneltab Portaalinstellingen bij ShowNotificationsInHeader de waarde True is ingesteld, dan wordt rechtsboven in de portal het notificatie-icoon getoond, een bel met het aantal ongelezen notificaties 
. Nadat een notificatie is verstuurd, wordt in het dashboard het onderwerp getoond met een knop om het bericht te openen. Iedere 5 minuten wordt gecontroleerd of er nieuwe notificaties zijn. Zie ook ShowNotificationsInHeader.
Zodra een notificatie op de portal is geopend, wijzigt het aantal in het icoon en is de notificatie niet meer zichtbaar in het dashboard.
Als in het portaldomein een controllerinstantie met de controllersoort Notifications is ingesteld in de sneltab Menu-instellingen, dan kan op de portal een overzicht met alle notificaties voor de resource/contactpersoon worden geopend, zowel de gelezen als de ongelezen. Zie ook Controllersoort Notifications.
Webnotificaties voor marktplaatsresources
In geval van diensten die zijn gepubliceerd op de marktplaats is het mogelijk om vanuit de planningmodule een webnotificatie te sturen naar de resources die voldoen aan de ingestelde filters van een (of meer) publicatiegroep(en) op de dienst.
De marktplaats is een overzicht met beschikbare diensten waarvoor de resource zich kan aanmelden op de portal. De resource kan in de agenda zien wanneer hij/zij is ingepland op marktplaatsdiensten, welke marktplaatsdiensten nog open zijn en zich aanmelden voor marktplaatsdiensten.
Zie ook Dienst publiceren op de marktplaats en Marktplaats.
Als in de planningmodule wordt gekozen voor Communiceer naar marktplaats resources en voor Webnotificatie, dan wordt automatisch een hyperlink toegevoegd aan het bericht op de resourceportal. Hiermee kan de resource rechtstreeks het aanmeldvenster voor de marktplaatsoptie openen.
Let op: Die hyperlink kan alleen worden getoond als in MSF 1 resourcedomein aanwezig is. Zijn er meerdere resourcedomeinen, dan moet er een apparaatregistratie zijn (daarbij wordt uitgegaan van de laatste).
Als een resource voldoet aan de ingestelde filters van een (of meer) publicatiegroep(en) op de dienst, dan ziet de resource de dienst op de marktplaats. Of en wanneer een dienst zichtbaar is voor de resource, hangt echter ook af van het volgende:
- Er moet een planningsvraag zijn ingevoerd. Zie ook Planningsvraag (Planningmodule).
- De instelling in het veld PlannedTaskFrozenDays op de controllerinstantiekaart voor Agenda bepaalt vanaf welke datum de dienst op de marktplaats wordt getoond. Zie PlannedTaskFrozenDays.
- Als de resource voldoet aan de ingestelde filters van een groep, bepaalt de instelling in het veld Publiceer dagen hoeveel dagen voor aanvang van de dienst de dienst zichtbaar is voor de resource. Zie ook Pagina Communiceer (Planningmodule).
- De dienst moet niet volledig zijn ingepland (wanneer overplanning niet is toegestaan). Zie ook Veld Overplannen toegestaan.
- De dienstdag moet niet zijn uitgesloten van de marktplaats. Zie Veld Uitsluiten van marktplaats.
Een resource kan zich alleen aanmelden voor marktplaatsdiensten als in de controllerinstantiekaart voor Agenda het veld MarketplaceApplyStatus is gevuld. In dat veld stelt u in welke status de geplande resource krijgt als de resource zich voor een marktplaatsdienst aanmeldt in de agenda op de resourceportal. Zie ook MarketplaceApplyStatus.
Sjabloon
Het is mogelijk om een standaardtekst voor de webnotificatie voor marktplaatsresources in te stellen. Die standaardtekst legt u vast in een gesprekssjabloon, op de pagina Gesprekssjablonen. Daarbij is het mogelijk om gegevens uit MSF op te nemen via een samenvoegcode. U kunt voor een of meer talen gesprekssjablonen vastleggen.
