Sneltab Algemeen

Als op de factuur een contactpersoon is gevuld, dan toont dit veld de naam van die persoon.

De datum die op de afdruk van de facturen komt te staan. De documentdatum wordt ook gebruikt om de vervaldatum te berekenen. Zie ook Veld Betalingscondities.

Documentdatum gekoppeld aan boekingsdatum

Als u de boekingsdatum in een ongeboekte verkoopfactuur aanpast en op de pagina Verkoopinstellingen is het veld Documentdatum koppelen aan boekingsdatum ingeschakeld, dan wordt de documentdatum automatisch aangepast naar die nieuwe boekingsdatum. Wilt u een afwijkende documentdatum, dan moet u deze nog een keer aanpassen. Is het veld Documentdatum koppelen aan boekingsdatum uitgeschakeld, dan wordt de documentdatum niet aangepast.

Zie ook Veld Documentdatum koppelen aan boekingsdatum.

Geeft de datum aan waarop de boeking van het verkoopdocument wordt geregistreerd, dus de datum waarop de omzet financieel is gemaakt. Standaard wordt de datum van vandaag ingevoerd.

De boekingsdatum wordt gekopieerd naar alle grootboek-, klanten- en artikelposten tijdens het boeken.

Dit veld is alleen zichtbaar als op de pagina Boekhoudinstellingen in het veld Gebruik van btw-datum een andere waarde dan Uitgeschakeld is ingesteld. Is de waarde Uitgeschakeld ingesteld, dan kunt u dit veld niet op de kaart plaatsen, maar alleen opvragen via Ctrl+Alt+F1 (Pagina-inspectie). Zie ook Veld Btw-datum (technische naam: VAT Reporting Date).

Dit veld bepaalt in welke periode de btw van de verkoopfactuur moet worden aangegeven. Het kan automatisch worden gevuld op basis van de boekings- of documentdatum, afhankelijk van de instellingen in de velden Gebruik van btw-datum en Standaard-btw-datum op de pagina Boekhoudinstellingen. U kunt de datum indien gewenst nog handmatig aanpassen.

Zie ook

Veld Gebruik van btw-datum

Veld Standaard-btw-datum

Microsoft Learn: Werken met btw op verkoop en inkoop

Bevat het nummer waarmee de klant in het eigen systeem verwijst naar dit verkoopdocument. U kunt dit veld invullen om later te zoeken naar de verkoopregel met behulp van het ordernummer van de klant.

De waarde in dit veld wordt overgenomen van de klantenkaart. U kunt dit indien nodig per factuur aanpassen.

Een G-rekening is een geblokkeerde rekening waarop alleen kan worden bijgeboekt. Een G-rekening mag alleen gebruikt worden voor het betalen van omzetbelasting, loonbelasting en premies aan de Belastingdienst of aan onderaannemers. In dit veld selecteert u de methode waarop MSF de geblokkeerde bedragen voor G-rekeningen bepaalt.

U hebt de keuze uit:

• % excl. BTW – MSF berekent het geblokkeerde bedrag over het factuurbedrag exclusief btw.
• % incl. BTW – MSF berekent het geblokkeerde bedrag over het factuurbedrag inclusief btw.
• % excl. BTW + BTW bedrag – MSF berekent het geblokkeerde bedrag over het factuurbedrag exclusief btw. Het btw-bedrag wordt opgeteld.

De waarde in dit veld wordt overgenomen van de klantenkaart. U kunt dit indien nodig per factuur aanpassen.

Vul het percentage in waarmee het geblokkeerde bedrag moet worden berekend.

Een G-rekening is een geblokkeerde rekening waarop alleen kan worden bijgeboekt. Een G-rekening mag alleen gebruikt worden voor het betalen van omzetbelasting, loonbelasting en premies aan de Belastingdienst of aan onderaannemers.

De waarde in dit veld wordt overgenomen van de klantenkaart. U kunt dit indien nodig per factuur aanpassen.

Vul de code van de bankrekening in waarop het geblokkeerde bedrag moet worden overgemaakt.

Een G-rekening is een geblokkeerde rekening waarop alleen kan worden bijgeboekt. Een G-rekening mag alleen gebruikt worden voor het betalen van omzetbelasting, loonbelasting en premies aan de Belastingdienst of aan onderaannemers.

