Loonstroken mailen

Vanuit geboekte loonberekeningen is het mogelijk om e-mailberichten naar resources te sturen met de loonstrook als pdf-bestand in de bijlage. Voor de inrichting zie Loonstroken afdrukken en mailen - inrichting.

Automatische of handmatige verzending

De verzending kan:

automatisch plaatsvinden. Na het boeken van een loonberekening wordt dan automatisch een e-mailbericht naar de resource verstuurd met de loonstrook als pdf-bestand in de bijlage. Hiervoor moet een taakwachtrijpost zijn ingericht, zie ook Taakwachtrijpost voor het automatisch publiceren en verzenden van e-mailberichten met loonstroken.
handmatig. Zie Een of meer loonstroken handmatig e-mailen.

Opmerking: Als uit een loonberekening geen betaling ontstaat, kunt u de loonstrook niet mailen. De optie Afdrukken is dan niet ingeschakeld. Het is dan wel mogelijk om een afdrukvoorbeeld op te vragen. Zie ook Veld Afdrukken.

Een of meer loonstroken handmatig e-mailen

U kunt een individuele loonstrook of meerdere tegelijk mailen.

Opmerking: Als uit een loonberekening geen betaling ontstaat, kunt u de loonstrook niet mailen. Zie ook Veld Afdrukken.

Eén loonstrook mailen

Open de geboekte loonberekening waarvan u de loonstrook wilt mailen.
Zorg dat in het veld Afdrukmethode loonstrook de optie E-mailen is geselecteerd, anders kan de loonstrook niet gemaild worden.
Controleer of de loonstrook al eerder is gemaild. In dat geval is het veld Gemaild op gevuld met de datum en de tijd van verzending.
Klik op de actiebalk onder Loonstrook op E-mailen. De pagina Aanmaken loonstroken opent.
Standaard is de optie Afdrukken in taal resource geactiveerd. Zie Vertalingen. Wilt u de loonstrook niet in de taal van de resource aanmaken, deactiveer deze optie dan.

Opmerking: Deze optie heeft betrekking op de loonstrook die als pdf-bijlage in het e-mailbericht wordt opgenomen. De tekst in het e-mailbericht wordt bepaald door de ingevoerde tekst in het e-mailsjabloon.

Is de loonstrook al eerder gemaild en wilt u deze nogmaals mailen, verwijder dan in het filter Gemaild op de waarde " (zodat het veld dus leeg wordt). Of verwijder het filterveld Gemaild op.
Klik op OK. Het resultaat is:
- Het e-mailbericht wordt verzonden met de loonstrook als pdf-bestand in de bijlage.
- In de loonberekening komen de datum en het tijdstip van verzending in het veld Gemaild op te staan.
- Het veld Afgedrukt in loonberekening wordt gevuld. Zie ook Veld Afgedrukt in loonberekening.
- Aan de resourcekaart wordt een interactie toegevoegd met de loonstrook als pdf-bestand in de bijlage.
- De loonstrook wordt als pdf-bestand op de resourceportal gepubliceerd. De optie Gepubliceerd op de portal op de loonberekening wordt ingeschakeld.

Opmerking: Is bij de resource geen e-mailadres ingesteld, dan kan uiteraard ook geen e-mailbericht worden verzonden. U krijgt geen melding. Het veld Gemaild op blijft leeg/wijzigt niet. Het veld Afgedrukt in loonberekening wordt wel gevuld. Aan de resourcekaart wordt wel een interactie toegevoegd en de loonstrook wordt gepubliceerd op de portal.

Meerdere loonstroken tegelijk mailen

Let op: Loonstroken worden alleen gemaild als in de loonberekening bij Afdrukmethode loonstrook de optie E-mailen is geselecteerd.

Bevat de selectie die u maakt meerdere loonstroken voor dezelfde resource, dan wordt per loonstrook een e-mailbericht naar de resource gestuurd.

Open een willekeurige loonberekening.
Klik op de actiebalk onder Loonstrook op E-mailen. De pagina Aanmaken loonstroken opent.
Wilt u de loonstroken van een bepaalde vestiging mailen, selecteer dan in het veld Vestiging de gewenste vestiging.

Belangrijk: Dit betreft de vestiging van de resource en die is tijdsafhankelijk. Stelt u ook een filter in op periode, dan worden alleen loonstroken gemaild voor de geselecteerde periode van resources die op de einddatum van die periode aan de geselecteerde vestiging zijn gekoppeld.

Standaard is de optie Afdrukken in taal resource geactiveerd. Zie Vertalingen. Wilt u de loonstrook niet in de taal van de resource aanmaken, deactiveer deze optie dan.