Op de pagina Planninginstellingen, sneltab Sjablonen voor communicatie, stelt u in het veld Webnotificatie naar Marktplaats resources het gesprekssjabloon in dat u wilt gebruiken vanuit de planningmodule.
Als in het veld Webnotificatie naar Marktplaats resources een gesprekssjabloon is ingesteld en een planner gaat vanuit de planningmodule een webnotifiticatie versturen, dan zijn het onderwerp en het bericht al automatisch ingevuld op basis van het gesprekssjabloon. Het onderwerp en bericht kunnen nog worden aangepast voordat de notificatie wordt verstuurd.
Let op: Dat kan echter niet als het gesprekssjabloon voor meerdere talen is vastgelegd.
Zie ook
Veld Webnotificatie naar Marktplaats resources
Een bericht sturen of bellen naar resources
Een bericht sturen of bellen een is mogelijk vanuit de pagina:
- Beheer taken: selecteer de geplande resource(s) aan wie u een bericht wilt sturen en druk op Ctrl+M. Of selecteer de geplande resource(s), klik op uw rechtermuisknop en kies Communiceer naar resources. Wilt u aan alle geplande resources op een dienstdag een bericht sturen, klik dan op het balkje waarin de planningsvraag wordt getoond en en druk op Ctrl+M. Of klik op uw rechtermuisknop op het balkje met de planningsvraag en kies Geplande resources > Communiceer naar resources.
- Beheer resources: selecteer de resource(s) aan wie u een bericht wilt sturen en klik op de actiebalk onder Resource op de knop Communiceer. Of selecteer de resource(s), klik met uw rechtermuisknop op de resource en kies Communiceer naar resources.
- Invulling planningsvraag: selecteer de resource(s) aan wie u een bericht wilt sturen en klik op de actiebalk onder Planning op de knop Communiceer. Of selecteer de resource(s), klik met uw rechtermuisknop op de resource en kies Communiceer naar resources.
- Beheer gebouwen: selecteer de bedtoewijzing met de resource aan wie u een bericht wilt sturen en klik op de actiebalk onder Gebouw op de knop Communiceer. Of klik met uw rechtermuisknop op de bedtoewijzing en kies Communiceer naar resource.
- Huisvesting: klik in het onderdeel Huisvestingsvraag met uw rechtermuisknop op de resource aan wie u een bericht wilt sturen en kies Communiceer naar resource.
Als een zoekopdracht is uitgevoerd, kunt u ook in het onderdeel Gevonden bedden met uw rechtermuisknop op een voorgestelde bedtoewijzing klikken en voor Communiceer naar resource kiezen.
Als een voorstel is geaccepteerd, kunt u ook de bedtoewijzing selecteren en op de actiebalk onder Gebouw op de knop Communiceerklikken. Of klik met uw rechtermuisknop op de bedtoewijzing en kies Communiceer naar resource. - Resources (dat u opent via de knop Agenda vanuit Beheer taken): selecteer de resource(s) aan wie u een bericht wilt sturen en klik op de actiebalk onder Resource op de knop Communiceer. Of selecteer de resource(s), klik met uw rechtermuisknop op de resource en kies Communiceer naar resources.
- Beheer voertuigen: selecteer de voertuigtoewijzing met de resource aan wie u een bericht wilt sturen en klik op de actiebalk onder Voertuig op de knop Communiceer. Of klik met uw rechtermuisknop op de voertuigtoewijzing en kies Communiceer naar resource.
- Zoek resources: selecteer de resource(s) aan wie u een bericht wilt sturen en klik op de actiebalk onder Resource op de knop Communiceer. Of selecteer de resource(s), klik met uw rechtermuisknop op de resource en kies Communiceer naar resources.