De geselecteerde factuurlay-out in het veld Factuurlay-out bepaalt:

• wat wordt afgedrukt op de factuur, inclusief de opmaak en indeling.
• of bij het afdrukken/verzenden van facturen documenten worden toegevoegd die gekoppeld zijn aan:
  • urenstaten;
  • termijnschemaregels;
  • declaratieregels, en/of
  • verkoopfacturen

Zie ook Een factuurlay-outrapport toevoegen aan de pagina Factuurlay-outs.

Bij het genereren van:

• urenfacturen wordt automatisch de factuurlay-out ingevuld die is ingesteld in het veld Factuurlay-out op de projectkaart.
• termijnfacturen wordt automatisch de factuurlay-out ingevuld die is ingesteld in het veld Factuurlay-outtermijnfacturatie op het project. Is dat veld op het project leeg, dan wordt de factuurlay-out gebruikt die is ingesteld in het veld Termijnschema factuurlay-out op de pagina Factuurinstellingen (sneltab Termijnfacturatie).
• verplichtingenfacturen wordt automatisch de factuurlay-out ingevuld die is ingesteld in het veld Factuurlay-outverplichtingenfacturatie op de pagina Factuurinstellingen (sneltab Verplichtingen).

Maakt u handmatig een factuur aan en selecteert u een klant, dan wordt automatisch de factuurlay-out ingevuld die is ingesteld in het veld Factuurlay-out(verkoop) op de klantenkaart.

Factuurlay-out wijzigen

Wilt u een andere factuurlay-out gebruiken, klik dan in het veld op het pijltje en selecteer de gewenste factuurlay-out. Als de factuur wordt geboekt, wordt de ingestelde factuurlay-out automatisch overgenomen op de geboekte verkoopfactuur. Het is mogelijk om de factuurlay-out nog te wijzigen op de geboekte verkoopfactuur. Zie ook Veld Factuurlay-out.

Nieuwe factuurlay-outrapporten kunt u toevoegen aan de pagina Factuurlay-outs, als u daar rechten voor hebt.

Zie ook

Urenfacturen genereren

Termijnfacturen genereren

Verplichtingenfacturen genereren

Pagina Factuurlay-outs

Veld Factuurlay-out termijnfacturatie

Veld Factuurlay-out termijnfacturatie

Veld Factuurlay-out verplichtingenfacturatie

Selecteer de manier waarop u de factuur wilt afdrukken/verzenden. Kies:

• Afdrukken als u de facturen en eventuele bijlagen wilt afdrukken op de standaardprinter.
• Pdf als u van de facturen en eventuele bijlagen een pdf-bestand wilt aanmaken. Zie ook Bestandsnaam en opslaglocatie pdf-bestanden.
• Mailen als u een e-mailbericht wilt aanmaken met de factuur als pdf-bestand in de bijlage. U stuurt het bericht naar het e-mailadres dat is ingesteld in het veld E-mail op de verkoopfactuur.
  Om een e-mailbericht aan te kunnen maken moet op de pagina Factuurinstellingen een e-mailsjabloon zijn geselecteerd in het veld Verkoopfactuur e-mailsjabloon. Stel dit e-mailsjabloon in de factuurinstellingen van het factuurbedrijf in.
  Dit e-mailsjabloon bepaalt onder andere de inhoud en opmaak van het e-mailbericht.

  Zie ook Bestandsnaam en opslaglocatie pdf-bestanden.

• Afdrukken + Pdf als u de facturen wilt afdrukken en een pdf-bestand wilt aanmaken. Zie ook de opmerkingen hierboven bij Afdrukken en Pdf.
• Afdrukken + Mailen als u de facturen wilt afdrukken en mailen. Zie ook de opmerkingen hierboven bij Afdrukken en Mailen.

Bestandsnaam en opslaglocatie pdf-bestanden

Op de factuur moet een factuurlay-out zijn ingesteld. De rapporten die in die factuurlay-out zijn ingesteld moeten op de pagina Pdf- en Excel-rapporten staan, samen met een bestandsnaam.