Opmerking: Deze optie heeft betrekking op de loonstrook die als pdf-bijlage in het e-mailbericht wordt opgenomen. De tekst in het e-mailbericht wordt bepaald door de ingevoerde tekst in het e-mailsjabloon.

Standaard is een filter voor de geselecteerde/geopende loonberekening ingesteld. Verwijder dit filter, anders wordt alleen die loonberekening gemaild.
Stel indien gewenst nog meer filters in. Om een nieuw filter toe te voegen klikt u op Filteren, selecteert u een veld en geeft u een waarde op. Zorg dat minimaal het filter Afdrukmethode loonstrook met waarde E-mailen is ingesteld.
Klik op OK. Het resultaat is:
- De e-mailberichten worden verzonden met de loonstrook als pdf-bestand in de bijlage.
- In de betreffende loonberekeningen komen de datum en het tijdstip van verzending in het veld Gemaild op te staan.
- Het veld Afgedrukt in loonberekening wordt gevuld. Zie ook Veld Afgedrukt in loonberekening.
- Aan de betreffende resourcekaarten wordt een interactie toegevoegd met de loonstrook als pdf-bestand in de bijlage.
- De loonstroken worden als pdf-bestand op de portal gepubliceerd. Op de betreffende loonberekeningen wordt de optie Gepubliceerd op de portal ingeschakeld.

Opmerking: Naar resources bij wie geen e-mailadres is ingesteld, kan uiteraard ook geen e-mailbericht worden verzonden. U krijgt geen melding. In deze loonberekeningen blijft het veld Gemaild op leeg. Het veld Afgedrukt in loonberekening wordt wel gevuld. Aan de resourcekaarten wordt wel een interactie toegevoegd en de loonstroken worden gepubliceerd op de portal.

Vertalingen

U kunt loonstroken afdrukken in de standaardtaal of in de taal van de resource. De standaardtaal betreft de taal die op de pagina Mysolution loonmodule-instellingen in het veld Standaardtaal afdruk loonstrook/jaaropgave is ingesteld. De taal van de resource betreft de taal die op de resourcekaart in het veld Taal is ingesteld. Een afdruk in de taal van de resource is alleen mogelijk als op de pagina Vertalingen vertalingen voor de betreffende taalcode zijn toegevoegd. Dit betreft vertalingen voor:

de werksoorten die op de loonstrook worden afgedrukt.
de looncomponenten die op de loonstrook worden afgedrukt.
Bij looncomponenten die via werksoorten worden aangestuurd, geldt de vertaling van de werksoort.
de reserveringssoorten die op de loonstrook worden afgedrukt.
de tekstlabelvelden en optiewaarden van velden die in de ingestelde rapportlay-out zijn opgenomen.

Is voor een af te drukken onderdeel geen vertaling voor de taalcode van de resource aanwezig, dan wordt in de standaardtaal afgedrukt. Dat gebeurt ook als op de resourcekaart geen taalcode is ingesteld (en er zijn geen vertalingen zonder taalcode aanwezig voor loonstroken).
Is voor een af te drukken onderdeel geen vertalingrecord met de taalcode uit het veld Standaardtaal afdruk loonstrook/jaaropgaveaanwezig, dan wordt in het Nederlands afgedrukt (vertalingrecord met taalcode NLD). Is voor een af te drukken onderdeel geen vertalingrecord met taalcode NLD aanwezig, dan wordt het standaardlabel gebruikt. Dat is het label in het veld Sleutel van een vertaalregel.

Zie ook

Vertalingen

Pagina Standaard werksoortvertaling

Vertaalsleutels voor loonstroken

Een Word-lay-out voor loonstroken toevoegen en aanpassen

Word-lay-out voor loonstroken: toelichting op velden

Veld Standaardtaal afdruk loonstrook/jaaropgave

Bepaalde loonstrook niet publiceren op de portal

Als in een loonberekening in het veld Afdrukmethode loonstrook de optie Afdrukken of E-mailen is geselecteerd en een interactiesjabloon voor loonstroken is ingesteld, dan wordt de loonstrook na het afdrukken of verzenden automatisch ook als pdf-bestand op de portal gepubliceerd, als dat is ingericht (zie Loonstroken publiceren op de portal - inrichting). Er kunnen echter redenen zijn dat u een bepaalde loonstrook niet wilt publiceren. Vink in dat geval op de loonberekening de optie Gepubliceerd op de portal aan voordat u gaat mailen. Bij het mailen wordt dan aan de betreffende resourcekaart geen interactie toegevoegd met de loonstrook als pdf-bestand in de bijlage en de loonstrook wordt niet op de resourceportal gepubliceerd. Dat geldt ook als een taakwachtrijpost is ingesteld om loonstroken automatisch te verzenden/publiceren.