De pagina Communiceer opent. Maak vervolgens een keuze of u een E-mail, Sms of Webnotificatie wilt sturen. De laatst gebruikte optie is automatisch geselecteerd.
- Selecteer de optie E-mail en klik op OK.
- De pagina Planning communicatie in MSF opent. Op deze pagina ziet u onder andere het e-mailadres van de resource(s) naar wie u een e-mail gaat sturen. Klik op de actiebalk van deze pagina op E-mail verzenden.
Tooltip
In de tooltip bij de (geplande) resource wordt getoond wanneer en door wie de e-mail is gestuurd, met daarbij het onderwerp van het bericht. Dit betreft het onderwerp van het e-mailsjabloon dat op de pagina Planninginstellingen in het veld Informeer over geplande taken is ingesteld. Zijn voor dat e-mailsjabloon op de pagina E-mailsjablonen per taal meerdere regels voor verschillende talen ingesteld, dan wordt het onderwerp getoond uit de regel waarbij de optie Gebruik bij geen taalmatch is ingesteld. Zijn er meerdere regels voor verschillende talen, maar is de optie bij geen enkele regel aangevinkt, dan wordt het onderwerp getoond uit de regel waarbij taalcode NLD is ingesteld. Is er geen regel met taalcode NLD, dan wordt het onderwerp getoond uit de regel waarbij geen taalcode is ingesteld.
De tooltip toont alle verstuurde berichten aan de resource, de berichten zijn dus niet gekoppeld aan de dienst waarop de resource is ingepland.
Sms
- Selecteer de optie SMS.
- Vul een bericht in. Dit is een verplicht veld. U kunt maximaal 250 tekens invoeren. Rechtsboven het veld ziet u hoeveel tekens u hebt ingevoerd.
- Klik op OK om de sms naar de resource te sturen.
Tooltip
In de tooltip bij de (geplande) resource wordt getoond wanneer en door wie de sms is gestuurd, met daarbij het eerste deel van het bericht. De tooltip toont alle verstuurde berichten aan de resource, de berichten zijn dus niet gekoppeld aan de dienst waarop de resource is ingepland.
Webnotificatie
- Selecteer de optie Webnotificatie.
- Vul een onderwerp in en een bericht. Dit zijn verplichte velden. In het berichtveld kunt u maximaal 1000 tekens invoeren. Rechtsboven het veld ziet u hoeveel tekens u hebt ingevoerd.
- Klik op OK om het bericht naar de resourceportal te versturen.
Tooltip
In de tooltip bij de (geplande) resource wordt getoond wanneer en door wie de webnotificatie is gestuurd, met daarbij het onderwerp van het bericht. De tooltip toont alle verstuurde berichten aan de resource, de berichten zijn dus niet gekoppeld aan de dienst waarop de resource is ingepland.
Een resource bellen
Naast het sturen van een bericht, is het ook mogelijk om vanuit de planningmodule een resource te bellen. Dat kan op dezelfde manieren als bij het sturen van een bericht, maar alleen als:
- u 1 resource hebt geselecteerd, en
- op de resourcekaart in het veld Telefoon (mobiel) en/of Telefoon (vast) een telefoonnummer is ingesteld
Alleen als aan deze voorwaarden is voldaan, bevat de pagina Communiceer naast de opties E-mail, Sms en Webnotificatie ook de optie Bellen.
- Open de pagina Communiceer. Zie Een bericht sturen of bellen naar resources hoe u die pagina kunt openen.
- Selecteer de optie Bellen.
- Is op de resourcekaart 1 van de velden Telefoon (mobiel) of Telefoon (vast) gevuld, dan is dat nummer zichtbaar en direct geselecteerd. Zijn beide velden gevuld, selecteer dan een van de telefoonnummers van de resource.
- Klik op OK. Zijn er meerdere applicaties waarmee gebeld kan worden, selecteer dan de gewenste applicatie. Het nummer wordt vervolgens voorgezet in de betreffende applicatie.