Bij gebruik van SharePoint Online wordt het pdf-bestand op SharePoint standaard opgeslagen in de map Sales Invoices. Is op de pagina Pdf- en Excel-rapporten bij Rapport Opslaglocatie echter de waarde SharePoint ingesteld, dan worden de verkoopfacturen niet in de map Sales Invoices opgeslagen maar op de locatie die in het veld Map is ingesteld.
Als geen gebruik wordt gemaakt van SharePoint, wordt het pdf-bestand opgeslagen in de map die is ingesteld op de pagina Pdf- en Excel-rapporten. Daarvoor moet bij Rapport Opslaglocatie de waarde Netwerk opslaglocatie zijn ingesteld.

Zie ook Pagina Pdf- en Excel-rapporten.

Het pdf-bestand wordt op de achtergrond aangemaakt.

Als de portal daarop is ingericht, is het mogelijk om de pdf-bestanden te bekijken vanuit de portal. Zie ook Controllersoort SalesInvoices.

Het veld E-mail wordt in de volgende gevallen automatisch gevuld met het e-mailadres van:

1. het factuuradres. Als in de verkoopfactuur het veld Factuuradres (zie het label Factuurklant / -adres) is ingevuld, wordt automatisch het e-mailadres ingevuld dat is ingesteld op de pagina Factuuradressen van de geselecteerde klant.
2. de factuurklant. Als de velden Factuuradres en Factuurcontactpersoon leeg zijn, dan wordt automatisch het e-mailadres ingevuld dat is ingesteld in het veld Factuur e-mail van de geselecteerde klant.
3. de factuurcontactpersoon. Als in de verkoopfactuur het veld Factuuradres leeg is en het veld Factuurcontactpersoon is ingevuld, wordt automatisch het e-mailadres ingevuld dat is ingesteld in het veld E-mail van het geselecteerde contact.

Wijzig het e-mailadres indien nodig.

Wilt u meer dan 1 e-mailadres opnemen, plaats dan een puntkomma (;) tussen de e-mailadressen. Zet geen spatie na de puntkomma. U kunt maximaal tachtig tekens invoeren.

Wilt u de factuur per e-mail versturen, zorg dan dat in het veld E-mail een geldig e-mailadres is ingevuld en selecteer bij Factuur verzendwijze een optie met Mailen erin. Zie ook Veld Factuur verzendwijze.

Dit veld toont de factuurfrequentie van het project. Dit is van toepassing voor urenfacturen. Daarnaast kan de factuurfrequentie van belang zijn voor de wijze waarop de boekingsdatum van termijnfacturen wordt berekend. Zie Veld Verkoopfactuur termijnen boekingsdatum berekening.

Als u de factuurfrequentie op de projectkaart wijzigt, wordt de gewijzigde factuurfrequentie in alle nieuwe urenfacturen voor dat project opgenomen. De factuurfrequentie wijzigt echter niet in al aanwezige ongeboekte facturen. U kunt deze facturen eventueel verwijderen en opnieuw genereren om de wijziging ook voor deze facturen door te voeren.

Zie ook

Veld Factuurfrequentie

Toont de periode vanaf wanneer de factuur van toepassing is.

Toont de periode tot wanneer de factuur van toepassing is.

Geeft aan of de verkoopfactuur openstaat, nog moet worden goedgekeurd, is gefactureerd voor vooruitbetaling of is vrijgegeven voor de volgende verwerkingsfase.

Initiële status

Welke status een factuur bij aanvang krijgt, is afhankelijk van de manier waarop de factuur wordt aangemaakt.

Initiële status bij aanmaak vanuit pagina Verkoopfacturen

Als u een factuur aanmaakt vanuit de pagina Verkoopfacturen, krijgt deze de status Open.

Initiële status bij genereren urenfactuur

Als u een urenfactuur genereert, krijgt deze de status die is ingesteld op de pagina Factuurinstellingen in het veld Standaardstatus urenfacturen.

Zie ook

Veld Standaardstatus urenfacturen

Urenfacturen genereren

Afwijkende factuurinstellingen

Als in het rapport Urenfacturen aanmaken batch 1 of meer van de volgende opties worden ingeschakeld, krijgt de urenfactuur de status Vrijgegeven (ook al is in het veld Standaardstatus urenfacturen de optie Open ingesteld):

• Factuurfrequentie negeren
• Factuurverzamelmethode negeren
• Correcties op aparte factuur negeren

Zie ook Velden Factuurfrequentie negeren, Factuurverzamelmethode negeren en Correcties op aparte factuur negeren.