Een bericht sturen naar marktplaatsresources
In geval van diensten die zijn gepubliceerd op de marktplaats is het mogelijk om een webnotificatie te sturen naar de resources die voldoen aan de ingestelde filters van een (of meer) van de publicatiegroepen op de dienst.
De marktplaats is een overzicht met beschikbare diensten waarvoor de resource zich kan aanmelden op de portal. De resource kan in de agenda zien wanneer hij/zij is ingepland op marktplaatsdiensten, welke marktplaatsdiensten nog open zijn en zich aanmelden voor marktplaatsdiensten.
Voorwaarden
Voorwaarden om een bericht te sturen is dat:
- de marktplaats is geactiveerd voor de dienst (op de dienst moeten een of meer publicatiegroepen zijn ingesteld), en
- er een of meerdere filters zijn ingesteld in de groep(en). Dus bijvoorbeeld een planningpool, een minimaal te plannen arbeidsomvang, de optie Beperkt tot klantvoorkeur en/of de optie Beperkt tot taakkenmerken.
- de betreffende dienstdag niet is uitgesloten voor de marktplaats, en
- er een planningsvraag is die nog niet volledig is gevuld (wanneer overplanning niet is toegestaan).
Zie ook Dienst publiceren op de marktplaats.
Bericht sturen
Een bericht sturen naar de marktplaatsresources is mogelijk vanuit de pagina Beheer taken.
Klik daarvoor met uw rechtermuisknop op de ingevulde planningsvraag in een dienstdag en kies vervolgens in het menu de optie Communiceer naar marktplaats resources. De pagina Communiceer opent. In het kader Ontvanger(s) staan de resources:
- die voldoen aan de voorwaarden van de marktplaats (dus resources die voldoen aan de ingestelde filters van een (of meer) van de publicatiegroepen op de dienst), en
- die nog niet op de betreffende dienstdag zijn ingepland, en
- waar de planner rechten voor heeft (op basis van de vestigingen per medewerker, zie ook Pagina Vestigingen per medewerker), en
- bij wie het veld Einddatum planning leeg is of gevuld is met een datum in de toekomst.
Desgewenst kunt u nog resources verwijderen uit deze lijst door op het rode verwijdericoontje voor de resourcenaam te klikken.
Maak vervolgens een keuze wat u wilt sturen:
-
een webnotificatie (zie Webnotificatie voor marktplaatsresources), of
-
een sms (zie Sms voor marktplaatsresources)
De laatst gebruikte optie is automatisch geselecteerd.
Sms voor marktplaatsresources
- Selecteer de optie SMS.
- Vul een bericht in. Dit is een verplicht veld. U kunt maximaal 250 tekens invoeren. Rechtsboven het veld ziet u hoeveel tekens u hebt ingevoerd.
- Klik op OK om de sms naar de resource te sturen.
Tooltip
Als de resource wordt ingepland, toont de tooltip bij de (geplande) resource wanneer en door wie de sms is gestuurd, met daarbij het eerste deel van het bericht. De tooltip toont alle verstuurde berichten aan de resource, de berichten zijn dus niet gekoppeld aan de dienst waarop de resource is ingepland.
Webnotificatie voor marktplaatsresources
- Selecteer de optie Webnotificatie.
-
Als in het veld Webnotificatie naar Marktplaats resources op de pagina Planninginstellingen een gesprekssjabloon is ingesteld, dan zijn het onderwerp en het bericht al automatisch ingevuld op basis van het gesprekssjabloon. Is het gesprekssjabloon voor meerdere talen vastgelegd, dan wordt de tekst op deze pagina weergegeven in de taal die als standaard is ingesteld.
In het gesprekssjabloon kunnen samenvoegcodes zijn ingesteld om gegevens uit MSF op te nemen. In het bericht zijn deze al automatisch gevuld met de gegevens uit MSF, behalve de samenvoegcodes die betrekking hebben op resourcevelden. Deze kunnen pas worden gevuld zodra ze zijn verzonden.