Initiële status bij genereren termijnfactuur

Als u een termijnfactuur genereert, krijgt deze de status die is ingesteld op de pagina Factuurinstellingen in het veld Standaardstatus termijnfacturen.

Zie ook

Veld Standaardstatus termijnfacturen

Termijnfacturen genereren

Initiële status bij genereren verplichtingenfactuur

Als u een verplichtingenfactuur genereert, krijgt deze de status die is ingesteld op de pagina Factuurinstellingen in het veld Standaardstatus verplichtingenfacturen.

Zie ook

Veld Standaardstatus verplichtingenfacturen

Verplichtingenfacturen genereren

Zie ook

Factuurinstellingen

Is op een project de optie Facturen boeken blokkeren:

• ingeschakeld, dan wordt bij het genereren van facturen voor dit project de optie Boeken blokkeren automatisch ingeschakeld. 
• niet ingeschakeld, maar is op een WBS-code die op de factuur komt de optie Factuur boeken blokkeren wel ingeschakeld, dan wordt bij het genereren van facturen de optie Boeken blokkeren automatisch ingeschakeld. 

Het is dan het niet mogelijk om die facturen te boeken.

Blokkade opheffen

U kunt de blokkade opheffen door:

• het veld Boeken blokkeren op de factuur handmatig uit te schakelen, of
• in het verkoopfacturenoverzicht de geblokkeerde factu(u)r(en) te selecteren en op de actiebalk op de knop Boeken (de)blokkeren te klikken.

Boeken blokkeren handmatig inschakelen

Wilt u een (niet-geblokkeerde) factuur niet laten boeken, dan kunt u de optie Boeken blokkeren handmatig inschakelen of op de actiebalk van het verkoopfacturenoverzicht onder Factureren op de knop Boeken (de)blokkeren klikken. Klikt u nog een keer op deze knop, dan wordt de optie weer uitgeschakeld.

Reden boeken geblokkeerd

In het veld Reden boeken geblokkeerd kunt u aangeven waarom een factuur is geblokkeerd. Als de blokkade wordt opgeheven (handmatig of via de knop Boeken (de)blokkeren), dan blijft de inhoud in het veld Reden boeken geblokkeerd ongewijzigd.

Zie ook

Veld Facturen boeken blokkeren

Veld Factuur boeken blokkeren

In dit veld kunt u aangeven waarom een factuur is geblokkeerd. Zie ook Veld Boeken blokkeren.

Als de blokkade wordt opgeheven (handmatig of via de knop Boeken (de)blokkeren), dan blijft de inhoud in het veld Reden boeken geblokkeerd ongewijzigd.

Bevat aanvullende boekingsgegevens voor de factuur. Nadat u de factuur hebt geboekt, geeft de beschrijving nadere toelichting op de leveranciers- en klantposten.

Pas de boekingsomschrijving indien nodig aan.

Creditfacturen

Als een factuur wordt gecrediteerd, wordt automatisch de tekst 'Credit' met daarachter het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur ingevuld.

Zie ook Verkoopfacturen crediteren.

Verplichtingenfacturen

Wanneer een verplichtingenfactuur is gegenereerd, is in dit veld automatisch de tekst 'Verplichting project' met daarachter het projectnummer ingevuld.

Zie ook Verplichtingenfacturen genereren.

De inhoud van dit veld is afhankelijk van de waarde in het veld Correcties op aparte factuur op de klantenkaart. Zie Correcties op aparte factuur. U kunt dit niet wijzigen op de verkoopfactuur.

Als op de pagina Boekhoudinstellingen in het veld Gebruik van btw-datum de waarde dan Uitgeschakeld is ingesteld, dan kunt u dit veld niet op de kaart plaatsen.

Dit veld bepaalt in welke periode de btw van de inkoopfactuur moet worden aangegeven. Het wordt automatisch gevuld op basis van de boekingsdatum.

Zie ook

Veld Gebruik van btw-datum