U kunt desgewenst het onderwerp en bericht nog aanpassen voordat u de notificatie verstuurt.Let op: Aanpassen kan niet als het gesprekssjabloon voor meerdere talen is vastgelegd.
Is het veld Webnotificatie naar Marktplaats resources leeg, dan vult u zelf het onderwerp en een bericht in. - Klik op OK om het bericht naar de resourceportal te versturen.
Tooltip
Als de resource wordt ingepland, toont de tooltip bij de (geplande) resource wanneer en door wie de webnotificatie is gestuurd, met daarbij het onderwerp van het bericht. De tooltip toont alle verstuurde berichten aan de resource, de berichten zijn dus niet gekoppeld aan de dienst waarop de resource is ingepland.
Portal
In de notificatie op de portal staat een hyperlink waarmee de resource rechtstreeks het aanmeldvenster voor de marktplaatsoptie kan openen.
Als in de dienst is ingesteld dat overplannen niet is toegestaan, dan kan het voorkomen dat de marktplaatsoptie al is volgeboekt. De resource krijgt dan de melding dat de marktplaatsoptie niet meer beschikbaar is en wordt doorgestuurd naar de agenda.
Een bericht sturen naar een contactpersoon
Een bericht sturen naar een contactpersoon is mogelijk vanuit de pagina Beheer taken. Daarvoor moet de planningsvraag zijn ingevuld in een dag van een dienst, inclusief het veld Aanvrager. Zie ook Planningsvraag (Planningmodule).
Uiteraard moet op de contactpersoonkaart van die aanvrager een e-mailadres zijn ingevuld.
- Klik met uw rechtermuisknop op de ingevulde planningsvraag en kies vervolgens in het menu de optie Communiceer naar contactpersoon. De pagina Communiceer opent. De optie E-mail is geselecteerd, daaronder ziet u het e-mailadres.
- Klik op OK. Hiermee maakt u een nieuw e-mailbericht aan in uw standaard e-mailprogramma, waarbij het e-mailadres van de contactpersoon automatisch in het veld Aan is ingevuld. In het veld Onderwerp van het e-mailbericht zijn automatisch de volgende gegevens ingevuld: de omschrijving van de taak met daarachter tussen haakjes de start- en eindtijd van de dienst en de omschrijving van de dienst.
Een contactpersoon bellen
Naast het sturen van een bericht, is het ook mogelijk om vanuit de planningmodule een contactpersoon te bellen. Dat kan op dezelfde manieren als bij het sturen van een bericht, maar alleen als op de contactpersoonkaart in het veld Telefoon en/of Telefoon (mobiel) een telefoonnummer is ingesteld.
Als aan deze voorwaarden is voldaan, bevat de pagina Communiceer (naast de optie E-mail) de optie Bellen.
- Open de pagina Communiceer. Zie Een bericht sturen naar een contactpersoon hoe u die pagina kunt openen.
- Selecteer de optie Bellen.
- Is op de contactpersoonkaart 1 van de velden Telefoon of Telefoon (mobiel) gevuld, dan is dat nummer zichtbaar en direct geselecteerd. Zijn beide velden gevuld, selecteer dan een van de telefoonnummers van de resource.
- Klik op OK. Zijn er meerdere applicaties waarmee gebeld kan worden, selecteer dan de gewenste applicatie. Het nummer wordt vervolgens voorgezet in de betreffende applicatie.
Zie ook
Terminologie Mysolution Planning
Sneltoetsen in Mysolution Planning
Beheer resources (Planningmodule)
Pagina Invulling planningsvraag (Planningmodule)
Beheer gebouwen (Planningmodule)
Beheer voertuigen (Planningmodule)
Pagina Zoek resources (Planningmodule)
Veld Gebruik bij geen taalmatch